Benutzerhandbuch

Das Benutzerhandbuch behandelt alles, was Sie innerhalb von AccessPoint tun — vom Erfassen eines Zugangsantrags über die Durchführung einer Datenschutzbewertung und die Bearbeitung eines Vorfalls bis hin zum Erstellen eines Berichts. Springen Sie unten zu dem Bereich, in dem Sie arbeiten. Jede Seite entspricht einem Bildschirm, von dem aus Sie die In-App-Hilfe über die Schaltfläche (?) öffnen können.

Datenschutzhinweis: Verwalter und Mitwirkende arbeiten stets mit bereinigten Anweisungen und sehen niemals personenbezogene Daten der Antragsteller. Nur Koordinatoren, Prüfer und Datenschutzpersonal sehen die Identität der Antragsteller.

Dashboards & Ansichten

• Antrags-Dashboard — Durchsuchen, Filtern, Sortieren und Verwalten der Antragsliste
• Zuweisungs-Dashboard — die einem Verwalter zugewiesene Arbeit über Anträge und Bewertungen hinweg
• Aufgaben-Dashboard — die Aufgabenzuweisungen, Uploads und der Abschluss eines Mitwirkenden
• Prüfungs-Dashboard — Einreichungen prüfen, genehmigen oder Änderungen anfordern
• Dashboard-Ansichten — Speichern und Wechseln zwischen Spalten-, Filter- und Sortierkonfigurationen

Zugangsanträge

• Anträge erstellen — Antragstyp, Antragstellerauswahl und Aufnahmedetails
• Antragsübersicht — Status, wichtige Termine, Umfang, Verlängerungen und die Lebenszyklus-Leiste
• Antragsteller — Kontaktdaten des Antragstellers, Kommunikationspräferenzen und Korrespondenzverlauf
• Zuweisungen — Erstellen von Verwalterzuweisungen, Anweisungen und Sammlungsfortschritt
• Dokumente — der Prüf-Arbeitsbereich: Upload, Tags, Familien, Leseverfolgung und Schwärzung
• Zusammenarbeit — Berater, Leser, Konsultationen und interne Kommentare
• Antwort — Zusammenstellen des Antwortpakets, Methode und Bestätigungen
• Aktivität — der Prüfpfad von Änderungen, Statusübergängen und Benutzeraktionen

Dokumente & Schwärzung

• Dokumenten-Arbeitsbereich — Unterlagen hochladen, mit Tags versehen, sichten, schwärzen und mit Ausnahmen zusammenstellen
• Doppelte Dokumente — Gruppieren von Duplikaten für eine effiziente, zerstörungsfreie Prüfung

Zuweisungen, Aufgaben & Delegation

• Zuweisungsdetails — Anweisungen, Aufgaben, Dokumente, Bestätigung und Genehmigen/Änderungen anfordern
• Aufgabendetails — Anweisungen, Repository-Ergebnisse, Dokumente, Stunden und Einreichen
• Repository-Details — eine Aktenquelle, ihre Suchergebnisse und die Aufgabenzuordnung
• Delegationen — Delegieren von Verwalter- oder Zuweisungsarbeit und Anzeigen aktiver Delegationen

Antragsteller & Kontakte

• Antragsteller & Kontakte — der Kontakte-Arbeitsbereich: Antragsteller, Institutionen, Aufnahme-Warteschlange und Konsultationskontakte
• Antragsteller-Kontakt — Identität, Sprache, Gebührenkategorie, Flusssteuerung, F&V und Zusammenführen
• Antragsteller-Institution — Organisationsidentität, zugehörige Kontakte, Obergrenzen für aktive Anträge und Zusammenführen

Konsultationen & Korrespondenz

• Konsultationen — Konsultationsparteien, gesetzliche Fristen, Korrespondenz und Ergebnis
• Korrespondenz — eine protokollierte oder generierte Kommunikation mit dem Antragsteller und deren Thread
• Korrespondenz senden — die Vorlagenbibliothek, Token-Zusammenführung und Senden/Erfassen mit der PII-Firewall

Datenschutzbewertungen & ROPA

• Bewertungen erstellen — Starten einer PIA-/AIA-/Sicherheitsbewertung mit einem Typ, einer Vorlage und einem Screener
• Bewertungsdetails — Ausfüllen der Abschnitte, Delegationen, Risiken, Dokumente, Prüfung und Abschluss
• Bewertungsdelegationen — Zuweisen eines Fragebogenabschnitts an einen Mitarbeiter und Zusammenführen von dessen Entwurf
• Datenschutzobjekte — das Verzeichnis wiederverwendbarer Programme/Systeme und ihrer ROPA-Datensätze nach Art. 30
• Datenschutzobjekt-Details — Identität, Verarbeitungsverzeichnis und Bewertungs-/Vorfallsverlauf

Vorfälle & Datenschutzverletzungen

• Vorfälle erstellen — Erfassen eines Datenschutzvorfalls oder eines Verletzungsdatensatzes
• Vorfallsdetails — Fakten, Eindämmung, Schadensrisiko, Benachrichtigungen, Abhilfe und Abschluss
• Vorfallsmaßnahmen — eine Eindämmungs- oder Abhilfemaßnahme, ihr Typ, ihre Wirksamkeit und ihr Fortschritt

Beschwerden & Widersprüche

• Beschwerden erstellen — Registrieren eines Beschwerde- oder Widerspruchsdatensatzes
• Beschwerdedetails — Parteien, gesetzliche Frist, Zulässigkeit, Untersuchung und Abschluss

Risiken & Verpflichtungen

• Risikodetails — Risikobewertung, Management-Karten, Behandlungsplan, KRI-Überwachung und Abschluss
• Risikobehandlungsaufgaben — eine Minderungsmaßnahme im Behandlungsplan eines Risikos
• Risikoindikatoren — wichtige Risikoindikatoren (KRIs): Schwellenwerte, Messwerte und Überwachungsrhythmus
• Verpflichtungen — ein nachverfolgtes Versprechen oder eine Maßnahme mit Rhythmus und Check-ins

Berichte & Analysen

• Berichte — die Auswahl des Berichtszeitraums und das gruppierte Menü vordefinierter Berichte
• Berichtsgenerator — der benutzerdefinierte Berichtsgenerator: Gegenstand, Gruppierungen, Kennzahlen, Filter und Export
• Aufbewahrungsprüfung — Anträge nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist und der Löschworkflow

Benachrichtigungen

• Benachrichtigungen — der In-App-Feed mit Erinnerungen und Aktivitätshinweisen
• Benachrichtigungseinstellungen — kategoriebasierte E-Mail- und In-App-Aktivierung und Erinnerungseinstellungen