Kirjeenvaihtomallit – välietapin mukaan tyypitetyt, monikieliset kirje- ja sähköpostimallit, joissa on yhdistämiskenttiä ja joita käytetään kirjeenvaihdon laadintatyökalussa
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Kirjeenvaihtomallit
Kirjeenvaihtomallit ovat uudelleenkäytettäviä kirjeitä ja sähköposteja, joita virastonne lähettää pyynnön esittäjille ja kolmansille osapuolille. Jokainen malli on merkitty välietappityypillä (vastaanottoilmoitus, maksuarvio, lopullinen vastaus ja niin edelleen), siinä on kielikohtainen aihe- ja runko-osa ja siihen kuuluu yhdistämiskenttiä, jotka ratkaistaan ajantasaista tietuetta vasten aina, kun koordinaattori lähettää tai luo viestin. Niitä hyödynnetään kirjeenvaihdon laadintatyökalussa ja kirjeiden luonnissa.
Mistä se löytyy
Avaa Asetuspaneeli ja valitse Yhteistyö-ryhmästä Kirjeenvaihtomallit – samasta ryhmästä löytyvät myös Ilmoitusmallit ja Asiakirjamallit.
Mallityypit (välietapit)
Tyyppi on välietappi, johon malli kuuluu. Se määrittää, missä mallia tarjotaan sovelluksessa.
| Tyyppi | Tyypillinen käyttö |
|---|---|
| Vastaanottoilmoitus | Ensimmäinen vastaus, jolla vahvistetaan pyynnön vastaanottaminen |
| Tarkennuspyyntö | Pyynnön esittäjältä pyydetään laajuuden rajaamista tai tarkentamista |
| Maksuarvio | Arvioidusta maksusta ilmoittaminen |
| Määräajan pidennysilmoitus | Pyynnön esittäjälle ilmoitetaan määräajan pidennyksestä |
| Kolmannen osapuolen ilmoitus | Lakisääteinen ilmoitus kuullulle kolmannelle osapuolelle |
| Väliaikainen vastaus | Osittainen tai väliaikainen luovutus |
| Lopullinen vastaus | Lopullinen päätöskirje |
| Vastauspaketin saatekirje | Saatekirje, joka liitetään vietyyn vastauspakettiin |
| Yleinen | Muu kirjeenvaihto, joka ei liity mihinkään välietappiin |
Mallin kentät
| Kenttä | Mitä se ohjaa |
|---|---|
| Näyttönimi | Laadintatyökalun mallivalitsimessa näkyvä nimike |
| Kuvaus | Valinnainen sisäinen huomautus |
| Tyyppi | Yllä kuvattu välietappiluokitus |
| Käytössä | Vain käytössä olevat mallit näkyvät valitsimessa |
| Lajittelujärjestys | Sijainti valitsimessa |
Jokainen malli tallentaa myös yhden sisältörivin kutakin käytössä olevaa kieltä kohden – aiherivin ja HTML-rungon – ja yksi kieli on merkitty oletusarvoiseksi varakieleksi.
Monikielinen sisältö
Laadi aihe- ja runkoteksti jokaiselle käytössä olevalle järjestelmän kielelle. Laadintatyökalu näyttää mallin vastaanottajan kielellä ja käyttää oletuskieltä, jos käännös puuttuu.
Yhdistämiskentät
Kentät ovat paikkamerkkejä, jotka täytetään kirjettä laadittaessa tai luotaessa – esimerkiksi pyyntönumero ja päivämäärät, pyynnön esittäjän tai kolmannen osapuolen tiedot sekä organisaation nimi ({InstitutionName}) Organisaatio-asetuksesta. Tietyn osapuolen valitseminen yhdistää kentät uudelleen, jotta osapuolikohtaiset kentät vastaavat kyseistä vastaanottajaa. Muotoillut mallit paljastavat HTML-lähdekoodinsa muokkausta varten.
Miten tämä vaikuttaa loppukäyttäjien toimintaan
- Laadintatyökalussa – johon pääsee pyyntötietueen Pyynnön esittäjä -välilehdeltä (Lähetä kirjeenvaihtoa) tai konsultaatiotietueen Kirjeenvaihto-välilehdeltä (Lähetä ilmoitus…) – koordinaattori valitsee mallin; se täyttää aiheen ja rungon ratkaistuilla kentillä, valmiina muokattavaksi ennen lähettämistä.
- Lähetä ilmoitus… valitsee automaattisesti Kolmannen osapuolen ilmoitus -mallin valitulle osapuolelle.
- Myös Luo kirje -toiminto (Kirjaa kirjeenvaihtoa) ja vastauspaketin saatekirje muodostuvat näistä malleista.
- PII-palomuuri toimii kenttien korvauksen yhteydessä, joten kolmannen osapuolen ilmoitus ei koskaan paljasta pyynnön esittäjän henkilöllisyyttä toiselle vastaanottajalle osoitetussa kirjeessä.
- Ei käytössä olevat mallit piilotetaan valitsimesta.
Vinkit
- Pidä käytössä täsmälleen yksi malli kutakin käyttämääsi välietappityyppiä kohden, jotta valitsin tarjoaa yksiselitteisen oletusvaihtoehdon.
- Laadi sisältö jokaiselle käytössä olevalle kielelle ennen mallin ottamista käyttöön – vastaanottajat, joiden kieli puuttuu, saavat oletuskielisen version.
- Käytä Lajittelujärjestystä nostaaksesi eniten käyttämäsi mallit valitsimen alkuun.