Benutzerhandbuch

Das Benutzerhandbuch behandelt alles, was Sie innerhalb von AccessPoint tun — vom Erfassen eines Zugangsantrags über die Durchführung einer Datenschutzbewertung und die Bearbeitung eines Vorfalls bis hin zum Erstellen eines Berichts. Springen Sie unten zu dem Bereich, in dem Sie arbeiten. Jede Seite entspricht einem Bildschirm, von dem aus Sie die In-App-Hilfe über die Schaltfläche (?) öffnen können.

Datenschutzhinweis: Verwalter und Mitwirkende arbeiten stets mit bereinigten Anweisungen und sehen niemals personenbezogene Daten der Antragsteller. Nur Koordinatoren, Prüfer und Datenschutzpersonal sehen die Identität der Antragsteller.

Hier beginnen

• Fallworkflows — Ablauf & Akteure — wie die vier Falltypen sich ein Rückgrat teilen: ihre Lebenszyklusphasen, wer was macht und wo die Arbeit stattfindet

Dashboards & Ansichten

• Mein Tag — der priorisierte persönliche Feed und angeheftete Berichtskacheln (die Standard-Startregisterkarte)
• Antrags-Dashboard — Durchsuchen, Filtern, Sortieren und Verwalten der Antragsliste
• Zuweisungs-Dashboard — die einem Verwalter zugewiesene Arbeit über Anträge und Bewertungen hinweg
• Aufgaben-Dashboard — die Aufgabenzuweisungen, Uploads und der Abschluss eines Mitwirkenden
• Prüfungs-Dashboard — Einreichungen prüfen, genehmigen oder Änderungen anfordern
• Dashboard-Ansichten — Speichern und Wechseln zwischen Spalten-, Filter- und Sortierkonfigurationen
• Bewertungs-Dashboard — die PIA-/AIA-Registerliste, Kennzahlenkarten und das Starten einer neuen Bewertung
• Vorfalls-Dashboard — das Verletzungsregister, Kennzahlenkarten und das Melden eines neuen Vorfalls
• Beschwerde-Dashboard — Beschwerden und Widersprüche mit ihren gesetzlichen Fristen sowie die Registrierung per E-Mail
• Risiko-Dashboard — die Ansicht des eigenständigen Risikoregisters und die Karte zur Risikoportfolio-Analyse

Zugangsanträge

• Anträge erstellen — Antragstyp, Antragstellerauswahl und Aufnahmedetails
• Antragsübersicht — Status, wichtige Termine, Umfang, Verlängerungen und die Lebenszyklus-Leiste
• Antragsteller — Kontaktdaten des Antragstellers, Kommunikationspräferenzen und Korrespondenzverlauf
• Zuweisungen — Erstellen von Verwalterzuweisungen, Anweisungen und Sammlungsfortschritt
• Dokumente — der Prüf-Arbeitsbereich: Upload, Tags, Familien, Leseverfolgung und Schwärzung
• Zusammenarbeit — Berater, Leser, Konsultationen und interne Kommentare
• Antwort & Gebühren — die Kachel für den nächsten Schritt, Gebühren, Antwortmethode, Abschluss mit Vollständigkeitsprüfung und der Fall-Audit-Export
• Aktivität — der Prüfpfad von Änderungen, Statusübergängen und Benutzeraktionen

Dokumente & Schwärzung

• Dokumenten-Arbeitsbereich — Unterlagen hochladen, mit Tags versehen, sichten, schwärzen und mit Ausnahmen zusammenstellen
• Doppelte Dokumente — entscheidungsbasierter Umgang mit Duplikaten mit einer maßgeblichen Kopie und Übertragung von Schwärzungen

Zuweisungen, Aufgaben & Delegation

• Zuweisungsdetails — Anweisungen, Aufgaben, Dokumente, Bestätigung und Genehmigen/Änderungen anfordern
• Aufgabendetails — Anweisungen, Repository-Ergebnisse, Dokumente, Stunden und Einreichen
• Repository-Details — eine Aktenquelle, ihre Suchergebnisse und die Aufgabenzuordnung
• Delegationen — eine Kollegin oder einen Kollegen arrangieren, die/der Ihre Arbeit während Ihrer Abwesenheit abdeckt (ein Zugriffs-Overlay, keine Neuzuweisung)

Antragsteller & Kontakte

• Antragsteller & Kontakte — der Kontakte-Arbeitsbereich: Antragsteller, Institutionen, Aufnahme-Warteschlange und Konsultationskontakte
• Antragsteller-Kontakt — Identität, Sprache, Gebührenkategorie, Flusssteuerung, der Arbeitsbereich Verhalten (F&V) und Zusammenführen
• Antragsteller-Institution — Organisationsidentität, zugehörige Kontakte, Obergrenzen für aktive Anträge und Zusammenführen

Konsultationen & Korrespondenz

• Konsultationen — Konsultationsparteien, gesetzliche Fristen, Korrespondenz und Ergebnis
• Korrespondenz — eine protokollierte oder generierte Kommunikation mit dem Antragsteller und deren Thread
• Korrespondenz senden — die Vorlagenbibliothek, Merge-Feld-Zusammenführung und Senden/Erfassen mit der PII-Firewall

Datenschutzbewertungen & ROPA

• Bewertungen erstellen — Starten einer PIA-/AIA-/Sicherheitsbewertung mit einem Typ, einer Vorlage und einem Screener
• Bewertungsdetails — Ausfüllen der Abschnitte, Abschnittszuweisungen, Risiken, Dokumente, Prüfung und Abschluss
• Abschnittszuweisungen — Zuweisen eines Fragebogenabschnitts an einen Mitarbeiter und Zusammenführen von dessen Entwurf
• Datenschutzgegenstände & Kontrollen — das Verzeichnis wiederverwendbarer Datenschutzgegenstände (Programme, Systeme und mehr), ihrer ROPA-Datensätze nach Art. 30, verknüpfter Kontrollen und das Anbieterregister
• Details zum Datenschutzgegenstand — Identität, Verarbeitungsverzeichnis und Bewertungs-/Vorfallsverlauf

Vorfälle & Datenschutzverletzungen

• Vorfälle erstellen — Erfassen eines Datenschutzvorfalls oder eines Verletzungsdatensatzes
• Vorfallsdetails — Fakten, Eindämmung, Schadensrisiko, Benachrichtigungen, Abhilfe und Abschluss
• Vorfallsmaßnahmen — eine Eindämmungs- oder Abhilfemaßnahme, ihr Typ, ihre Wirksamkeit und ihr Fortschritt

Beschwerden & Widersprüche

• Beschwerden erstellen — Registrieren eines Beschwerde- oder Widerspruchsdatensatzes
• Beschwerdedetails — Beteiligte, gesetzliche Fristen, Vorwürfe und Feststellungen, Korrespondenz, Untersuchung und Abschluss
• Beschwerde-Arbeitsstränge — eine delegierte Untersuchungslinie: Arbeitsergebnisse der Feststellungen und der Einreichen-→-Prüfen-Zyklus

Risiken & Verpflichtungen

• Risikodetails — Risikobewertung, Management-Karten, Behandlungsplan, KRI-Überwachung und Abschluss
• Risikobehandlungsaufgaben — eine Minderungsmaßnahme im Behandlungsplan eines Risikos
• Risikoindikatoren — wichtige Risikoindikatoren (KRIs): Schwellenwerte, Messwerte und Überwachungsrhythmus
• Verpflichtungen — ein nachverfolgtes Versprechen oder eine Maßnahme mit Rhythmus und Check-ins

AI Assist

• Ask AccessPoint (Fall-Assistent) — der schreibgeschützte Assistent bei einem Fall: fundierte, mit Zitaten belegte Antworten, „Diesen Brief entwerfen" und der Modus „Mein Fallbestand"

Berichte & Analysen

• Berichte — die Auswahl des Berichtszeitraums und das gruppierte Menü vordefinierter Berichte
• Fallhygiene — offene QA-Befunde über jeden offenen Fall hinweg, aus denselben deterministischen Regeln wie die fallbezogene Karte Fallprüfung
• KI-Systeme-Register — Bereitstellung, Risikoklasse, menschliche Beteiligung und abgeleitete Genehmigungsposition ADM-gekennzeichneter Datenschutzgegenstände
• Benutzerdefinierte Berichte & Report Studio — Dashboards aus Berichts-Widgets: Thema, Gruppierungen, Kennzahlen, Filter und Export
• Aufbewahrungsprüfung — Fälle nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist über alle fünf Register hinweg, und der Bereinigungsworkflow

Benachrichtigungen

• Benachrichtigungen — der In-App-Feed mit Erinnerungen und Aktivitätshinweisen
• Benachrichtigungseinstellungen — kategoriebasierte E-Mail- und In-App-Aktivierung und Erinnerungseinstellungen