Gebruikershandleiding

De Gebruikershandleiding behandelt alles wat u binnen AccessPoint doet — van het registreren van een toegangsverzoek tot het uitvoeren van een privacytoetsing, het afhandelen van een incident of het samenstellen van een rapport. Ga hieronder naar het gebied waarin u werkt. Elke pagina komt overeen met een scherm van waaruit u de in-app Help-knop (?) kunt openen.

Privacyopmerking: Custodians en Contributors werken altijd vanuit geanonimiseerde instructies en zien nooit persoonsgegevens van de verzoeker. Alleen coördinatoren, Reviewers en privacymedewerkers zien de identiteit van de verzoeker.

Hier beginnen

• Zaakworkflows — proces en actoren — hoe de vier zaaktypen één ruggengraat delen: de fasen van hun levenscyclus, wie wat doet, en waar het werk plaatsvindt

Dashboards & weergaven

• Mijn dag — de geprioriteerde persoonlijke feed en vastgezette rapporttegels (het standaard starttabblad)
• Verzoekendashboard — de verzoekenlijst doorzoeken, filteren, sorteren en beheren
• Toewijzingendashboard — het werk dat aan een Custodian is toegewezen, over verzoeken en toetsingen heen
• Takendashboard — de taaktoewijzingen, uploads en voltooiing van een Contributor
• Beoordelingendashboard — inzendingen beoordelen, goedkeuren of wijzigingen aanvragen
• Dashboardweergaven — kolom-, filter- en sorteerconfiguraties opslaan en wisselen
• Toetsingendashboard — de PIA/AIA-registerlijst, samenvattingskaarten en het starten van een nieuwe toetsing
• Incidentendashboard — het datalekregister, samenvattingskaarten en het melden van een nieuw incident
• Klachtendashboard — klachten en beroepen met hun wettelijke termijnklokken, en registreren vanuit e-mail
• Risicodashboard — de weergave van het zelfstandige risicoregister en de kaart voor risicoportfolioanalyse

Toegangsverzoeken

• Verzoeken aanmaken — verzoektype, verzoekerkiezer en intakedetails
• Verzoekoverzicht — status, belangrijke datums, scope, verlengingen en de levenscyclusbalk
• Verzoeker — contactgegevens van de verzoeker, communicatievoorkeuren en correspondentiegeschiedenis
• Toewijzingen — toewijzingen aan Custodians aanmaken, instructies en voortgang van de verzameling
• Documenten — de beoordelingswerkruimte: uploaden, labels, families, leesregistratie en redactie
• Samenwerking — adviseurs, lezers, consultaties en interne opmerkingen
• Antwoord & kosten — de kaart met de volgende stap, kosten, antwoordmethode, afsluiting met de volledigheidscontrole, en de zaakauditexport
• Activiteit — de audittrail van wijzigingen, statusovergangen en gebruikersacties

Documenten & redactie

• Documentwerkruimte — documenten uploaden, taggen, trieren, redigeren en dossiers samenstellen met uitzonderingen
• Dubbele documenten — besluitgebaseerde afhandeling van duplicaten, met een autoritatief exemplaar en het doorvoeren van redacties

Toewijzingen, taken & delegatie

• Toewijzingsdetails — instructies, taken, documenten, attestatie en goedkeuren/wijzigingen aanvragen
• Taakdetails — instructies, repositoryresultaten, documenten, uren en indienen
• Repositorydetails — een dossierbron, de bijbehorende zoekresultaten en de taakkoppeling
• Delegaties — regelen dat een collega uw werk waarneemt terwijl u afwezig bent (een toegangsoverlay, geen herverdeling)

Verzoekers & contacten

• Verzoekers & contacten — de contactenwerkruimte: verzoekers, organisaties, instroomwachtrij en consultatiecontacten
• Verzoekercontact — identiteit, taal, tariefcategorie, doorstroombeheer, de werkruimte Gedrag (F&V) en samenvoegen
• Verzoekersorganisatie — organisatie-identiteit, gekoppelde contacten, limieten voor actieve verzoeken en samenvoegen

Consultaties & correspondentie

• Consultaties — consultatiepartijen, wettelijke termijnen, correspondentie en uitkomst
• Correspondentie — een vastgelegde of gegenereerde communicatie met de verzoeker, met de bijbehorende thread
• Correspondentie verzenden — de sjabloonbibliotheek, samenvoegvelden en verzenden/vastleggen met de PII-firewall

Privacytoetsingen & ROPA

• Toetsingen aanmaken — een PIA-, AIA- of beveiligingstoetsing starten met een type, sjabloon en screeningsvragenlijst
• Toetsingsdetails — sectie-invulling, sectietoewijzingen, risico's, documenten, review en afsluiting
• Sectietoewijzingen — een vragenlijstsectie toewijzen aan een medewerker en diens concept samenvoegen
• Privacyonderwerpen & controles — de directory van herbruikbare privacyonderwerpen (programma's, systemen en meer), hun ROPA-registraties conform Art.30, gekoppelde controles, en het leveranciersregister
• Privacyonderwerpdetails — identiteit, verwerkingsregister en toetsings-/incidentgeschiedenis

Incidenten & datalekken

• Incidenten aanmaken — een privacy-incident of datalekrecord registreren
• Incidentdetails — feiten, indamming, risico op schade, meldingen, herstel en afsluiting
• Incidentmaatregelen — een indammings- of herstelmaatregel, het type, de effectiviteit en de voortgang ervan

Klachten & beroepen

• Klachten aanmaken — een klacht- of beroepsrecord registreren
• Klachtdetails — partijen, wettelijke termijnklokken, klachtonderdelen en bevindingen, correspondentie, onderzoek en afsluiting
• Klachtworkstreams — een gedelegeerde onderzoekslijn: het resultaat van de bevindingen en de cyclus van indienen → beoordelen

Risico's & verplichtingen

• Risicodetails — risicoclassificatie, beheerkaarten, behandelplan, KRI-monitoring en afsluiting
• Risicobehandeltaken — een risicobeperkende actie in het behandelplan van een risico
• Risico-indicatoren — kritieke risico-indicatoren (KRI's): drempelwaarden, metingen en monitoringfrequentie
• Verplichtingen — een gevolgde toezegging of maatregel met frequentie en check-ins

AI Assist

• Ask AccessPoint (zaakassistent) — de alleen-lezen assistent op een zaak: gefundeerde, geciteerde antwoorden, Deze brief opstellen, en de modus My caseload

Rapporten & analyses

• Rapporten — de periodeselector voor rapporten en het gegroepeerde menu met vaste rapporten
• Zaakhygiëne — openstaande QA-bevindingen over elke open zaak, op basis van dezelfde deterministische regels als de kaart Zaakcontrole per zaak
• AI-systemenregister — implementatie, risicoklasse, menselijke betrokkenheid en de afgeleide goedkeuringspositie van ADM-gemarkeerde privacyonderwerpen
• Aangepaste rapporten & Report Studio — dashboards met rapportwidgets: onderwerp, groeperingen, kengetallen, filters en export
• Retentiebeoordeling — zaken na hun retentieperiode over alle vijf registers, en de opschoningsworkflow

Meldingen

• Meldingen — het in-app-overzicht van herinneringen en activiteitsmeldingen
• Meldingsvoorkeuren — per-categorie instellingen voor e-mail en in-app opt-in en herinneringen