Gebruikershandleiding

De Gebruikershandleiding behandelt alles wat u binnen AccessPoint doet — van het registreren van een toegangsverzoek tot het uitvoeren van een privacytoetsing, het afhandelen van een incident of het samenstellen van een rapport. Ga hieronder naar het gebied waarin u werkt. Elke pagina komt overeen met een scherm van waaruit u de in-app Help-knop (?) kunt openen.

Privacyopmerking: Custodians en Contributors werken altijd vanuit geanonimiseerde instructies en zien nooit persoonsgegevens van de verzoeker. Alleen coördinatoren, Reviewers en privacymedewerkers zien de identiteit van de verzoeker.

Dashboards & weergaven

• Verzoekendashboard — de verzoekenlijst doorzoeken, filteren, sorteren en beheren
• Toewijzingendashboard — het werk dat aan een Custodian is toegewezen, over verzoeken en toetsingen heen
• Takendashboard — de taaktoewijzingen, uploads en voltooiing van een Contributor
• Beoordelingendashboard — inzendingen beoordelen, goedkeuren of wijzigingen aanvragen
• Dashboardweergaven — kolom-, filter- en sorteerconfiguraties opslaan en wisselen

Toegangsverzoeken

• Verzoeken aanmaken — verzoektype, verzoekerkiezer en intakedetails
• Verzoekoverzicht — status, belangrijke datums, scope, verlengingen en de levenscyclusbalk
• Verzoeker — contactgegevens van de verzoeker, communicatievoorkeuren en correspondentiegeschiedenis
• Toewijzingen — toewijzingen aan Custodians aanmaken, instructies en voortgang van de verzameling
• Documenten — de beoordelingswerkruimte: uploaden, labels, families, leesregistratie en redactie
• Samenwerking — adviseurs, lezers, consultaties en interne opmerkingen
• Antwoord — het antwoordpakket samenstellen, methode en attestaties
• Activiteit — de audittrail van wijzigingen, statusovergangen en gebruikersacties

Documenten & redactie

• Documentwerkruimte — documenten uploaden, taggen, trieren, redigeren en dossiers samenstellen met uitzonderingen
• Dubbele documenten — duplicaten groeperen voor een efficiënte, niet-destructieve beoordeling

Toewijzingen, taken & delegatie

• Toewijzingsdetails — instructies, taken, documenten, attestatie en goedkeuren/wijzigingen aanvragen
• Taakdetails — instructies, repositoryresultaten, documenten, uren en indienen
• Repositorydetails — een dossierbron, de bijbehorende zoekresultaten en de taakkoppeling
• Delegaties — Custodian- of toewijzingswerk delegeren en actieve delegaties bekijken

Verzoekers & contacten

• Verzoekers & contacten — de contactenwerkruimte: verzoekers, organisaties, instroomwachtrij en consultatiecontacten
• Verzoekercontact — identiteit, taal, tariefcategorie, doorstroombeheer, F&V en samenvoegen
• Verzoekersorganisatie — organisatie-identiteit, gekoppelde contacten, limieten voor actieve verzoeken en samenvoegen

Consultaties & correspondentie

• Consultaties — consultatiepartijen, wettelijke termijnen, correspondentie en uitkomst
• Correspondentie — een vastgelegde of gegenereerde communicatie met de verzoeker, met de bijbehorende thread
• Correspondentie verzenden — de sjabloonbibliotheek, tokensamenvoeging en verzenden/vastleggen met de PII-firewall

Privacytoetsingen & ROPA

• Toetsingen aanmaken — een PIA-, AIA- of beveiligingstoetsing starten met een type, sjabloon en screeningsvragenlijst
• Toetsingsdetails — sectie-invulling, delegaties, risico's, documenten, beoordeling en afsluiting
• Toetsingsdelegaties — een vragenlijstsectie toewijzen aan een medewerker en diens concept samenvoegen
• Privacyobjecten — de directory van herbruikbare programma's/systemen en hun ROPA-registraties conform Art.30
• Privacyobjectdetails — identiteit, verwerkingsregister en toetsings-/incidentgeschiedenis

Incidenten & datalekken

• Incidenten aanmaken — een privacy-incident of datalekrecord registreren
• Incidentdetails — feiten, indamming, risico op schade, meldingen, herstel en afsluiting
• Incidentmaatregelen — een indammings- of herstelmaatregel, het type, de effectiviteit en de voortgang ervan

Klachten & beroepen

• Klachten aanmaken — een klacht- of beroepsrecord registreren
• Klachtdetails — partijen, wettelijke termijnklok, ontvankelijkheid, onderzoek en afsluiting

Risico's & verplichtingen

• Risicodetails — risicoclassificatie, beheerkaarten, behandelplan, KRI-monitoring en afsluiting
• Risicobehandeltaken — een risicobeperkende actie in het behandelplan van een risico
• Risico-indicatoren — kritieke risico-indicatoren (KRI's): drempelwaarden, metingen en monitoringfrequentie
• Verplichtingen — een gevolgde toezegging of maatregel met frequentie en check-ins

Rapporten & analyses

• Rapporten — de periodeselector voor rapporten en het gegroepeerde menu met vaste rapporten
• Rapportbouwer — de aangepaste rapportbouwer: onderwerp, groeperingen, kengetallen, filters en export
• Retentiebeoordeling — verzoeken na hun retentieperiode en de vernietigingsworkflow

Meldingen

• Meldingen — het in-app-overzicht van herinneringen en activiteitsmeldingen
• Meldingsvoorkeuren — per-categorie instellingen voor e-mail en in-app opt-in en herinneringen