Podręcznik użytkownika

Podręcznik użytkownika obejmuje wszystko, co robisz w AccessPoint — od rejestrowania wniosku o dostęp, przez przeprowadzanie oceny prywatności, po obsługę incydentu czy tworzenie raportu. Przejdź poniżej do obszaru, w którym pracujesz. Każda strona dokumentacji odpowiada ekranowi w aplikacji, z którego można otworzyć przycisk pomocy (?).

Uwaga dotycząca prywatności: Custodians i Contributors zawsze pracują na podstawie zanonimizowanych instrukcji i nigdy nie widzą danych osobowych wnioskodawcy. Tożsamość wnioskodawcy widzą wyłącznie koordynatorzy, Reviewers i personel ds. prywatności.

Zacznij tutaj

• Przebieg spraw — proces i uczestnicy — jak cztery typy spraw współdzielą jeden wspólny szkielet: etapy cyklu życia, kto co robi i gdzie znajduje się praca

Pulpity i widoki

• My Day (Mój dzień) — spersonalizowany, uporządkowany według priorytetu strumień działań oraz przypięte kafelki raportów (domyślna karta startowa)
• Pulpit wniosków — wyszukiwanie, filtrowanie, sortowanie i zarządzanie listą wniosków
• Pulpit zleceń — praca Custodian przydzielona w ramach wniosków i ocen
• Pulpit zadań — zadania przydzielone Contributor, przesyłanie dokumentów oraz ich ukończenie
• Pulpit przeglądów — przeglądanie zgłoszeń, zatwierdzanie lub żądanie zmian
• Widoki pulpitu — zapisywanie i przełączanie konfiguracji kolumn, filtrów i sortowania
• Pulpit ocen — lista rejestru PIA/AIA, karty podsumowania oraz rozpoczynanie nowej oceny
• Pulpit incydentów — rejestr naruszeń, karty podsumowania oraz zgłaszanie nowego incydentu
• Pulpit skarg — skargi i odwołania wraz z ich zegarami ustawowymi oraz rejestracja z wiadomości e-mail
• Pulpit ryzyk — samodzielny widok rejestru ryzyka oraz karta analizy portfela ryzyka

Wnioski o dostęp

• Tworzenie wniosków — typ wniosku, selektor wnioskodawcy i szczegóły przyjęcia
• Przegląd wniosku — status, kluczowe daty, zakres, przedłużenia i pasek cyklu życia
• Wnioskodawca — dane kontaktowe wnioskodawcy, preferencje komunikacji i historia korespondencji
• Zlecenia — tworzenie zleceń dla Custodians, instrukcje i postęp gromadzenia dokumentów
• Dokumenty — obszar roboczy przeglądu: przesyłanie, tagi, rodziny dokumentów, śledzenie odczytu i redakcja
• Współpraca — doradcy, czytelnicy, konsultacje i komentarze wewnętrzne
• Odpowiedź i opłaty — karta kolejnego kroku, opłaty, metoda odpowiedzi, zamknięcie wraz z kontrolą kompletności oraz eksport audytu sprawy
• Aktywność — ślad audytu zmian, przejść statusów i działań użytkowników

Dokumenty i redakcja

• Obszar roboczy dokumentów — przesyłanie, tagowanie, klasyfikacja, redakcja i pakowanie akt z wyłączeniami
• Duplikaty dokumentów — obsługa duplikatów oparta na decyzjach, z kopią nadrzędną i propagacją redakcji

Zlecenia, zadania i delegowanie

• Szczegóły zlecenia — instrukcje, zadania, dokumenty, poświadczenie oraz zatwierdzanie/żądanie zmian
• Szczegóły zadania — instrukcje, wyniki repozytorium, dokumenty, godziny i przesyłanie
• Szczegóły repozytorium — źródło akt, wyniki wyszukiwania i powiązanie z zadaniem
• Delegowanie — organizowanie zastępstwa kolegi w Twojej pracy podczas nieobecności (nakładka dostępu, a nie przekazanie własności)

Wnioskodawcy i kontakty

• Wnioskodawcy i kontakty — obszar roboczy kontaktów: wnioskodawcy, instytucje, kolejka przyjęć i kontakty konsultacyjne
• Kontakt wnioskodawcy — tożsamość, język, kategoria opłat, kontrola przepływu, obszar roboczy Conduct (F&V) oraz scalanie
• Instytucja wnioskodawcy — tożsamość organizacji, powiązane kontakty, limity aktywnych wniosków i scalanie

Konsultacje i korespondencja

• Konsultacje — strony konsultacji, ustawowe terminy, korespondencja i wynik
• Korespondencja — zarejestrowana lub wygenerowana komunikacja z wnioskodawcą oraz jej wątek
• Wysyłanie korespondencji — biblioteka szablonów, pola scalania oraz wysyłanie/rejestrowanie z zaporą PII

Oceny prywatności i ROPA

• Tworzenie ocen — rozpoczynanie oceny PIA/AIA/bezpieczeństwa z wyborem typu, szablonu i kwestionariusza przesiewowego
• Szczegóły oceny — wypełnianie sekcji, przydziały sekcji, ryzyka, dokumenty, weryfikacja i zamknięcie
• Przydziały sekcji oceny — przydzielanie sekcji kwestionariusza współpracownikowi i scalanie jego wersji roboczej
• Przedmioty prywatności i kontrole — katalog wielokrotnego użytku przedmiotów prywatności (programów, systemów i innych), ich rejestry Art.30 ROPA, powiązane kontrole oraz rejestr dostawców
• Szczegóły przedmiotu prywatności — tożsamość, rejestry czynności przetwarzania oraz historia ocen/incydentów

Incydenty i naruszenia

• Tworzenie incydentów — rejestrowanie incydentu związanego z prywatnością lub naruszenia
• Szczegóły incydentu — fakty, powstrzymanie, ryzyko szkody, powiadomienia, naprawa i zamknięcie
• Środki incydentu — środek powstrzymujący lub naprawczy, jego typ, skuteczność i postęp

Skargi i odwołania

• Tworzenie skarg — rejestrowanie skargi lub odwołania
• Szczegóły skargi — strony, ustawowe zegary, zarzuty i ustalenia, korespondencja, postępowanie wyjaśniające i zamknięcie
• Strumienie pracy dotyczące skarg — delegowana linia postępowania wyjaśniającego: produkt pracy w postaci ustaleń oraz cykl przesłania → przeglądu

Ryzyka i zobowiązania

• Szczegóły ryzyka — ocena ryzyka, karty zarządzania, plan postępowania z ryzykiem, monitorowanie KRI i zamknięcie
• Zadania postępowania z ryzykiem — działanie łagodzące w planie postępowania z ryzykiem
• Wskaźniki ryzyka — kluczowe wskaźniki ryzyka (KRI): progi, odczyty i częstotliwość monitorowania
• Zobowiązania — śledzone zobowiązanie lub środek wraz z częstotliwością i punktami kontrolnymi

AI Assist

• Ask AccessPoint (asystent sprawy) — asystent tylko do odczytu działający na sprawie: odpowiedzi ugruntowane w danych i opatrzone cytowaniami, funkcja Zredaguj to pismo oraz tryb Moje sprawy

Raporty i analizy

• Raporty — selektor okresu raportowania oraz pogrupowane menu gotowych raportów
• Kontrola jakości spraw — otwarte ustalenia kontroli jakości we wszystkich otwartych sprawach, na podstawie tych samych deterministycznych reguł co karta Kontrola sprawy dla pojedynczej sprawy
• Rejestr systemów AI — wdrożenie, klasa ryzyka, zaangażowanie człowieka oraz wyprowadzone stanowisko zatwierdzenia przedmiotów prywatności oznaczonych flagą ADM
• Raporty niestandardowe i Report Studio — pulpity widżetów raportowych: temat, grupowania, miary, filtry i eksport
• Przegląd retencji — rekordy, które przekroczyły okres retencji we wszystkich pięciu rejestrach, oraz proces trwałego usuwania

Powiadomienia

• Powiadomienia — wewnątrzaplikacyjny kanał przypomnień i powiadomień o aktywności
• Preferencje powiadomień — ustawienia włączania powiadomień e-mail i w aplikacji oraz przypomnień w podziale na kategorie