Guia do Utilizador

O Guia do Utilizador cobre tudo o que faz dentro do AccessPoint — desde registar um pedido de acesso até executar uma avaliação de privacidade, gerir um incidente ou criar um relatório. Vá diretamente para a área em que trabalha, abaixo. Cada página corresponde a um ecrã a partir do qual pode abrir o botão de Ajuda (?) integrado na aplicação.

Nota de privacidade: Os custodians e contributors trabalham sempre a partir de instruções desidentificadas e nunca veem informação pessoal do requerente. Apenas os coordenadores, revisores e o pessoal de privacidade veem a identidade do requerente.

Comece Aqui

• Fluxos de Trabalho de Caso — Processo e Intervenientes — como os quatro tipos de caso partilham uma espinha dorsal: as suas etapas do ciclo de vida, quem faz o quê, e onde vive o trabalho

Painéis e Vistas

• O Meu Dia — o feed pessoal priorizado e os mosaicos de relatório fixados (o separador de destino predefinido)
• Painel de Pedidos — pesquisa, filtragem, ordenação e gestão da lista de pedidos
• Painel de Atribuições — o trabalho atribuído a um custodian, em pedidos e avaliações
• Painel de Tarefas — as tarefas atribuídas a um contributor, os carregamentos e a conclusão
• Painel de Revisões — revisão de submissões, aprovação ou solicitação de alterações
• Vistas do Painel — guardar e alternar entre configurações de colunas, filtros e ordenação
• Painel de Avaliações — a lista do registo de PIA/AIA, os cartões de resumo e o início de uma nova avaliação
• Painel de Incidentes — o registo de violações, os cartões de resumo e a comunicação de um novo incidente
• Painel de Reclamações — reclamações e recursos com os respetivos prazos legais, e o registo a partir de email
• Painel de Riscos — a vista do registo de riscos autónomos e o cartão de análise do portefólio de riscos

Pedidos de Acesso

• Criar Pedidos — tipo de pedido, seletor de requerente e detalhes de admissão
• Visão Geral do Pedido — estado, datas-chave, âmbito, extensões e a barra do ciclo de vida
• Requerente — contacto do requerente, preferências de comunicação e histórico de correspondência
• Atribuições — criação de atribuições a custodians, instruções e progresso da recolha
• Documentos — o espaço de trabalho de revisão: carregamento, etiquetas, famílias, acompanhamento de leitura e redação
• Colaboração — advisors, readers, consultas e comentários internos
• Resposta e Taxas — o cartão de próximo passo, taxas, método de resposta, encerramento com a sua verificação de completude, e a exportação de auditoria do caso
• Atividade — o registo de auditoria de alterações, transições de estado e ações dos utilizadores

Documentos e Redação

• Espaço de Trabalho de Documentos — carregar, etiquetar, triar, redigir e empacotar registos com isenções
• Documentos Duplicados — tratamento de duplicados baseado em decisões, com uma cópia autoritativa e propagação de redações

Atribuições, Tarefas e Delegação

• Detalhes da Atribuição — instruções, tarefas, documentos, atestação e aprovar/solicitar alterações
• Detalhes da Tarefa — instruções, resultados de repositório, documentos, horas e submissão
• Detalhes do Repositório — uma fonte de registos, os respetivos resultados de pesquisa e a associação a tarefas
• Delegações — organizar a cobertura do seu trabalho por um colega enquanto está ausente (uma sobreposição de acesso, não uma reatribuição)

Requerentes e Contactos

• Requerentes e Contactos — o espaço de trabalho de contactos: requerentes, instituições, fila de admissão e contactos de consulta
• Contacto do Requerente — identidade, idioma, categoria de taxa, controlo de fluxo, o espaço de trabalho de Conduta (F&V) e fusão
• Instituição do Requerente — identidade da organização, contactos afiliados, limites de pedidos ativos e fusão

Consultas e Correspondência

• Consultas — partes da consulta, prazos legais, correspondência e resultado
• Correspondência — uma comunicação registada ou gerada com o requerente, e a respetiva cadeia de mensagens
• Enviar Correspondência — a biblioteca de modelos, a fusão de tokens e o envio/captura com o firewall de PII

Avaliações de Privacidade e ROPA

• Criar Avaliações — início de uma avaliação de PIA/AIA/Segurança com um tipo, modelo e questionário de triagem
• Detalhes da Avaliação — preenchimento de secções, atribuições de secção, riscos, documentos, revisão e encerramento
• Atribuições de Secção — atribuição de uma secção do questionário a um colaborador e fusão do respetivo rascunho
• Sujeitos de Privacidade e Controlos — o diretório de sujeitos de privacidade reutilizáveis (programas, sistemas e mais), os respetivos registos de ROPA do Art. 30, os controlos associados e o registo de fornecedores
• Detalhes do Assunto de Privacidade — identidade, registos de processamento e histórico de avaliações/incidentes

Incidentes e Violações

• Criar Incidentes — registo de um incidente de privacidade ou de uma violação
• Detalhes do Incidente — factos, contenção, risco de dano, notificações, remediação e encerramento
• Medidas de Incidente — uma medida de contenção ou remediação, o seu tipo, eficácia e progresso

Reclamações e Recursos

• Criar Reclamações — registo de uma reclamação ou de um recurso
• Detalhes da Reclamação — partes, prazos legais, alegações e conclusões, correspondência, investigação e encerramento
• Fluxos de Trabalho de Reclamação — uma linha de investigação delegada: o produto de trabalho de conclusões e o ciclo de vida de submissão → revisão

Riscos e Compromissos

• Detalhes do Risco — classificação de risco, cartões de gestão, plano de tratamento, monitorização de KRI e encerramento
• Tarefas de Tratamento de Risco — uma ação de mitigação no plano de tratamento de um risco
• Indicadores de Risco — indicadores-chave de risco (KRIs): limiares, leituras e cadência de monitorização
• Compromissos — uma promessa ou medida acompanhada, com cadência e pontos de situação

AI Assist

• Ask AccessPoint (Assistente de Caso) — o assistente só de leitura num caso: respostas fundamentadas e citadas, Rascunhar esta carta, e o modo A Minha Carteira

Relatórios e Análises

• Relatórios — o seletor de período de relatório e o menu agrupado de relatórios fixos
• Higiene do Caso — resultados de QA em aberto em todos os casos abertos, a partir das mesmas regras determinísticas do cartão de Verificação do Caso por caso
• Registo de Sistemas de IA — estado de implantação, classe de risco, envolvimento humano e posição de aprovação derivada dos sujeitos de privacidade assinalados como ADM
• Relatórios Personalizados e Report Studio — dashboards de widgets de relatório: assunto, agrupamentos, medidas, filtros e exportação
• Revisão de Retenção — registos que ultrapassaram o seu período de retenção nos cinco registos, e o fluxo de trabalho de purga

Notificações

• Notificações — o feed na aplicação de lembretes e avisos de atividade
• Preferências de Notificação — definições de opt-in e lembretes por categoria, para email e na aplicação