Användarguide

Användarguiden täcker allt du gör i AccessPoint — från att registrera en åtkomstförfrågan till att genomföra en integritetsbedömning, hantera en incident eller bygga en rapport. Hoppa till det område du arbetar inom nedan. Varje sida motsvarar en skärm varifrån du kan öppna hjälpknappen (?) i appen.

Integritetsanmärkning: Förvaltare och medarbetare arbetar alltid utifrån sanerade instruktioner och ser aldrig den sökandes personuppgifter. Endast samordnare, granskare och integritetspersonal ser den sökandes identitet.

Börja här

• Ärendeflöden — process och aktörer — hur de fyra ärendetyperna delar en gemensam ryggrad: deras livscykelfaser, vem som gör vad och var arbetet sker

Översikter och vyer

• Min dag — det prioriterade personliga flödet och fästa rapportbrickor (standardfliken vid inloggning)
• Förfrågningsöversikt — sökning, filtrering, sortering och hantering av förfrågningslistan
• Uppdragsöversikt — en förvaltares tilldelade arbete över förfrågningar och bedömningar
• Uppgiftsöversikt — en medarbetares uppgiftstilldelningar, uppladdningar och slutförande
• Granskningsöversikt — granska inlämningar, godkänna eller begära ändringar
• Vyer för instrumentpanel — spara och växla mellan konfigurationer för kolumner, filter och sortering
• Instrumentpanel för bedömningar — PIA-/AIA-registerlistan, sammanfattningskort och att starta en ny bedömning
• Instrumentpanel för incidenter — dataintrångsregistret, sammanfattningskort och att rapportera en ny incident
• Instrumentpanel för klagomål — klagomål och överklaganden med sina lagstadgade klockor, samt registrering från e-post
• Instrumentpanel för risker — den fristående vyn över riskregistret och kortet för riskportföljanalys

Åtkomstförfrågningar

• Skapa förfrågningar — förfrågningstyp, sökandeväljare och registreringsdetaljer
• Förfrågningsöversikt — status, nyckeldatum, omfattning, förlängningar och livscykelspåret
• Sökande — sökandens kontaktuppgifter, kommunikationspreferenser och korrespondenshistorik
• Uppdrag — skapa uppdrag för förvaltare, instruktioner och insamlingsframsteg
• Dokument — granskningsarbetsytan: uppladdning, taggar, familjer, lässpårning och maskning
• Samarbete — rådgivare, läsare, konsultationer och interna kommentarer
• Svar och avgifter — nästa-steg-kortet, avgifter, svarsmetod, avslut med dess fullständighetskontroll samt ärenderevisionsexporten
• Aktivitet — revisionsspåret över ändringar, statusövergångar och användaråtgärder

Dokument och maskning

• Dokumentarbetsyta — ladda upp, tagga, sortera, maska och paketera dokument med undantag
• Dubblettdokument — beslutsbaserad hantering av dubbletter med en auktoritativ kopia och maskeringsspridning

Uppdrag, uppgifter och delegering

• Uppdragsdetaljer — instruktioner, uppgifter, dokument, intygning och godkänn/begär ändringar
• Uppgiftsdetaljer — instruktioner, resultat från arkiv, dokument, timmar och inlämning
• Arkivdetaljer — en dokumentkälla, dess sökresultat och koppling till uppgifter
• Delegeringar — ordna så att en kollega täcker ditt arbete medan du är borta (ett åtkomstöverlägg, inte en omtilldelning)

Sökande och kontakter

• Sökande och kontakter — kontaktarbetsytan: sökande, institutioner, mottagningskö och konsultationskontakter
• Sökandekontakt — identitet, språk, avgiftskategori, flödeskontroll, arbetsytan för uppförande (F&V) och sammanslagning
• Sökandeinstitution — organisationsidentitet, anknutna kontakter, tak för aktiva förfrågningar och sammanslagning

Konsultationer och korrespondens

• Konsultationer — konsultationsparter, lagstadgade tidsfönster, korrespondens och resultat
• Korrespondens — en loggad eller genererad kommunikation med den sökande och dess tråd
• Skicka korrespondens — mallbiblioteket, tokensammanslagning och skicka/fånga med PU-brandväggen

Integritetsbedömningar och ROPA

• Skapa bedömningar — starta en PIA-, AIA- eller Säkerhetsbedömning med typ, mall och screeningformulär
• Bedömningsdetaljer — ifyllnad av avsnitt, avsnittstilldelningar, risker, dokument, granskning och avslut
• Avsnittstilldelningar — tilldela ett frågeformulärsavsnitt till en medarbetare och slå samman dennes utkast
• Integritetsobjekt och kontroller — katalogen över återanvändbara integritetsobjekt (program, system med mera), deras Art.30 ROPA-poster, länkade kontroller och leverantörsregistret
• Detaljer för integritetsobjekt — identitet, behandlingsregister och bedömnings-/incidenthistorik

Incidenter och dataintrång

• Skapa incidenter — registrera en integritetsincident eller ett dataintrång
• Incidentdetaljer — fakta, inneslutning, riskbedömning av skada, aviseringar, avhjälpande åtgärder och avslut
• Incidentåtgärder — en inneslutnings- eller avhjälpande åtgärd, dess typ, effektivitet och förlopp

Klagomål och överklaganden

• Skapa klagomål — registrera ett klagomål eller överklagande
• Klagomålsdetaljer — parter, lagstadgade klockor, anklagelser och avgöranden, korrespondens, utredning och avslut
• Utredningsspår för klagomål — en delegerad utredningslinje: arbetsresultat i form av fynd samt livscykeln inlämning → granskning

Risker och åtaganden

• Riskdetaljer — riskgradering, hanteringskort, riskbehandlingsplan, KRI-övervakning och avslut
• Riskbehandlingsuppgifter — en riskreducerande åtgärd i en risks behandlingsplan
• Riskindikatorer — nyckelriskindikatorer (KRI:er): tröskelvärden, avläsningar och övervakningsintervall
• Åtaganden — ett spårat åtagande eller en åtgärd med intervall och avstämningar

AI Assist

• Fråga AccessPoint (ärendeassistent) — den skrivskyddade assistenten på ett ärende: grundade svar med källhänvisningar, Skapa utkast till brev och läget Min ärendemängd

Rapporter och analys

• Rapporter — väljaren för rapportperiod och den grupperade menyn med fasta rapporter
• Ärendehygien — öppna kvalitetsgranskningsfynd över alla öppna ärenden, utifrån samma deterministiska regler som kortet Ärendekontroll för enskilda ärenden
• AI-systemregister — driftsättning, riskklass, mänsklig inblandning och härledd godkännandeposition för ADM-flaggade integritetsobjekt
• Anpassade rapporter och Report Studio — instrumentpaneler med rapportmoduler: ämne, grupperingar, mått, filter och export
• Kvarhållandeöversyn — poster vars kvarhållandeperiod har löpt ut i samtliga fem register, samt gallringsarbetsflödet

Aviseringar

• Aviseringar — appflödet med påminnelser och aktivitetsnotiser
• Aviseringsinställningar — e-post- och appinställningar per kategori för anmälan och påminnelser