Correspondentie

Elke communicatie die aan een verzoek is gekoppeld — of deze nu in AccessPoint is opgesteld, vanuit Outlook is vastgelegd, of handmatig is geregistreerd — wordt geopend in het detailpaneel voor correspondentie. Dit is het enkele record voor één brief, e-mail of telefoongesprek, met de samenvatting, bijlagen, opvolgstatus en een interne notitiethread van dat item. U bereikt een record vanuit het tabblad Verzoeker van een verzoek, of, voor kennisgevingen aan derden, vanuit een consultatie.

De kopregel lezen

De kopregel toont badges voor:

• Richting — inkomend of uitgaand
• Kanaal — e-mail, telefoon, brief, enzovoort
• De communicatiedatum
• De naam van de derde partij (op de consultatiebaan)
• Verzendstatus — Verzonden of Mislukt, voor records vanuit de opsteller
• Een opvolgmarkering wanneer er een openstaat

Een herkomstregel registreert wie het item heeft verzonden of toegevoegd, wanneer, en van welk sjabloon het afkomstig is.

De samenvatting bewerken

Open Samenvatting bewerken om de richting, het kanaal, de datum en de notitie-/samenvattingstekst te wijzigen. Niet-opgeslagen bewerkingen worden beveiligd als u annuleert.

Bijlagen

Vanuit het paneel beheert u bijlagen: u kunt gekoppelde bestanden bekijken, downloaden en in voorbeeldweergave openen, en extra bestanden uploaden. Bestanden die naar PDF kunnen worden geconverteerd, worden ter plekke in voorbeeldweergave getoond.

Opvolging bijhouden

Gebruik de opvolgingsbediening zodat niets over het hoofd wordt gezien:

1. Schakel Opvolging vereist in.
2. Stel een vervaldatum en een notitie in. Het item verschijnt vervolgens op uw lijst Mijn dag — zie Meldingen.
3. Klik op Voltooid markeren wanneer het is afgehandeld.

De notitiethread

Notitie toevoegen voegt interne context toe aan een thread waaraan alleen kan worden toegevoegd. Notities worden nooit bewerkt of verwijderd, zodat de thread een duurzaam overzicht blijft van hoe de communicatie is afgehandeld.

Een record verwijderen

Verwijderen is op dezelfde manier beveiligd als bij consultaties: items met bijlagen, notities of een verzonden record vanuit de opsteller kunnen niet worden verwijderd, en het paneel toont de reden.