Correspondentiesjablonen — meertalige brief- en e-mailsjablonen met mijlpaaltype en samenvoegtokens, gebruikt door de correspondentie-opsteller
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Correspondentiesjablonen
Correspondentiesjablonen zijn de herbruikbare brieven en e-mails die uw bureau naar verzoekers en derde partijen verstuurt. Elk sjabloon is gelabeld met een mijlpaaltype (ontvangstbevestiging, kostenraming, definitief antwoord, enzovoort), bevat per taal onderwerp- en berichttekst, en bevat samenvoegtokens die worden opgelost aan de hand van het actuele dossier wanneer een coördinator een bericht verstuurt of genereert. Ze worden gebruikt door de correspondentie-opsteller en bij het genereren van brieven.
Waar u dit vindt
Open de Instellingenhub en kies Correspondentiesjablonen, in de groep Samenwerking, naast Meldingssjablonen en Documentsjablonen.
Sjabloontypen (mijlpalen)
Het type is de mijlpaal waartoe het sjabloon behoort. Dit bepaalt waar het sjabloon in de app wordt aangeboden.
| Type | Typisch gebruik |
|---|---|
| Ontvangstbevestiging | Eerste antwoord ter bevestiging dat het verzoek is ontvangen |
| Verduidelijking | Verzoek aan de verzoeker om de reikwijdte te verduidelijken of te beperken |
| Kostenraming | Mededeling van een geschatte vergoeding |
| Verlengingsbericht | Kennisgeving aan de verzoeker van een termijnverlenging |
| Kennisgeving aan derde partij | De wettelijke kennisgeving aan een geraadpleegde derde partij |
| Tussentijds antwoord | Een gedeeltelijke of tussentijdse vrijgave |
| Definitief antwoord | De brief met de definitieve beslissing |
| Begeleidende brief antwoordpakket | De begeleidende brief bij een geëxporteerd antwoordpakket |
| Algemeen | Alle overige correspondentie die niet aan een mijlpaal is gekoppeld |
Sjabloonvelden
| Veld | Wat het bepaalt |
|---|---|
| Weergavenaam | Het label dat wordt getoond in de sjabloonkiezer van de opsteller |
| Beschrijving | Optionele interne notitie |
| Type | De hierboven beschreven mijlpaalindeling |
| Ingeschakeld | Alleen ingeschakelde sjablonen verschijnen in de kiezer |
| Sorteervolgorde | Positie binnen de kiezer |
Elk sjabloon slaat ook één inhoudsregel per ingeschakelde taal op — een onderwerpregel en een HTML-berichttekst — waarbij één taal is aangemerkt als de standaard terugvaloptie.
Meertalige inhoud
Stel onderwerp- en berichttekst op voor elke ingeschakelde systeemtaal. De opsteller geeft het sjabloon weer in de taal van de ontvanger en valt terug op de standaardtaal wanneer een vertaling ontbreekt.
Samenvoegtokens
Tokens zijn tijdelijke aanduidingen die worden ingevuld wanneer de brief wordt opgesteld of gegenereerd — bijvoorbeeld het verzoeknummer en de datums, gegevens van de verzoeker of derde partij, en de organisatienaam ({InstitutionName}) uit de instelling Organisatie. Bij het kiezen van een specifieke partij wordt opnieuw samengevoegd, zodat de partijtokens die ontvanger weerspiegelen. Sjablonen met uitgebreide opmaak geven hun HTML-broncode vrij voor bewerking.
Effect op het gedrag van eindgebruikers
- In de opsteller — bereikbaar vanaf het tabblad Verzoeker van een verzoek (Correspondentie verzenden) of het tabblad Correspondentie van een consultatie (Kennisgeving verzenden…) — kiest een coördinator een sjabloon; dit vult het onderwerp en de berichttekst met opgeloste tokens, klaar om te bewerken vóór verzending.
- Kennisgeving verzenden… selecteert vooraf het sjabloon Kennisgeving aan derde partij voor de gekozen partij.
- De actie Brief genereren (Correspondentie registreren) en de begeleidende brief van het antwoordpakket worden eveneens op basis van deze sjablonen weergegeven.
- Er wordt een PII-firewall toegepast bij het vervangen van tokens, zodat een kennisgeving aan een derde partij nooit de identiteit van de verzoeker laat doorlekken in een brief die aan iemand anders is gericht.
- Uitgeschakelde sjablonen worden niet in de kiezer weergegeven.
Tips
- Houd precies één ingeschakeld sjabloon aan per mijlpaaltype waarop u vertrouwt, zodat de kiezer een eenduidige standaardoptie biedt.
- Stel elke ingeschakelde taal op vóórdat u een sjabloon inschakelt — ontvangers bij een ontbrekende taal vallen terug op de standaardtaal.
- Gebruik Sorteervolgorde om uw meest gebruikte sjablonen bovenaan de kiezer te plaatsen.