Guida per l'utente

La Guida per l'utente copre tutto ciò che puoi fare all'interno di AccessPoint, dalla registrazione di una richiesta di accesso all'esecuzione di una valutazione sulla privacy, dalla gestione di un incidente alla creazione di un report. Vai direttamente all'area in cui lavori qui sotto. Ogni pagina corrisponde a una schermata da cui puoi aprire il pulsante Guida (?) integrato nell'app.

Nota sulla privacy: i custodi e i collaboratori lavorano sempre a partire da istruzioni depurate e non vedono mai le informazioni personali del richiedente. Solo i coordinatori, i revisori e il personale addetto alla privacy possono vedere l'identità del richiedente.

Dashboard e viste

• Dashboard delle richieste — ricerca, filtro, ordinamento e gestione dell'elenco delle richieste
• Dashboard delle assegnazioni — il lavoro assegnato a un custode nelle richieste e nelle valutazioni
• Dashboard dei compiti — i compiti assegnati a un collaboratore, i caricamenti e il completamento
• Dashboard delle revisioni — revisione degli invii, approvazione o richiesta di modifiche
• Viste della dashboard — salvataggio e passaggio tra configurazioni di colonne, filtri e ordinamento

Richieste di accesso

• Creazione delle richieste — tipo di richiesta, selettore del richiedente e dettagli di acquisizione
• Panoramica della richiesta — stato, date chiave, ambito, proroghe e la barra del ciclo di vita
• Richiedente — contatto del richiedente, preferenze di comunicazione e cronologia della corrispondenza
• Assegnazioni — creazione delle assegnazioni ai custodi, istruzioni e avanzamento della raccolta
• Documenti — lo spazio di lavoro per la revisione: caricamento, tag, famiglie, tracciamento della lettura e redazione
• Collaborazione — consulenti, lettori, consultazioni e commenti interni
• Risposta — composizione del pacchetto di risposta, metodo e attestazioni
• Attività — il registro di controllo delle modifiche, delle transizioni di stato e delle azioni degli utenti

Documenti e redazione

• Spazio di lavoro dei documenti — caricamento, etichettatura, smistamento, redazione e composizione dei documenti con le esenzioni
• Documenti duplicati — raggruppamento dei duplicati per una revisione efficiente e non distruttiva

Assegnazioni, compiti e deleghe

• Dettagli dell'assegnazione — istruzioni, compiti, documenti, attestazione e approvazione/richiesta di modifiche
• Dettagli del compito — istruzioni, esiti del repository, documenti, ore e invio
• Dettagli del repository — una fonte di dati, i relativi esiti di ricerca e l'associazione ai compiti
• Deleghe — delega del lavoro di custode o di assegnazione e visualizzazione delle deleghe attive

Richiedenti e contatti

• Richiedenti e contatti — lo spazio di lavoro dei contatti: richiedenti, istituzioni, coda di acquisizione e contatti per le consultazioni
• Contatto del richiedente — identità, lingua, categoria tariffaria, controllo del flusso, F&V e unione
• Istituzione del richiedente — identità dell'organizzazione, contatti affiliati, limiti di richieste attive e unione

Consultazioni e corrispondenza

• Consultazioni — le parti della consultazione, le finestre temporali di legge, la corrispondenza e l'esito
• Corrispondenza — una comunicazione registrata o generata con il richiedente e il relativo thread
• Invio della corrispondenza — la libreria dei modelli, l'unione dei token e l'invio/acquisizione con il firewall PII

Valutazioni sulla privacy e ROPA

• Creazione delle valutazioni — avvio di una valutazione PIA/AIA/di sicurezza con tipo, modello e questionario preliminare
• Dettagli della valutazione — compilazione delle sezioni, deleghe, rischi, documenti, revisione e chiusura
• Deleghe della valutazione — assegnazione di una sezione del questionario a un collaboratore e unione della relativa bozza
• Soggetti privacy — l'elenco dei programmi/sistemi riutilizzabili e dei relativi record ROPA ai sensi dell'art. 30
• Dettagli del soggetto privacy — identità, registri delle attività di trattamento e cronologia di valutazioni/incidenti

Incidenti e violazioni

• Creazione degli incidenti — registrazione di un incidente o di una violazione della privacy
• Dettagli dell'incidente — fatti, contenimento, rischio di danno, notifiche, correzione e chiusura
• Misure dell'incidente — una misura di contenimento o di correzione, il relativo tipo, l'efficacia e l'avanzamento

Reclami e ricorsi

• Creazione dei reclami — registrazione di un reclamo o di un ricorso
• Dettagli del reclamo — parti, termine di legge, ammissibilità, indagine e chiusura

Rischi e impegni

• Dettagli del rischio — livello di rischio, riquadri di gestione, piano di trattamento, monitoraggio KRI e chiusura
• Compiti di trattamento del rischio — un'azione di mitigazione nel piano di trattamento di un rischio
• Indicatori di rischio — indicatori chiave di rischio (KRI): soglie, rilevazioni e cadenza di monitoraggio
• Impegni — una promessa o misura monitorata con cadenza e verifiche periodiche

Report e analisi

• Report — il selettore del periodo del report e il menu raggruppato dei report predefiniti
• Generatore di report — il generatore di report personalizzati: oggetto, raggruppamenti, misure, filtri ed esportazione
• Revisione della conservazione — le richieste oltre il periodo di conservazione e il flusso di eliminazione definitiva

Notifiche

• Notifiche — il feed nell'app di promemoria e avvisi di attività
• Preferenze di notifica — impostazioni di attivazione e promemoria per e-mail e per l'app, per ogni categoria