Organisatie

De instelling Organisatie slaat de weergavenaam van uw instelling op — de naam die AccessPoint samenvoegt in gegenereerde kennisgevingen, brieven en correspondentietokens. Stel deze eenmalig in, en elke sjabloon die naar de instelling verwijst, gebruikt automatisch de juiste naam.

Waar u dit vindt

Open Instellingen vanuit de werkbalk van de app en kies Organisatie in de groep Aan de slag. Zoals elk configuratiegebied wordt dit geopend als inschuifpaneel, met Terug naar instellingen en een Help-pictogram (?) in de kop. Zie het Overzicht van instellingen voor hoe de hub is georganiseerd.

Velden

Waar de naam wordt gebruikt

De weergavenaam is niet zomaar een label op de tenant — deze wordt ingevoegd in de documenten die uw bureau verstuurt:

• Gegenereerde kennisgevingen en brieven — correspondentie die wordt geproduceerd vanuit uw sjabloonbibliotheek draagt de naam van de instelling.
• Correspondentietokens — sjablonen verwijzen naar de naam via tokens (bijv. {InstitutionName}), zodat een enkele wijziging hier doorwerkt in alles wat daarna wordt gegenereerd.

Intake-postbussen

Het paneel Organisatie bevat ook de lijst met intake-postbussen — de gedeelde postbusadressen die uw bureau in de gaten houdt voor binnenkomende verzoeken (bijvoorbeeld een postbus voor toegangsverzoeken). Postbussen die hier zijn vermeld, worden op twee plekken aangeboden als kant-en-klare keuzes:

• Nieuw vanuit e-mail — de gesplitste knop Nieuw op het Verzoekendashboard, waarmee een e-mail die in een postbus staat zonder opnieuw typen wordt omgezet in een verzoek.
• De keuzelijst voor e-mailvastlegging — bij het vastleggen van e-mailrecords via Toevoegen vanuit Microsoft 365.

Configuratie geeft geen toegang. Door een postbus hier te vermelden, wordt deze alleen toegevoegd aan de keuzelijsten — elke gebruiker heeft nog steeds Exchange Volledige toegang-delegatie nodig om de postbus daadwerkelijk te openen. Microsoft Graph handhaaft bij elke aanroep de bestaande Exchange-postbusmachtigingen van de gebruiker.

Feitenbibliotheek

Het gebied Organisatie bevat ook een herbruikbare feitenbibliotheek — een plek om vaste feiten over uw organisatie vast te leggen, zodat u ze slechts eenmaal hoeft te onderhouden:

• Hostingpositie — waar uw gegevens en systemen worden gehost.
• Standaardverwerkers — de derde partijen waarop u routinematig een beroep doet.
• Standaardbewaartermijnen — uw standaardbewaartermijnen.
• Certificeringen — de certificeringen en attesten waarover uw organisatie beschikt.

Dit zijn gewone organisatiegegevens die u overal kunt gebruiken. Wanneer de optionele mogelijkheid AI Assist is geïmplementeerd, vormen dezelfde feiten ook de basis voor antwoordsuggesties bij toetsingen in de PIA-vragenlijst — zodat voorgestelde antwoorden de werkelijke positie van uw organisatie weerspiegelen in plaats van algemene aannames, en een persoon nog steeds elk antwoord beoordeelt en beslist. AI Assist is optioneel; de feitenbibliotheek is op zichzelf al nuttig, of deze nu is ingeschakeld of niet. Voor hoe AI-mogelijkheden tenant-breed worden geconfigureerd, zie de pagina Functies.

Tips

• Stel de weergavenaam vroeg in — voordat u begint met het genereren van correspondentie — zodat kennisgevingen en brieven vanaf dag één de juiste instellingsnaam dragen.