Szablony korespondencji — wielojęzyczne szablony pism i wiadomości e-mail przypisane do kamieni milowych, z tokenami scalania, wykorzystywane przez edytor korespondencji
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Szablony korespondencji
Szablony korespondencji to pisma i wiadomości e-mail wielokrotnego użytku, które Twoje biuro wysyła do wnioskodawców i stron trzecich. Każdy szablon jest oznaczony typem kamienia milowego (potwierdzenie odbioru, oszacowanie opłaty, odpowiedź końcowa itd.), zawiera temat i treść opracowane dla każdego języka oraz tokeny scalania, które są rozwiązywane na podstawie aktywnego rekordu za każdym razem, gdy koordynator wysyła lub generuje wiadomość. Są wykorzystywane przez edytor korespondencji oraz w procesie generowania pism.
Gdzie to znaleźć
Otwórz Przegląd ustawień i wybierz Szablony korespondencji w grupie Współpraca, obok pozycji Szablony powiadomień i Szablony dokumentów.
Typy szablonów (kamienie milowe)
Typ to kamień milowy, do którego przypisany jest szablon. Określa on, gdzie w aplikacji szablon jest udostępniany.
| Typ | Typowe zastosowanie |
|---|---|
| Potwierdzenie odbioru | Pierwsza odpowiedź potwierdzająca otrzymanie wniosku |
| Prośba o doprecyzowanie | Prośba do wnioskodawcy o zawężenie lub doprecyzowanie zakresu |
| Oszacowanie opłaty | Przekazanie informacji o szacowanej opłacie |
| Zawiadomienie o przedłużeniu terminu | Powiadomienie wnioskodawcy o przedłużeniu terminu |
| Zawiadomienie strony trzeciej | Ustawowe zawiadomienie kierowane do konsultowanej strony trzeciej |
| Odpowiedź tymczasowa | Częściowe lub tymczasowe udostępnienie informacji |
| Odpowiedź końcowa | Pismo z ostateczną decyzją |
| Pismo przewodnie pakietu odpowiedzi | Pismo przewodnie dołączane do eksportowanego pakietu odpowiedzi |
| Ogólne | Wszelka inna korespondencja niezwiązana z konkretnym kamieniem milowym |
Pola szablonu
| Pole | Co kontroluje |
|---|---|
| Nazwa wyświetlana | Etykieta widoczna w selektorze szablonów edytora |
| Opis | Opcjonalna notatka wewnętrzna |
| Typ | Powyższa taksonomia kamieni milowych |
| Włączony | W selektorze pojawiają się tylko włączone szablony |
| Kolejność sortowania | Pozycja w selektorze |
Każdy szablon przechowuje również jeden wiersz treści dla każdego włączonego języka — wiersz tematu oraz treść HTML — przy czym jeden język jest oznaczony jako domyślny (zapasowy).
Treść wielojęzyczna
Wprowadź tekst tematu i treści dla każdego włączonego języka systemowego. Edytor renderuje szablon w języku odbiorcy, a w przypadku braku tłumaczenia korzysta z języka domyślnego.
Tokeny scalania
Tokeny to symbole zastępcze wypełniane w momencie tworzenia lub generowania pisma — na przykład numer wniosku i daty, dane wnioskodawcy lub strony trzeciej oraz nazwa organizacji ({InstitutionName}) pochodząca z ustawienia Organizacja. Wybór konkretnej strony powoduje ponowne scalenie, dzięki czemu tokeny strony odzwierciedlają danego odbiorcę. Szablony z formatowaniem rozszerzonym udostępniają swoje źródło HTML do edycji.
Wpływ na działanie dla użytkownika końcowego
- W edytorze — dostępnym z karty Wnioskodawca danego wniosku (Wyślij korespondencję) lub z karty Korespondencja danej konsultacji (Wyślij zawiadomienie…) — koordynator wybiera szablon; temat i treść zostają wypełnione z rozwiązanymi tokenami, gotowe do edycji przed wysłaniem.
- Wyślij zawiadomienie… automatycznie wybiera szablon Zawiadomienie strony trzeciej dla wybranej strony.
- Akcja Generuj pismo (Zarejestruj korespondencję) oraz pismo przewodnie pakietu odpowiedzi również są renderowane na podstawie tych szablonów.
- Podczas zastępowania tokenów działa zapora PII, dzięki czemu zawiadomienie do strony trzeciej nigdy nie ujawnia tożsamości wnioskodawcy w piśmie adresowanym do kogoś innego.
- Wyłączone szablony są ukryte w selektorze.
Wskazówki
- Dla każdego wykorzystywanego typu kamienia milowego utrzymuj dokładnie jeden włączony szablon, aby selektor oferował jednoznaczną wartość domyślną.
- Przed włączeniem szablonu opracuj treść dla każdego włączonego języka — w przypadku braku tłumaczenia odbiorcy otrzymają wersję domyślną.
- Użyj pola Kolejność sortowania, aby najczęściej używane szablony wyświetlały się na górze selektora.