Käyttöopas

Käyttöopas kattaa kaiken, mitä teet AccessPointissa — tietopyynnön kirjaamisesta tietosuoja-arvioinnin tekemiseen, poikkeaman käsittelyyn tai raportin laatimiseen. Siirry alla omaan työalueeseesi. Jokainen sivu vastaa näkymää, jossa voit avata sovelluksen sisäisen Ohje (?) -painikkeen.

Tietosuojahuomautus: Custodianit ja Contributorit työskentelevät aina anonymisoitujen ohjeiden perusteella eivätkä koskaan näe pyynnön esittäjän henkilötietoja. Vain pääsyvastaavat, Reviewerit ja tietosuojahenkilöstö näkevät pyynnön esittäjän henkilöllisyyden.

Kojelaudat ja näkymät

• Pyyntöjen kojelauta — pyyntöluettelon haku, suodatus, lajittelu ja hallinta
• Tehtävänantojen kojelauta — Custodianille osoitettu työ pyyntöjen ja arviointien osalta
• Tehtävien kojelauta — Contributorille osoitetut tehtävät, tiedostojen lataukset ja niiden valmiiksi saattaminen
• Tarkistusten kojelauta — lähetysten tarkistaminen, hyväksyminen tai muutospyyntöjen esittäminen
• Kojelaudan näkymät — sarake-, suodatin- ja lajitteluasetusten tallennus ja vaihtaminen

Tietopyynnöt

• Pyyntöjen luominen — pyynnön tyyppi, pyynnön esittäjän valitsin ja vastaanottotiedot
• Pyynnön yleiskatsaus — tila, keskeiset päivämäärät, laajuus, jatkoajat ja elinkaaripalkki
• Pyynnön esittäjä — pyynnön esittäjän yhteystiedot, viestintäasetukset ja kirjeenvaihtohistoria
• Tehtävänannot — Custodian-tehtävänantojen luominen, ohjeet ja keräämisen eteneminen
• Asiakirjat — tarkistuksen työtila: lataus, tunnisteet, asiakirjaperheet, lukemisen seuranta ja peittäminen
• Yhteistyö — Advisorit, Readerit, konsultaatiot ja sisäiset kommentit
• Vastaus — vastauspaketin kokoaminen, toimitustapa ja vahvistukset
• Aktiviteetti — muutosten, tilasiirtymien ja käyttäjätoimien tarkastusketju

Asiakirjat ja peittäminen

• Asiakirjojen työtila — asiakirjojen lataaminen, merkitseminen, priorisointi, peittäminen ja pakkaaminen vapautuksineen
• Kaksoiskappaleet — kaksoiskappaleiden ryhmittely tehokasta ja ei-tuhoavaa tarkistusta varten

Tehtävänannot, tehtävät ja delegoinnit

• Tehtävänannon tiedot — ohjeet, tehtävät, asiakirjat, todistuslause sekä hyväksyntä / muutospyyntö
• Tehtävän tiedot — ohjeet, tietovarastojen hakutulokset, asiakirjat, tunnit ja palautus
• Tietovaraston tiedot — asiakirjalähde, sen hakutulokset ja liittyvä tehtävä
• Delegoinnit — Custodianin tai tehtävänannon työn delegointi ja aktiivisten delegointien tarkastelu

Pyynnön esittäjät ja yhteystiedot

• Pyynnön esittäjät ja yhteystiedot — yhteystietojen työtila: pyynnön esittäjät, organisaatiot, vastaanottojono ja konsultaatioyhteystiedot
• Pyynnön esittäjän yhteystieto — henkilöllisyys, kieli, maksuluokka, pyyntövirran hallinta, F&V ja yhdistäminen
• Pyynnön esittäjän organisaatio — organisaation tiedot, siihen liittyvät yhteystiedot, aktiivisten pyyntöjen enimmäismäärät ja yhdistäminen

Konsultaatiot ja kirjeenvaihto

• Konsultaatiot — konsultaation osapuolet, lakisääteiset määräajat, kirjeenvaihto ja lopputulos
• Kirjeenvaihto — pyynnön esittäjän kanssa käyty kirjattu tai luotu viestintä ja sen viestiketju
• Kirjeenvaihdon lähettäminen — mallikirjasto, yhdistämiskenttien käsittely sekä lähetys/tallennus PII-palomuurin kautta

Tietosuoja-arvioinnit ja ROPA

• Arviointien luominen — PIA-, AIA- tai tietoturva-arvioinnin käynnistäminen tyypin, mallin ja seulontakyselyn avulla
• Arvioinnin tiedot — osioiden täyttö, delegoinnit, riskit, asiakirjat, tarkistus ja päättäminen
• Arvioinnin delegoinnit — kyselyosion osoittaminen yhteistyökumppanille ja tämän luonnoksen yhdistäminen
• Tietosuojakohteet — uudelleenkäytettävien ohjelmien/järjestelmien hakemisto ja niiden Art.30 ROPA -tietueet
• Tietosuojakohteen tiedot — tunnistetiedot, käsittelytoimien tiedot sekä arviointi-/poikkeamahistoria

Poikkeamat ja tietoturvaloukkaukset

• Poikkeamien luominen — tietosuojapoikkeaman tai tietoturvaloukkauksen kirjaaminen
• Poikkeaman tiedot — tosiseikat, rajaaminen, haitan riski, ilmoitukset, korjaaminen ja päättäminen
• Poikkeaman toimenpiteet — rajaamis- tai korjaava toimenpide, sen tyyppi, vaikuttavuus ja eteneminen

Kantelut ja valitukset

• Kantelujen luominen — kantelun tai valituksen kirjaaminen
• Kantelun tiedot — osapuolet, lakisääteinen määräaika, tutkittavaksi ottaminen, tutkinta ja päättäminen

Riskit ja sitoumukset

• Riskin tiedot — riskiluokitus, hallintakortit, käsittelysuunnitelma, KRI-seuranta ja päättäminen
• Riskin käsittelytehtävät — riskin käsittelysuunnitelman lieventävä toimenpide
• Riski-indikaattorit — keskeiset riski-indikaattorit (KRI): kynnysarvot, lukemat ja seurantatiheys
• Sitoumukset — seurattu lupaus tai toimenpide, jolla on toistumisväli ja tarkistukset

Raportit ja analytiikka

• Raportit — raportointikauden valitsin ja ryhmitelty valikko valmiista raporteista
• Mukautettu raporttityökalu — kohde, ryhmittelyt, mittarit, suodattimet ja vienti
• Säilytystarkistus — säilytysajan ylittäneet pyynnöt ja tuhoamisen työnkulku

Ilmoitukset

• Ilmoitukset — sovelluksen sisäinen muistutusten ja toimintailmoitusten syöte
• Ilmoitusasetukset — luokkakohtaiset sähköposti- ja sovelluksen sisäiset käyttöönotto- ja muistutusasetukset