Guía del usuario

La Guía del usuario abarca todo lo que hace dentro de AccessPoint: desde registrar una solicitud de acceso hasta realizar una evaluación de privacidad, gestionar un incidente o crear un informe. Vaya al área en la que trabaja más abajo. Cada página corresponde a una pantalla desde la que puede abrir el botón de Ayuda integrada (?).

Nota de privacidad: Los custodios y los colaboradores siempre trabajan a partir de instrucciones depuradas y nunca ven la información personal del solicitante. Solo los coordinadores, los revisores y el personal de privacidad ven la identidad del solicitante.

Empiece aquí

• Flujos de trabajo de casos — proceso y actores: cómo los cuatro tipos de caso comparten un mismo eje: sus etapas del ciclo de vida, quién hace qué y dónde vive el trabajo

Paneles y vistas

• Mi día: el feed personal priorizado y los mosaicos de informes fijados (la pestaña de inicio predeterminada)
• Panel de solicitudes: búsqueda, filtrado, ordenación y gestión de la lista de solicitudes
• Panel de asignaciones: el trabajo asignado a un custodio en solicitudes y evaluaciones
• Panel de tareas: las asignaciones de tareas, las cargas y la finalización de un colaborador
• Panel de revisiones: revisión de envíos, aprobación o solicitud de cambios
• Vistas del panel: guardado y cambio entre configuraciones de columnas, filtros y ordenación
• Panel de evaluaciones: la lista del registro de PIA/AIA, las tarjetas de estadísticas y el inicio de una nueva evaluación
• Panel de incidentes: el registro de vulneraciones, las tarjetas de estadísticas y el informe de un nuevo incidente
• Panel de quejas: quejas y apelaciones con sus relojes legales, y el registro desde correo electrónico
• Panel de riesgos: la vista independiente del registro de riesgos y la tarjeta de análisis de la cartera de riesgos

Solicitudes de acceso

• Creación de solicitudes: tipo de solicitud, selector de solicitante y detalles de recepción
• Resumen de la solicitud: estado, fechas clave, alcance, prórrogas y la barra de ciclo de vida
• Solicitante: contacto del solicitante, preferencias de comunicación e historial de correspondencia
• Asignaciones: creación de asignaciones a custodios, instrucciones y progreso de la recopilación
• Documentos: el espacio de trabajo de revisión: carga, etiquetas, familias, seguimiento de lectura y redacción
• Colaboración: asesores, lectores, consultas y comentarios internos
• Respuesta y tarifas: la tarjeta de siguiente paso, las tarifas, el método de respuesta, el cierre con su verificación de exhaustividad, y la exportación de auditoría del caso
• Actividad: el registro de auditoría de cambios, transiciones de estado y acciones de los usuarios

Documentos y redacción

• Espacio de trabajo de documentos: cargue, etiquete, clasifique, redacte y empaquete registros con exenciones
• Documentos duplicados: gestión de duplicados basada en decisiones, con una copia autorizada y propagación de la redacción

Asignaciones, tareas y delegación

• Detalles de la asignación: instrucciones, tareas, documentos, atestación y aprobar/solicitar cambios
• Detalles de la tarea: instrucciones, resultados del repositorio, documentos, horas y envío
• Detalles del repositorio: una fuente de registros, sus resultados de búsqueda y la asociación de tareas
• Delegaciones: organizar la cobertura de su trabajo por parte de un colega mientras está ausente (una superposición de acceso, no una reasignación)

Solicitantes y contactos

• Solicitantes y contactos: el espacio de trabajo de contactos: solicitantes, instituciones, cola de recepción y contactos de consulta
• Contacto del solicitante: identidad, idioma, categoría de tarifa, control de flujo, el espacio de trabajo de Conducta (F&V) y combinación
• Institución del solicitante: identidad de la organización, contactos afiliados, límites de solicitudes activas y combinación

Consultas y correspondencia

• Consultas: partes consultadas, plazos legales, correspondencia y resultado
• Correspondencia: una comunicación registrada o generada con el solicitante y su hilo
• Envío de correspondencia: la biblioteca de plantillas, los campos de combinación y el envío/captura con el firewall de PII

Evaluaciones de privacidad y ROPA

• Creación de evaluaciones: inicio de una evaluación de PIA/AIA/Seguridad con un tipo, una plantilla y un cuestionario preliminar
• Detalles de la evaluación: cumplimentación de secciones, asignaciones de sección, riesgos, documentos, revisión y cierre
• Asignaciones de sección: asignación de una sección del cuestionario a un colaborador y combinación de su borrador
• Sujetos de privacidad y controles: el directorio de sujetos de privacidad reutilizables (programas, sistemas y más), sus registros ROPA del Art. 30, los controles vinculados y el registro de proveedores
• Detalles del sujeto de privacidad: identidad, registros de las actividades de tratamiento e historial de evaluaciones/incidentes

Incidentes y vulneraciones

• Creación de incidentes: registro de un incidente de privacidad o de una vulneración
• Detalles del incidente: hechos, contención, riesgo de daño, notificaciones, remediación y cierre
• Medidas del incidente: una medida de contención o remediación, su tipo, eficacia y progreso

Quejas y apelaciones

• Creación de quejas: registro de una queja o apelación
• Detalles de la queja: partes, plazos legales, alegaciones y dictámenes, correspondencia, investigación y cierre
• Líneas de trabajo de la queja: una línea de investigación delegada: el producto de trabajo de hallazgos y el ciclo de vida de envío → revisión

Riesgos y compromisos

• Detalles del riesgo: calificación del riesgo, tarjetas de gestión, plan de tratamiento, seguimiento de KRI y cierre
• Tareas de tratamiento del riesgo: una acción de mitigación en el plan de tratamiento de un riesgo
• Indicadores de riesgo: indicadores clave de riesgo (KRI): umbrales, lecturas y frecuencia de seguimiento
• Compromisos: una promesa o medida con seguimiento, con cadencia y revisiones periódicas

Asistencia con IA

• Ask AccessPoint (Asistente del caso): el asistente de solo lectura sobre un caso: respuestas fundamentadas y con citas, Redactar esta carta, y el modo Mi carga de casos

Informes y análisis

• Informes: el selector de período del informe y el menú agrupado de informes predefinidos
• Higiene de casos: hallazgos de control de calidad abiertos en todos los casos abiertos, a partir de las mismas reglas deterministas que la tarjeta Revisión del caso de cada caso
• Registro de sistemas de IA: estado de implementación, clasificación de riesgo, participación humana y posición de aprobación derivada de los sujetos de privacidad marcados como IA/ADM
• Informes personalizados y Report Studio: paneles de widgets de informes: tema, agrupaciones, medidas, filtros y exportación
• Revisión de retención: registros que han superado su período de retención en los cinco registros, y el flujo de trabajo de purga

Notificaciones

• Notificaciones: el feed integrado de recordatorios y avisos de actividad
• Preferencias de notificación: configuración de suscripción y recordatorios por correo electrónico y en la aplicación, por categoría