Brugervejledning

Brugervejledningen dækker alt, hvad du foretager dig i AccessPoint — fra registrering af en adgangsanmodning til gennemførelse af en privatlivsvurdering, håndtering af en hændelse eller udarbejdelse af en rapport. Spring til det område, du arbejder i, nedenfor. Hver side svarer til en skærm, hvor du kan åbne den indbyggede Hjælp (?)-knap.

Privatlivsbemærkning: Custodians og Contributors arbejder altid ud fra rensede instruktioner og ser aldrig anmoderens personlige oplysninger. Kun Coordinators, Reviewers og privatlivsmedarbejdere ser anmoderens identitet.

Start her

• Sagsarbejdsgange — proces og aktører — hvordan de fire sagstyper deler én rygrad: deres livscyklusstadier, hvem der gør hvad, og hvor arbejdet foregår

Dashboards og visninger

• Min dag — den prioriterede personlige feed og fastgjorte rapportfliser (standardlandingsfanen)
• Anmodningsdashboard — søgning, filtrering, sortering og administration af anmodningslisten
• Tildelingsdashboard — en Custodians tildelte arbejde på tværs af anmodninger og vurderinger
• Opgavedashboard — en Contributors opgavetildelinger, uploads og fuldførelse
• Gennemgangsdashboard — gennemgang af indsendelser, godkendelse eller anmodning om ændringer
• Dashboardvisninger — lagring af og skift mellem kolonne-, filter- og sorteringskonfigurationer
• Vurderingsdashboard — PIA-/AIA-registerlisten, oversigtskort og start af en ny vurdering
• Hændelsesdashboard — bruddregistret, oversigtskort og indberetning af en ny hændelse
• Klagedashboard — klager og anker med deres lovbestemte tidsfrister samt registrering fra e-mail
• Risikodashboard — den selvstændige visning af risikoregistret og kortet med risikoporteføljeanalyse

Adgangsanmodninger

• Oprettelse af anmodninger — anmodningstype, anmodervælger og modtagelsesoplysninger
• Anmodningsoversigt — status, vigtige datoer, omfang, forlængelser og livscyklussporet
• Anmoder — anmoderkontakt, kommunikationspræferencer og korrespondancehistorik
• Tildelinger — oprettelse af Custodian-tildelinger, instruktioner og indsamlingsfremdrift
• Dokumenter — gennemgangsarbejdsområdet: upload, tags, familier, læsesporing og redigering
• Samarbejde — rådgivere, læsere, konsultationer og interne kommentarer
• Svar og gebyrer — kortet med næste trin, gebyrer, svarmetode, lukning med fuldstændighedstjek og sagsrevisionseksporten
• Aktivitet — revisionssporet over ændringer, statusovergange og brugerhandlinger

Dokumenter og redigering

• Dokumentarbejdsområde — upload, tagging, triagering, redigering og pakning af dokumenter med fritagelser
• Dublerede dokumenter — beslutningsbaseret håndtering af dubletter med en autoritativ kopi og videreførelse af sladring

Tildelinger, opgaver og delegering

• Tildelingsdetaljer — instruktioner, opgaver, dokumenter, attestation og godkend/anmod om ændringer
• Opgavedetaljer — instruktioner, repositorieresultater, dokumenter, timer og indsend
• Repositoriedetaljer — en datakilde, dens søgeresultater og opgavetilknytning
• Delegationer — arrangering af en kollega til at dække dit arbejde, mens du er væk (et adgangsoverlay, ikke en omfordeling)

Anmodere og kontakter

• Anmodere og kontakter — kontaktarbejdsområdet: anmodere, institutioner, modtagelseskø og konsultationskontakter
• Anmoderkontakt — identitet, sprog, gebyrkategori, flowstyring, Adfærd (F&V)-arbejdsområdet og fletning
• Anmoderinstitution — organisationens identitet, tilknyttede kontakter, lofter over aktive anmodninger og fletning

Konsultationer og korrespondance

• Konsultationer — konsultationsparter, lovbestemte frister, korrespondance og resultat
• Korrespondance — en registreret eller genereret kommunikation med anmoderen og dens tråd
• Afsendelse af korrespondance — skabelonbiblioteket, token-fletning og afsendelse/registrering med PII-firewallen

Privatlivsvurderinger og ROPA

• Oprettelse af vurderinger — start af en PIA-/AIA-/sikkerhedsvurdering med en type, skabelon og screener
• Vurderingsdetaljer — udfyldning af sektioner, afsnitstildelinger, risici, dokumenter, gennemgang og afslutning
• Afsnitstildelinger — tildeling af et spørgeskemaafsnit til en samarbejdspartner og fletning af deres udkast
• Privatlivsemner og kontroller — oversigten over genanvendelige privatlivsemner (programmer, systemer og mere), deres Art.30 ROPA-fortegnelser, tilknyttede kontroller og leverandørregistret
• Privatlivsemnedetaljer — identitet, fortegnelser over behandlingsaktiviteter og vurderings-/hændelseshistorik

Hændelser og brud

• Oprettelse af hændelser — registrering af en privatlivshændelse eller et brud
• Hændelsesdetaljer — fakta, inddæmning, risiko for skade, underretninger, afhjælpning og afslutning
• Hændelsesforanstaltninger — en inddæmnings- eller afhjælpningsforanstaltning, dens type, effektivitet og fremdrift

Klager og anker

• Oprettelse af klager — registrering af en klage eller anke
• Klagedetaljer — parter, lovbestemte tidsfrister, påstande og konklusioner, korrespondance, undersøgelse og afslutning
• Klagers arbejdsspor — et delegeret undersøgelsesspor: fundenes arbejdsprodukt og indsend → gennemgang-livscyklussen

Risici og forpligtelser

• Risikodetaljer — risikovurdering, håndteringskort, behandlingsplan, KRI-overvågning og afslutning
• Risikobehandlingsopgaver — en afbødende handling i en risikos behandlingsplan
• Risikoindikatorer — nøglerisikoindikatorer (KRI'er): tærskler, aflæsninger og overvågningskadence
• Forpligtelser — et sporet løfte eller en foranstaltning med kadence og opfølgninger

AI Assist

• Spørg AccessPoint (sagsassistent) — den skrivebeskyttede assistent på en sag: forankrede, citerede svar, Udarbejd dette brev, og tilstanden Min sagsmængde

Rapporter og analyse

• Rapporter — vælgeren af rapportperiode og den grupperede menu over faste rapporter
• Sagshygiejne — åbne QA-fund på tværs af hver åben sag, ud fra de samme deterministiske regler som kortet Sagstjek pr. sag
• AI-systemregister — udrulning, risikoklasse, menneskelig involvering og den afledte godkendelsesposition for ADM-markerede privatlivsemner
• Brugerdefinerede rapporter & Report Studio — dashboards med rapportwidgets: emne, grupperinger, måltal, filtre og eksport
• Opbevaringsgennemgang — poster, der har overskredet deres opbevaringsperiode på tværs af alle fem registre, og kassationsarbejdsgangen

Notifikationer

• Notifikationer — den indbyggede feed med påmindelser og aktivitetsnotifikationer
• Notifikationspræferencer — tilvalg pr. kategori af e-mail og indbyggede notifikationer samt påmindelsesindstillinger