Organizacja

Ustawienie Organizacja przechowuje nazwę wyświetlaną Twojej instytucji — nazwę, którą AccessPoint wstawia do generowanych zawiadomień, pism i tokenów korespondencji. Ustaw ją raz, a każdy szablon odwołujący się do instytucji automatycznie pobierze prawidłową nazwę.

Gdzie to znaleźć

Otwórz Ustawienia z paska narzędzi aplikacji i wybierz Organizacja w grupie Rozpoczęcie pracy. Podobnie jak każdy obszar konfiguracji, otwiera się on jako panel wysuwany z opcją Powrót do ustawień oraz ikoną Pomocy (?) w nagłówku. Zobacz Przegląd ustawień, aby dowiedzieć się, jak zorganizowany jest panel ustawień.

Pola

Gdzie używana jest nazwa

Nazwa wyświetlana to nie tylko etykieta w dzierżawie — jest ona podstawiana do dokumentów wysyłanych przez Twoje biuro:

• Generowane zawiadomienia i pisma — korespondencja tworzona na podstawie biblioteki szablonów zawiera nazwę instytucji.
• Tokeny korespondencji — szablony odwołują się do nazwy za pomocą tokenów (np. {InstitutionName}), więc jednorazowa zmiana w tym miejscu przenosi się na wszystko, co zostanie wygenerowane później.

Skrzynki odbiorcze wniosków

Panel Organizacja zawiera również listę skrzynek odbiorczych wniosków — adresów współdzielonych skrzynek pocztowych, które Twoje biuro monitoruje pod kątem napływających wniosków (na przykład skrzynkę odbiorczą dla wniosków o dostęp). Skrzynki wymienione w tym miejscu są oferowane jako gotowe opcje w dwóch miejscach:

• Nowy z e-maila — rozwijany przycisk Nowy na pulpicie Wniosków, który zamienia wiadomość e-mail znajdującą się w skrzynce pocztowej w wniosek bez konieczności ponownego wpisywania danych.
• Selektor przechwytywania wiadomości e-mail — podczas przechwytywania rekordów e-mail za pomocą Dodaj z Microsoft 365.

Konfiguracja nie nadaje dostępu. Umieszczenie skrzynki na tej liście jedynie dodaje ją do selektorów — każdy użytkownik nadal potrzebuje delegowania Full Access w Exchange, aby faktycznie ją otworzyć. Microsoft Graph egzekwuje przy każdym wywołaniu istniejące uprawnienia użytkownika do skrzynki pocztowej Exchange.

Biblioteka faktów

Obszar Organizacja przechowuje również wielokrotnego użytku bibliotekę faktów — miejsce, w którym rejestrujesz trwałe fakty o swojej organizacji, aby utrzymywać je tylko raz:

• Model hostingu — gdzie hostowane są Twoje dane i systemy.
• Standardowe podmioty przetwarzające — podmioty trzecie, z których rutynowo korzystasz.
• Domyślne okresy retencji — Twoje domyślne okresy przechowywania.
• Certyfikaty — certyfikaty i poświadczenia posiadane przez Twoją organizację.

To zwykłe dane organizacji, z których możesz korzystać w dowolnym miejscu. Gdy wdrożona jest opcjonalna funkcja AI Assist, te same fakty stanowią również podstawę sugestii odpowiedzi w kwestionariuszu PIA — dzięki czemu sugerowane odpowiedzi odzwierciedlają rzeczywisty stan Twojej organizacji, a nie ogólne założenia, a każdą z nich i tak przegląda człowiek i to on podejmuje decyzję. AI Assist jest opcjonalny; biblioteka faktów jest przydatna sama w sobie, niezależnie od tego, czy jest ona włączona. Sposób konfigurowania funkcji AI dla całej dzierżawy opisano na stronie Funkcje.

Wskazówki

• Ustaw nazwę wyświetlaną wcześnie — zanim zaczniesz generować korespondencję — aby zawiadomienia i pisma od pierwszego dnia zawierały prawidłową nazwę instytucji.