Podręcznik użytkownika

Podręcznik użytkownika obejmuje wszystko, co robisz w AccessPoint — od rejestrowania wniosku o dostęp, przez przeprowadzanie oceny prywatności, po obsługę incydentu czy tworzenie raportu. Przejdź poniżej do obszaru, w którym pracujesz. Każda strona dokumentacji odpowiada ekranowi w aplikacji, z którego można otworzyć przycisk pomocy (?).

Uwaga dotycząca prywatności: Custodians i Contributors zawsze pracują na podstawie zanonimizowanych instrukcji i nigdy nie widzą danych osobowych wnioskodawcy. Tożsamość wnioskodawcy widzą wyłącznie koordynatorzy, Reviewers i personel ds. prywatności.

Pulpity i widoki

• Pulpit wniosków — wyszukiwanie, filtrowanie, sortowanie i zarządzanie listą wniosków
• Pulpit zleceń — praca Custodian przydzielona w ramach wniosków i ocen
• Pulpit zadań — zadania przydzielone Contributor, przesyłanie dokumentów oraz ich ukończenie
• Pulpit przeglądów — przeglądanie zgłoszeń, zatwierdzanie lub żądanie zmian
• Widoki pulpitu — zapisywanie i przełączanie konfiguracji kolumn, filtrów i sortowania

Wnioski o dostęp

• Tworzenie wniosków — typ wniosku, selektor wnioskodawcy i szczegóły przyjęcia
• Przegląd wniosku — status, kluczowe daty, zakres, przedłużenia i pasek cyklu życia
• Wnioskodawca — dane kontaktowe wnioskodawcy, preferencje komunikacji i historia korespondencji
• Zlecenia — tworzenie zleceń dla Custodians, instrukcje i postęp gromadzenia dokumentów
• Dokumenty — obszar roboczy przeglądu: przesyłanie, tagi, rodziny dokumentów, śledzenie odczytu i redakcja
• Współpraca — doradcy, czytelnicy, konsultacje i komentarze wewnętrzne
• Odpowiedź — przygotowanie pakietu odpowiedzi, metody i poświadczeń
• Aktywność — ślad audytu zmian, przejść statusów i działań użytkowników

Dokumenty i redakcja

• Obszar roboczy dokumentów — przesyłanie, tagowanie, klasyfikacja, redakcja i pakowanie akt z wyłączeniami
• Duplikaty dokumentów — grupowanie duplikatów w celu wydajnego i nieniszczącego przeglądu

Zlecenia, zadania i delegowanie

• Szczegóły zlecenia — instrukcje, zadania, dokumenty, poświadczenie oraz zatwierdzanie/żądanie zmian
• Szczegóły zadania — instrukcje, wyniki repozytorium, dokumenty, godziny i przesyłanie
• Szczegóły repozytorium — źródło akt, wyniki wyszukiwania i powiązanie z zadaniem
• Delegowanie — delegowanie pracy Custodian lub zlecenia oraz przeglądanie aktywnych delegowań

Wnioskodawcy i kontakty

• Wnioskodawcy i kontakty — obszar roboczy kontaktów: wnioskodawcy, instytucje, kolejka przyjęć i kontakty konsultacyjne
• Kontakt wnioskodawcy — tożsamość, język, kategoria opłat, kontrola przepływu, F&V i scalanie
• Instytucja wnioskodawcy — tożsamość organizacji, powiązane kontakty, limity aktywnych wniosków i scalanie

Konsultacje i korespondencja

• Konsultacje — strony konsultacji, ustawowe terminy, korespondencja i wynik
• Korespondencja — zarejestrowana lub wygenerowana komunikacja z wnioskodawcą oraz jej wątek
• Wysyłanie korespondencji — biblioteka szablonów, scalanie tokenów oraz wysyłanie/rejestrowanie z zaporą PII

Oceny prywatności i ROPA

• Tworzenie ocen — rozpoczynanie oceny PIA/AIA/bezpieczeństwa z wyborem typu, szablonu i kwestionariusza przesiewowego
• Szczegóły oceny — wypełnianie sekcji, delegowania, ryzyka, dokumenty, weryfikacja i zamknięcie
• Delegowanie sekcji oceny — przydzielanie sekcji kwestionariusza współpracownikowi i scalanie jego wersji roboczej
• Przedmioty prywatności — katalog wielokrotnego użytku programów/systemów oraz ich rejestrów Art.30 ROPA
• Szczegóły przedmiotu prywatności — tożsamość, rejestry czynności przetwarzania oraz historia ocen/incydentów

Incydenty i naruszenia

• Tworzenie incydentów — rejestrowanie incydentu związanego z prywatnością lub naruszenia
• Szczegóły incydentu — fakty, powstrzymanie, ryzyko szkody, powiadomienia, naprawa i zamknięcie
• Środki incydentu — środek powstrzymujący lub naprawczy, jego typ, skuteczność i postęp

Skargi i odwołania

• Tworzenie skarg — rejestrowanie skargi lub odwołania
• Szczegóły skargi — strony, zegar ustawowego terminu, dopuszczalność, postępowanie wyjaśniające i zamknięcie

Ryzyka i zobowiązania

• Szczegóły ryzyka — ocena ryzyka, karty zarządzania, plan postępowania z ryzykiem, monitorowanie KRI i zamknięcie
• Zadania postępowania z ryzykiem — działanie łagodzące w planie postępowania z ryzykiem
• Wskaźniki ryzyka — kluczowe wskaźniki ryzyka (KRI): progi, odczyty i częstotliwość monitorowania
• Zobowiązania — śledzone zobowiązanie lub środek wraz z częstotliwością i punktami kontrolnymi

Raporty i analizy

• Raporty — selektor okresu raportowania oraz pogrupowane menu gotowych raportów
• Kreator raportów — kreator raportów niestandardowych: temat, grupowania, miary, filtry i eksport
• Przegląd retencji — wnioski, które przekroczyły okres retencji, oraz proces trwałego usuwania

Powiadomienia

• Powiadomienia — wewnątrzaplikacyjny kanał przypomnień i powiadomień o aktywności
• Preferencje powiadomień — ustawienia włączania powiadomień e-mail i w aplikacji oraz przypomnień w podziale na kategorie