Corrispondenza

Ogni comunicazione collegata a una richiesta — che sia stata composta in AccessPoint, acquisita da Outlook o registrata manualmente — si apre nel pannello dei dettagli della corrispondenza. È il record unico di una lettera, email o telefonata, e contiene il riepilogo, gli allegati, lo stato di follow-up e un thread di note interne di quell'elemento. Si accede a un record dalla scheda Richiedente di una richiesta oppure, per gli avvisi a terzi, da una consultazione.

Lettura dell'intestazione

L'intestazione mostra indicatori per:

• Direzione — in entrata o in uscita
• Canale — email, telefono, lettera e così via
• La data della comunicazione
• Il nome della terza parte (nella corsia della consultazione)
• Stato di invio — Inviato o Non riuscito, per i record del compositore
• Un indicatore di follow-up quando ce n'è uno in sospeso

Una riga di provenienza registra chi ha inviato o aggiunto l'elemento, quando e da quale modello proviene.

Modifica del riepilogo

Aprire Modifica riepilogo per cambiare la direzione, il canale, la data e il testo delle note/del riepilogo. Le modifiche non salvate sono protette in caso di annullamento.

Allegati

Gestire gli allegati dal pannello: visualizzare, scaricare e visualizzare in anteprima qualsiasi file collegato, oltre a caricarne di aggiuntivi. I file convertibili in PDF vengono visualizzati in anteprima sul posto.

Monitoraggio del follow-up

Utilizzare i controlli di follow-up affinché nulla venga trascurato:

1. Attivare Follow-up richiesto.
2. Impostare una data di scadenza e una nota. L'elemento comparirà quindi nell'elenco La mia giornata — vedere Notifiche.
3. Fare clic su Contrassegna come completato una volta gestito.

Il thread delle note

Aggiungi nota aggiunge contesto interno a un thread di sola aggiunta. Le note non vengono mai modificate né eliminate, pertanto il thread rimane una registrazione durevole di come è stata gestita la comunicazione.

Eliminazione di un record

L'eliminazione è protetta allo stesso modo delle consultazioni: le voci che presentano allegati, note o un record di invio dal compositore non possono essere eliminate, e il pannello ne mostra il motivo.