Brugervejledning

Brugervejledningen dækker alt, hvad du foretager dig i AccessPoint — fra registrering af en adgangsanmodning til gennemførelse af en privatlivsvurdering, håndtering af en hændelse eller udarbejdelse af en rapport. Spring til det område, du arbejder i, nedenfor. Hver side svarer til en skærm, hvor du kan åbne den indbyggede Hjælp (?)-knap.

Privatlivsbemærkning: Custodians og Contributors arbejder altid ud fra rensede instruktioner og ser aldrig anmoderens personlige oplysninger. Kun Coordinators, Reviewers og privatlivsmedarbejdere ser anmoderens identitet.

Dashboards og visninger

• Anmodningsdashboard — søgning, filtrering, sortering og administration af anmodningslisten
• Tildelingsdashboard — en Custodians tildelte arbejde på tværs af anmodninger og vurderinger
• Opgavedashboard — en Contributors opgavetildelinger, uploads og fuldførelse
• Gennemgangsdashboard — gennemgang af indsendelser, godkendelse eller anmodning om ændringer
• Dashboardvisninger — lagring af og skift mellem kolonne-, filter- og sorteringskonfigurationer

Adgangsanmodninger

• Oprettelse af anmodninger — anmodningstype, anmodervælger og modtagelsesoplysninger
• Anmodningsoversigt — status, vigtige datoer, omfang, forlængelser og livscyklussporet
• Anmoder — anmoderkontakt, kommunikationspræferencer og korrespondancehistorik
• Tildelinger — oprettelse af Custodian-tildelinger, instruktioner og indsamlingsfremdrift
• Dokumenter — gennemgangsarbejdsområdet: upload, tags, familier, læsesporing og redigering
• Samarbejde — rådgivere, læsere, konsultationer og interne kommentarer
• Svar — samling af svarpakken, metode og attestationer
• Aktivitet — revisionssporet over ændringer, statusovergange og brugerhandlinger

Dokumenter og redigering

• Dokumentarbejdsområde — upload, tagging, triagering, redigering og pakning af dokumenter med fritagelser
• Dublerede dokumenter — gruppering af dubletter for effektiv, ikke-destruktiv gennemgang

Tildelinger, opgaver og delegering

• Tildelingsdetaljer — instruktioner, opgaver, dokumenter, attestation og godkend/anmod om ændringer
• Opgavedetaljer — instruktioner, repositorieresultater, dokumenter, timer og indsend
• Repositoriedetaljer — en datakilde, dens søgeresultater og opgavetilknytning
• Delegationer — delegering af Custodian- eller tildelingsarbejde samt visning af aktive delegationer

Anmodere og kontakter

• Anmodere og kontakter — kontaktarbejdsområdet: anmodere, institutioner, modtagelseskø og konsultationskontakter
• Anmoderkontakt — identitet, sprog, gebyrkategori, flowstyring, F&V og fletning
• Anmoderinstitution — organisationens identitet, tilknyttede kontakter, lofter over aktive anmodninger og fletning

Konsultationer og korrespondance

• Konsultationer — konsultationsparter, lovbestemte frister, korrespondance og resultat
• Korrespondance — en registreret eller genereret kommunikation med anmoderen og dens tråd
• Afsendelse af korrespondance — skabelonbiblioteket, token-fletning og afsendelse/registrering med PII-firewallen

Privatlivsvurderinger og ROPA

• Oprettelse af vurderinger — start af en PIA-/AIA-/sikkerhedsvurdering med en type, skabelon og screener
• Vurderingsdetaljer — udfyldning af sektioner, delegationer, risici, dokumenter, gennemgang og afslutning
• Vurderingsdelegationer — tildeling af en spørgeskemasektion til en samarbejdspartner og fletning af deres udkast
• Privatlivsemner — kataloget over genanvendelige programmer/systemer og deres Art.30 ROPA-fortegnelser
• Privatlivsemnedetaljer — identitet, fortegnelser over behandlingsaktiviteter og vurderings-/hændelseshistorik

Hændelser og brud

• Oprettelse af hændelser — registrering af en privatlivshændelse eller et brud
• Hændelsesdetaljer — fakta, inddæmning, risiko for skade, underretninger, afhjælpning og afslutning
• Hændelsesforanstaltninger — en inddæmnings- eller afhjælpningsforanstaltning, dens type, effektivitet og fremdrift

Klager og anker

• Oprettelse af klager — registrering af en klage eller anke
• Klagedetaljer — parter, lovbestemt frist, antagelighed, undersøgelse og afslutning

Risici og forpligtelser

• Risikodetaljer — risikovurdering, håndteringskort, behandlingsplan, KRI-overvågning og afslutning
• Risikobehandlingsopgaver — en afbødende handling i en risikos behandlingsplan
• Risikoindikatorer — nøglerisikoindikatorer (KRI'er): tærskler, aflæsninger og overvågningskadence
• Forpligtelser — et sporet løfte eller en foranstaltning med kadence og opfølgninger

Rapporter og analyse

• Rapporter — vælgeren af rapportperiode og den grupperede menu over faste rapporter
• Rapportbygger — den brugerdefinerede rapportbygger: emne, grupperinger, måltal, filtre og eksport
• Opbevaringsgennemgang — anmodninger, der har overskredet deres opbevaringsperiode, og sletningsworkflowet

Notifikationer

• Notifikationer — den indbyggede feed med påmindelser og aktivitetsnotifikationer
• Notifikationspræferencer — tilvalg pr. kategori af e-mail og indbyggede notifikationer samt påmindelsesindstillinger