Användarguide

Användarguiden täcker allt du gör i AccessPoint — från att registrera en åtkomstförfrågan till att genomföra en integritetsbedömning, hantera en incident eller bygga en rapport. Hoppa till det område du arbetar inom nedan. Varje sida motsvarar en skärm varifrån du kan öppna hjälpknappen (?) i appen.

Integritetsanmärkning: Förvaltare och medarbetare arbetar alltid utifrån sanerade instruktioner och ser aldrig den sökandes personuppgifter. Endast samordnare, granskare och integritetspersonal ser den sökandes identitet.

Översikter och vyer

• Förfrågningsöversikt — sökning, filtrering, sortering och hantering av förfrågningslistan
• Uppdragsöversikt — en förvaltares tilldelade arbete över förfrågningar och bedömningar
• Uppgiftsöversikt — en medarbetares uppgiftstilldelningar, uppladdningar och slutförande
• Granskningsöversikt — granska inlämningar, godkänna eller begära ändringar
• Vyer för instrumentpanel — spara och växla mellan konfigurationer för kolumner, filter och sortering

Åtkomstförfrågningar

• Skapa förfrågningar — förfrågningstyp, sökandeväljare och registreringsdetaljer
• Förfrågningsöversikt — status, nyckeldatum, omfattning, förlängningar och livscykelspåret
• Sökande — sökandens kontaktuppgifter, kommunikationspreferenser och korrespondenshistorik
• Uppdrag — skapa uppdrag för förvaltare, instruktioner och insamlingsframsteg
• Dokument — granskningsarbetsytan: uppladdning, taggar, familjer, lässpårning och maskning
• Samarbete — rådgivare, läsare, konsultationer och interna kommentarer
• Svar — sammansättning av svarspaketet, metod och intygningar
• Aktivitet — revisionsspåret över ändringar, statusövergångar och användaråtgärder

Dokument och maskning

• Dokumentarbetsyta — ladda upp, tagga, sortera, maska och paketera dokument med undantag
• Dubblettdokument — gruppera dubbletter för effektiv, icke-destruktiv granskning

Uppdrag, uppgifter och delegering

• Uppdragsdetaljer — instruktioner, uppgifter, dokument, intygning och godkänn/begär ändringar
• Uppgiftsdetaljer — instruktioner, resultat från arkiv, dokument, timmar och inlämning
• Arkivdetaljer — en dokumentkälla, dess sökresultat och koppling till uppgifter
• Delegering — delegera förvaltar- eller uppdragsarbete och visa aktiva delegeringar

Sökande och kontakter

• Sökande och kontakter — kontaktarbetsytan: sökande, institutioner, mottagningskö och konsultationskontakter
• Sökandekontakt — identitet, språk, avgiftskategori, flödeskontroll, F&V och sammanslagning
• Sökandeinstitution — organisationsidentitet, anknutna kontakter, tak för aktiva förfrågningar och sammanslagning

Konsultationer och korrespondens

• Konsultationer — konsultationsparter, lagstadgade tidsfönster, korrespondens och resultat
• Korrespondens — en loggad eller genererad kommunikation med den sökande och dess tråd
• Skicka korrespondens — mallbiblioteket, tokensammanslagning och skicka/fånga med PU-brandväggen

Integritetsbedömningar och ROPA

• Skapa bedömningar — starta en PIA-, AIA- eller Säkerhetsbedömning med typ, mall och screeningformulär
• Bedömningsdetaljer — ifyllnad av avsnitt, delegeringar, risker, dokument, granskning och avslut
• Bedömningsdelegeringar — tilldela ett frågeformulärsavsnitt till en medarbetare och slå samman dennes utkast
• Integritetsobjekt — katalogen över återanvändbara program/system och deras Art.30 ROPA-poster
• Detaljer för integritetsobjekt — identitet, behandlingsregister och bedömnings-/incidenthistorik

Incidenter och dataintrång

• Skapa incidenter — registrera en integritetsincident eller ett dataintrång
• Incidentdetaljer — fakta, inneslutning, riskbedömning av skada, aviseringar, avhjälpande åtgärder och avslut
• Incidentåtgärder — en inneslutnings- eller avhjälpande åtgärd, dess typ, effektivitet och förlopp

Klagomål och överklaganden

• Skapa klagomål — registrera ett klagomål eller överklagande
• Klagomålsdetaljer — parter, lagstadgad klocka, tillåtlighet, utredning och avslut

Risker och åtaganden

• Riskdetaljer — riskgradering, hanteringskort, riskbehandlingsplan, KRI-övervakning och avslut
• Riskbehandlingsuppgifter — en riskreducerande åtgärd i en risks behandlingsplan
• Riskindikatorer — nyckelriskindikatorer (KRI:er): tröskelvärden, avläsningar och övervakningsintervall
• Åtaganden — ett spårat åtagande eller en åtgärd med intervall och avstämningar

Rapporter och analys

• Rapporter — väljaren för rapportperiod och den grupperade menyn med fasta rapporter
• Rapportbyggare — den anpassade rapportbyggaren: ämne, grupperingar, mått, filter och export
• Kvarhållandeöversyn — förfrågningar som passerat sin kvarhållandeperiod och arbetsflödet för radering

Aviseringar

• Aviseringar — appflödet med påminnelser och aktivitetsnotiser
• Aviseringsinställningar — e-post- och appinställningar per kategori för anmälan och påminnelser