Organisation — der Anzeigename der Institution, die Aufnahme-Postfächer und die wiederverwendbare Faktenbibliothek
Last updated: July 22, 2026 by Steve
Organisation
Die Einstellung „Organisation" speichert den Anzeigenamen Ihrer Institution — den Namen, den AccessPoint in generierte Benachrichtigungen, Schreiben und Korrespondenz-Token einfügt. Legen Sie ihn einmal fest, und jede Vorlage, die auf die Institution verweist, übernimmt automatisch den korrekten Namen.
Wo Sie es finden
Öffnen Sie Einstellungen über die App-Symbolleiste und wählen Sie Organisation in der Gruppe Erste Schritte. Wie jeder Konfigurationsbereich öffnet es sich als einschiebbares Bedienfeld mit Zurück zu den Einstellungen und einem Hilfesymbol (?) in der Kopfzeile. Weitere Informationen dazu, wie der Hub aufgebaut ist, finden Sie in der Übersicht über die Einstellungen.
Felder
| Feld | Funktion |
|---|---|
| Anzeigename der Institution | Der Name, der in generierte Benachrichtigungen, Schreiben und Korrespondenz eingefügt wird — überall dort, wo eine Vorlage ein Institutions-Token wie {InstitutionName} verwendet. |
Wo der Name verwendet wird
Der Anzeigename ist nicht nur eine Bezeichnung für den Mandanten — er wird in die Dokumente eingesetzt, die Ihre Behörde versendet:
- Generierte Benachrichtigungen und Schreiben — Korrespondenz, die aus Ihrer Vorlagenbibliothek erstellt wird, trägt den Namen der Institution.
- Korrespondenz-Token — Vorlagen verweisen über Token (z. B.
{InstitutionName}) auf den Namen, sodass eine einzige Änderung hier auf alles nachfolgend Generierte durchschlägt.
Aufnahme-Postfächer
Der Bereich „Organisation" enthält außerdem die Liste der Aufnahme-Postfächer — die gemeinsamen Postfachadressen, die Ihre Behörde auf eingehende Anträge überwacht (zum Beispiel ein Posteingang für Zugangsanträge). Hier aufgeführte Postfächer werden an zwei Stellen als vorgefertigte Auswahl angeboten:
- Neu aus E-Mail — die geteilte Schaltfläche Neu im Anträge-Dashboard, die eine in einem Postfach liegende E-Mail ohne erneute Eingabe in einen Antrag umwandelt.
- Die Auswahl für die E-Mail-Erfassung — beim Erfassen von E-Mail-Datensätzen über Aus Microsoft 365 hinzufügen.
Die Konfiguration gewährt keinen Zugriff. Das Auflisten eines Postfachs hier fügt es lediglich den Auswahllisten hinzu — jeder Benutzer benötigt weiterhin die Exchange-Delegation Vollzugriff, um es tatsächlich zu öffnen. Microsoft Graph setzt bei jedem Aufruf die bestehenden Exchange-Postfachberechtigungen des Benutzers durch.
Faktenbibliothek
Der Bereich „Organisation" enthält außerdem eine wiederverwendbare Faktenbibliothek — einen Ort, an dem Sie feststehende Fakten über Ihre Organisation erfassen, sodass Sie sie nur einmal pflegen müssen:
- Hosting-Aufstellung — wo Ihre Daten und Systeme gehostet werden.
- Standard-Auftragsverarbeiter — die Dritten, auf die Sie regelmäßig zurückgreifen.
- Standard-Aufbewahrungsfristen — Ihre standardmäßigen Aufbewahrungsfristen.
- Zertifizierungen — die Zertifizierungen und Nachweise, über die Ihre Organisation verfügt.
Dabei handelt es sich um ganz normale Organisationsdaten, auf die Sie überall zurückgreifen können. Wenn die optionale Funktion AI Assist bereitgestellt ist, untermauern dieselben Fakten außerdem die Antwortvorschläge für Bewertungen im PIA-Fragebogen — sodass vorgeschlagene Antworten die tatsächliche Aufstellung Ihrer Organisation widerspiegeln statt generischer Annahmen, und eine Person prüft und entscheidet weiterhin über jede einzelne. AI Assist ist optional; die Faktenbibliothek ist für sich genommen nützlich, ob sie aktiviert ist oder nicht. Wie KI-Funktionen mandantenweit konfiguriert werden, erfahren Sie auf der Seite Funktionen.
Tipps
- Legen Sie den Anzeigenamen frühzeitig fest — bevor Sie mit dem Erstellen von Korrespondenz beginnen —, damit Benachrichtigungen und Schreiben von Anfang an den korrekten Institutionsnamen tragen.