Guida per l'utente

La Guida per l'utente copre tutto ciò che puoi fare all'interno di AccessPoint, dalla registrazione di una richiesta di accesso all'esecuzione di una valutazione sulla privacy, dalla gestione di un incidente alla creazione di un report. Vai direttamente all'area in cui lavori qui sotto. Ogni pagina corrisponde a una schermata da cui puoi aprire il pulsante Guida (?) integrato nell'app.

Nota sulla privacy: i custodi e i collaboratori lavorano sempre a partire da istruzioni depurate e non vedono mai le informazioni personali del richiedente. Solo i coordinatori, i revisori e il personale addetto alla privacy possono vedere l'identità del richiedente.

Iniziare da qui

• Flussi di lavoro dei casi — processo e attori — come i quattro tipi di caso condividono un'unica spina dorsale: le fasi del loro ciclo di vita, chi fa cosa e dove si svolge il lavoro

Dashboard e viste

• La mia giornata — il feed personale prioritizzato e i riquadri di report fissati (la scheda di destinazione predefinita)
• Dashboard delle richieste — ricerca, filtro, ordinamento e gestione dell'elenco delle richieste
• Dashboard delle assegnazioni — il lavoro assegnato a un custode nelle richieste e nelle valutazioni
• Dashboard dei compiti — i compiti assegnati a un collaboratore, i caricamenti e il completamento
• Dashboard delle revisioni — revisione degli invii, approvazione o richiesta di modifiche
• Viste della dashboard — salvataggio e passaggio tra configurazioni di colonne, filtri e ordinamento
• Dashboard delle valutazioni — l'elenco del registro PIA/AIA, le schede di riepilogo e l'avvio di una nuova valutazione
• Dashboard degli incidenti — il registro delle violazioni, le schede di riepilogo e la segnalazione di un nuovo incidente
• Dashboard dei reclami — reclami e ricorsi con i relativi termini di legge, e la registrazione da e-mail
• Dashboard dei rischi — la vista del registro dei rischi autonomo e la scheda di analisi del portafoglio dei rischi

Richieste di accesso

• Creazione delle richieste — tipo di richiesta, selettore del richiedente e dettagli di acquisizione
• Panoramica della richiesta — stato, date chiave, ambito, proroghe e la barra del ciclo di vita
• Richiedente — contatto del richiedente, preferenze di comunicazione e cronologia della corrispondenza
• Assegnazioni — creazione delle assegnazioni ai custodi, istruzioni e avanzamento della raccolta
• Documenti — lo spazio di lavoro per la revisione: caricamento, tag, famiglie, tracciamento della lettura e redazione
• Collaborazione — consulenti, lettori, consultazioni e commenti interni
• Risposta e tariffe — la scheda del prossimo passo, le tariffe, il metodo di risposta, la chiusura con il relativo controllo di completezza e l'esportazione di audit del caso
• Attività — il registro di controllo delle modifiche, delle transizioni di stato e delle azioni degli utenti

Documenti e redazione

• Spazio di lavoro dei documenti — caricamento, etichettatura, smistamento, redazione e composizione dei documenti con le esenzioni
• Documenti duplicati — gestione dei duplicati basata su decisioni, con una copia autorevole e la propagazione delle redazioni

Assegnazioni, compiti e deleghe

• Dettagli dell'assegnazione — istruzioni, compiti, documenti, attestazione e approvazione/richiesta di modifiche
• Dettagli del compito — istruzioni, esiti del repository, documenti, ore e invio
• Dettagli del repository — una fonte di dati, i relativi esiti di ricerca e l'associazione ai compiti
• Deleghe — organizzare la copertura del proprio lavoro da parte di un collega durante un'assenza (una sovrapposizione di accesso, non una riassegnazione)

Richiedenti e contatti

• Richiedenti e contatti — lo spazio di lavoro dei contatti: richiedenti, istituzioni, coda di acquisizione e contatti per le consultazioni
• Contatto del richiedente — identità, lingua, categoria tariffaria, controllo del flusso, lo spazio di lavoro Condotta (F&V) e unione
• Istituzione del richiedente — identità dell'organizzazione, contatti affiliati, limiti di richieste attive e unione

Consultazioni e corrispondenza

• Consultazioni — le parti della consultazione, le finestre temporali di legge, la corrispondenza e l'esito
• Corrispondenza — una comunicazione registrata o generata con il richiedente e il relativo thread
• Invio della corrispondenza — la libreria dei modelli, i campi di merge e l'invio/acquisizione con il firewall PII

Valutazioni sulla privacy e ROPA

• Creazione delle valutazioni — avvio di una valutazione PIA/AIA/di sicurezza con tipo, modello e questionario preliminare
• Dettagli della valutazione — compilazione delle sezioni, assegnazioni di sezione, rischi, documenti, revisione e chiusura
• Assegnazioni di sezione — assegnazione di una sezione del questionario a un collaboratore e unione della relativa bozza
• Soggetti della privacy e controlli — la directory dei soggetti della privacy riutilizzabili (programmi, sistemi e altro), i relativi record ROPA ex art. 30, i controlli collegati e il registro dei fornitori
• Dettagli del soggetto della privacy — identità, registri delle attività di trattamento e cronologia di valutazioni/incidenti

Incidenti e violazioni

• Creazione degli incidenti — registrazione di un incidente o di una violazione della privacy
• Dettagli dell'incidente — fatti, contenimento, rischio di danno, notifiche, correzione e chiusura
• Misure dell'incidente — una misura di contenimento o di correzione, il relativo tipo, l'efficacia e l'avanzamento

Reclami e ricorsi

• Creazione dei reclami — registrazione di un reclamo o di un ricorso
• Dettagli del reclamo — parti, termini di legge, addebiti e accertamenti, corrispondenza, indagine e chiusura
• Flussi di lavoro dei reclami — una linea di indagine delegata: il prodotto del lavoro di accertamento e il ciclo invio → revisione

Rischi e impegni

• Dettagli del rischio — livello di rischio, riquadri di gestione, piano di trattamento, monitoraggio KRI e chiusura
• Compiti di trattamento del rischio — un'azione di mitigazione nel piano di trattamento di un rischio
• Indicatori di rischio — indicatori chiave di rischio (KRI): soglie, rilevazioni e cadenza di monitoraggio
• Impegni — una promessa o misura monitorata con cadenza e verifiche periodiche

AI Assist

• Ask AccessPoint (Assistente per il caso) — l'assistente in sola lettura su una pratica: risposte fondate e con citazioni, Prepara questa lettera, e la modalità Il mio portafoglio

Report e analisi

• Report — il selettore del periodo del report e il menu raggruppato dei report predefiniti
• Igiene dei fascicoli — le rilevazioni QA aperte in tutti i fascicoli aperti, secondo le stesse regole deterministiche della scheda Controllo del fascicolo per singolo caso
• Registro dei sistemi IA — implementazione, classe di rischio, coinvolgimento umano e posizione di approvazione derivata dei soggetti della privacy contrassegnati come ADM
• Report personalizzati e Report Studio — dashboard di widget di report: oggetto, raggruppamenti, misure, filtri ed esportazione
• Revisione della conservazione — i record oltre il periodo di conservazione in tutti e cinque i registri, e il flusso di eliminazione definitiva

Notifiche

• Notifiche — il feed nell'app di promemoria e avvisi di attività
• Preferenze di notifica — impostazioni di attivazione e promemoria per e-mail e per l'app, per ogni categoria