Organisaatio

Organisaatio-asetukseen tallennetaan laitoksesi näyttönimi — nimi, jonka AccessPoint liittää luotuihin ilmoituksiin, kirjeisiin ja kirjeenvaihdon tokeneihin. Aseta se kerran, niin jokainen laitokseen viittaava malli hakee oikean nimen automaattisesti.

Mistä se löytyy

Avaa Asetukset sovelluksen työkaluriviltä ja valitse Organisaatio ryhmästä Aloittaminen. Kuten kaikki asetusalueet, se avautuu liukupaneelina, jonka otsikossa on Takaisin asetuksiin ja Ohje (?) -kuvake. Katso Asetusten yleiskatsaus siitä, miten keskuspaikka on järjestetty.

Kentät

Missä nimeä käytetään

Näyttönimi ei ole vain vuokraajaan liitetty nimike — se yhdistetään asiakirjoihin, joita toimistosi lähettää:

• Luodut ilmoitukset ja kirjeet — mallikirjastostasi tuotettu kirjeenvaihto sisältää laitoksen nimen.
• Kirjeenvaihdon tokenit — mallit viittaavat nimeen tokenien kautta (esim. {InstitutionName}), joten yksi muutos täällä välittyy kaikkeen sen jälkeen luotuun sisältöön.

Vastaanottopostilaatikot

Organisaatio-paneeli sisältää myös vastaanottopostilaatikoiden luettelon — jaettujen postilaatikoiden osoitteet, joita toimistosi seuraa saapuvien pyyntöjen varalta (esimerkiksi tietopyyntöjen saapuvien viestien kansio). Täällä listatut postilaatikot tarjotaan valmiina vaihtoehtoina kahdessa paikassa:

• Uusi sähköpostista — Pyynnöt-koontinäytön jaettu Uusi-painike, joka muuttaa postilaatikossa olevan sähköpostin pyynnöksi ilman uudelleenkirjoittamista.
• Sähköpostin tallennuksen valitsin — kun sähköpostitietueita tallennetaan toiminnolla Lisää Microsoft 365:stä.

Määrittäminen ei myönnä käyttöoikeutta. Postilaatikon listaaminen täällä vain lisää sen valitsimiin — jokainen käyttäjä tarvitsee silti Exchangen Full Access -delegoinnin voidakseen todella avata sen. Microsoft Graph valvoo käyttäjän olemassa olevia Exchange-postilaatikko-oikeuksia jokaisella kutsulla.

Faktakirjasto

Organisaatio-alue sisältää myös uudelleenkäytettävän faktakirjaston — paikan, johon voit kirjata organisaatiotasi koskevat pysyvät faktat, jotta ylläpidät ne vain kerran:

• Isännöintiratkaisu — missä tietosi ja järjestelmäsi isännöidään.
• Vakiokäsittelijät — kolmannet osapuolet, joihin säännöllisesti tukeudut.
• Oletussäilytysajat — oletussäilytysaikasi.
• Sertifioinnit — organisaatiosi hallussa olevat sertifioinnit ja vahvistukset.

Nämä ovat tavallista organisaatiotietoa, jota voit hyödyntää missä tahansa. Kun valinnainen AI Assist -ominaisuus on otettu käyttöön, samat faktat toimivat myös PIA-kyselylomakkeen arvioinnin vastausehdotusten perustana — jolloin ehdotetut vastaukset heijastavat organisaatiosi todellista tilaa yleisluontoisten oletusten sijaan, ja ihminen tarkistaa ja päättää silti jokaisesta. AI Assist on valinnainen; faktakirjasto on hyödyllinen itsessään riippumatta siitä, onko se käytössä. Katso Ominaisuudet-sivulta, miten tekoälyominaisuudet määritetään koko vuokraajan laajuisesti.

Vinkit

• Aseta näyttönimi jo alkuvaiheessa — ennen kuin alat luoda kirjeenvaihtoa — jotta ilmoitukset ja kirjeet sisältävät oikean laitoksen nimen alusta lähtien.