Käyttöopas

Käyttöopas kattaa kaiken, mitä teet AccessPointissa — tietopyynnön kirjaamisesta tietosuoja-arvioinnin tekemiseen, poikkeaman käsittelyyn tai raportin laatimiseen. Siirry alla omaan työalueeseesi. Jokainen sivu vastaa näkymää, jossa voit avata sovelluksen sisäisen Ohje (?) -painikkeen.

Tietosuojahuomautus: Custodianit ja Contributorit työskentelevät aina anonymisoitujen ohjeiden perusteella eivätkä koskaan näe pyynnön esittäjän henkilötietoja. Vain pääsyvastaavat, Reviewerit ja tietosuojahenkilöstö näkevät pyynnön esittäjän henkilöllisyyden.

Aloita tästä

• Tapausten työnkulut — prosessi ja toimijat — miten neljä tapaustyyppiä jakaa saman rungon: elinkaaren vaiheet, kuka tekee mitä ja missä työ tapahtuu

Kojelaudat ja näkymät

• Oma päivä — priorisoitu henkilökohtainen syöte ja kiinnitetyt raporttiruudut (oletusarvoinen laskeutumisvälilehti)
• Pyyntöjen kojelauta — pyyntöluettelon haku, suodatus, lajittelu ja hallinta
• Tehtävänantojen kojelauta — Custodianille osoitettu työ pyyntöjen ja arviointien osalta
• Tehtävien kojelauta — Contributorille osoitetut tehtävät, tiedostojen lataukset ja niiden valmiiksi saattaminen
• Tarkistusten kojelauta — lähetysten tarkistaminen, hyväksyminen tai muutospyyntöjen esittäminen
• Kojelaudan näkymät — sarake-, suodatin- ja lajitteluasetusten tallennus ja vaihtaminen
• Arviointien kojelauta — PIA-/AIA-rekisterin luettelo, tilastokortit ja uuden arvioinnin käynnistäminen
• Poikkeamien kojelauta — tietoturvaloukkausrekisteri, tilastokortit ja uuden poikkeaman ilmoittaminen
• Kantelujen kojelauta — kantelut ja valitukset lakisääteisine kelloineen sekä kirjaaminen sähköpostista
• Riskien kojelauta — itsenäinen riskirekisterinäkymä ja riskiportfolion analyysikortti

Tietopyynnöt

• Pyyntöjen luominen — pyynnön tyyppi, pyynnön esittäjän valitsin ja vastaanottotiedot
• Pyynnön yleiskatsaus — tila, keskeiset päivämäärät, laajuus, jatkoajat ja elinkaaripalkki
• Pyynnön esittäjä — pyynnön esittäjän yhteystiedot, viestintäasetukset ja kirjeenvaihtohistoria
• Tehtävänannot — Custodian-tehtävänantojen luominen, ohjeet ja keräämisen eteneminen
• Asiakirjat — tarkistuksen työtila: lataus, tunnisteet, asiakirjaperheet, lukemisen seuranta ja peittäminen
• Yhteistyö — Advisorit, Readerit, konsultaatiot ja sisäiset kommentit
• Vastaus ja maksut — seuraava askel -kortti, maksut, vastausmenetelmä, sulkeminen täydellisyystarkistuksineen sekä tapauksen tarkastusvienti
• Aktiviteetti — muutosten, tilasiirtymien ja käyttäjätoimien tarkastusketju

Asiakirjat ja peittäminen

• Asiakirjojen työtila — asiakirjojen lataaminen, merkitseminen, priorisointi, peittäminen ja pakkaaminen vapautuksineen
• Kaksoiskappaleet — päätösperusteinen kaksoiskappaleiden käsittely auktoritatiivisen kopion ja mustausten periytymisen avulla

Tehtävänannot, tehtävät ja delegoinnit

• Tehtävänannon tiedot — ohjeet, tehtävät, asiakirjat, todistuslause sekä hyväksyntä / muutospyyntö
• Tehtävän tiedot — ohjeet, tietovarastojen hakutulokset, asiakirjat, tunnit ja palautus
• Tietovaraston tiedot — asiakirjalähde, sen hakutulokset ja liittyvä tehtävä
• Delegoinnit — kollegan järjestäminen kattamaan työsi poissaolosi ajaksi (käyttöoikeuskerros, ei uudelleenmäärittämistä)

Pyynnön esittäjät ja yhteystiedot

• Pyynnön esittäjät ja yhteystiedot — yhteystietojen työtila: pyynnön esittäjät, organisaatiot, vastaanottojono ja konsultaatioyhteystiedot
• Pyynnön esittäjän yhteystieto — henkilöllisyys, kieli, maksuluokka, pyyntövirran hallinta, Käytös (F&V) -työtila ja yhdistäminen
• Pyynnön esittäjän organisaatio — organisaation tiedot, siihen liittyvät yhteystiedot, aktiivisten pyyntöjen enimmäismäärät ja yhdistäminen

Konsultaatiot ja kirjeenvaihto

• Konsultaatiot — konsultaation osapuolet, lakisääteiset määräajat, kirjeenvaihto ja lopputulos
• Kirjeenvaihto — pyynnön esittäjän kanssa käyty kirjattu tai luotu viestintä ja sen viestiketju
• Kirjeenvaihdon lähettäminen — mallikirjasto, yhdistämiskenttien käsittely sekä lähetys/tallennus PII-palomuurin kautta

Tietosuoja-arvioinnit ja ROPA

• Arviointien luominen — PIA-, AIA- tai tietoturva-arvioinnin käynnistäminen tyypin, mallin ja seulontakyselyn avulla
• Arvioinnin tiedot — osioiden täyttö, osion tehtävänannot, riskit, asiakirjat, tarkistus ja päättäminen
• Osion tehtävänannot — kyselyosion osoittaminen yhteistyökumppanille ja tämän luonnoksen yhdistäminen
• Tietosuojakohteet ja kontrollit — uudelleenkäytettävien tietosuojakohteiden hakemisto (ohjelmat, järjestelmät ja muut), niiden Art.30 ROPA -tietueet, linkitetyt kontrollit ja toimittajarekisteri
• Tietosuojakohteen tiedot — tunnistetiedot, käsittelytoimien tiedot sekä arviointi-/poikkeamahistoria

Poikkeamat ja tietoturvaloukkaukset

• Poikkeamien luominen — tietosuojapoikkeaman tai tietoturvaloukkauksen kirjaaminen
• Poikkeaman tiedot — tosiseikat, rajaaminen, haitan riski, ilmoitukset, korjaaminen ja päättäminen
• Poikkeaman toimenpiteet — rajaamis- tai korjaava toimenpide, sen tyyppi, vaikuttavuus ja eteneminen

Kantelut ja valitukset

• Kantelujen luominen — kantelun tai valituksen kirjaaminen
• Kantelun tiedot — osapuolet, lakisääteiset kellot, väitteet ja päätelmät, kirjeenvaihto, tutkinta ja päättäminen
• Kantelun työkokonaisuudet — delegoitu tutkintalinja: havaintojen työtuotos sekä lähetys → tarkistus -elinkaari

Riskit ja sitoumukset

• Riskin tiedot — riskiluokitus, hallintakortit, käsittelysuunnitelma, KRI-seuranta ja päättäminen
• Riskin käsittelytehtävät — riskin käsittelysuunnitelman lieventävä toimenpide
• Riski-indikaattorit — keskeiset riski-indikaattorit (KRI): kynnysarvot, lukemat ja seurantatiheys
• Sitoumukset — seurattu lupaus tai toimenpide, jolla on toistumisväli ja tarkistukset

AI Assist

• Kysy AccessPointilta (tapausavustaja) — vain luku -tilassa oleva tapausavustaja: perustellut, lähteistetyt vastaukset, Laadi tämä kirje ja Oma tapauskanta -tila

Raportit ja analytiikka

• Raportit — raportointikauden valitsin ja ryhmitelty valikko valmiista raporteista
• Tapaushygienia — avoimet laadunvarmistushavainnot jokaisessa avoimessa tapauksessa, samoista deterministisistä säännöistä kuin tapauskohtainen Tapaustarkistus-kortti
• Tekoälyjärjestelmien rekisteri — ADM-merkittyjen tietosuojakohteiden käyttöönotto, riskiluokka, ihmisen osallistuminen ja johdettu hyväksyntäasema
• Mukautetut raportit ja Report Studio — raporttiwidgettien koontinäytöt: kohde, ryhmittelyt, mittarit, suodattimet ja vienti
• Säilytystarkistus — säilytysajan ylittäneet tietueet kaikissa viidessä rekisterissä, ja puhdistuksen työnkulku

Ilmoitukset

• Ilmoitukset — sovelluksen sisäinen muistutusten ja toimintailmoitusten syöte
• Ilmoitusasetukset — luokkakohtaiset sähköposti- ja sovelluksen sisäiset käyttöönotto- ja muistutusasetukset