Korrespondenzvorlagen – nach Meilensteintyp typisierte, mehrsprachige Brief- und E-Mail-Vorlagen mit Merge-Token, die vom Korrespondenz-Editor verwendet werden
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Korrespondenzvorlagen
Korrespondenzvorlagen sind die wiederverwendbaren Briefe und E-Mails, die Ihre Organisation an Antragsteller und Dritte versendet. Jede Vorlage ist mit einem Meilensteintyp gekennzeichnet (Eingangsbestätigung, Gebührenvoranschlag, endgültige Antwort usw.), enthält Betreff- und Textinhalte je Sprache und trägt Merge-Token, die gegen den aktuellen Datensatz aufgelöst werden, wann immer ein Koordinator eine Mitteilung sendet oder generiert. Sie werden vom Korrespondenz-Editor und von der Briefgenerierung genutzt.
Wo Sie es finden
Öffnen Sie den Einstellungs-Hub und wählen Sie Korrespondenzvorlagen in der Gruppe Zusammenarbeit, neben Benachrichtigungsvorlagen und Dokumentvorlagen.
Vorlagentypen (Meilensteine)
Der Typ ist der Meilenstein, zu dem die Vorlage gehört. Er steuert, wo die Vorlage in der App angeboten wird.
| Typ | Typische Verwendung |
|---|---|
| Eingangsbestätigung | Erste Antwort, die den Eingang des Antrags bestätigt |
| Präzisierung | Aufforderung an den Antragsteller, den Umfang einzugrenzen oder zu präzisieren |
| Gebührenvoranschlag | Mitteilung einer geschätzten Gebühr |
| Verlängerungsmitteilung | Benachrichtigung des Antragstellers über eine Fristverlängerung |
| Drittbenachrichtigung | Die gesetzlich vorgeschriebene Benachrichtigung an einen konsultierten Dritten |
| Zwischenantwort | Eine teilweise oder vorläufige Freigabe |
| Endgültige Antwort | Das endgültige Entscheidungsschreiben |
| Anschreiben zum Antwortpaket | Das Anschreiben, das einem exportierten Antwortpaket beigefügt wird |
| Allgemein | Jede sonstige Korrespondenz, die nicht an einen Meilenstein gebunden ist |
Vorlagenfelder
| Feld | Was es steuert |
|---|---|
| Anzeigename | Die Bezeichnung, die in der Vorlagenauswahl des Editors angezeigt wird |
| Beschreibung | Optionale interne Notiz |
| Typ | Die oben genannte Meilenstein-Taxonomie |
| Aktiviert | Nur aktivierte Vorlagen erscheinen in der Auswahl |
| Sortierreihenfolge | Position innerhalb der Auswahl |
Jede Vorlage speichert außerdem eine Inhaltszeile je aktivierter Sprache – eine Betreffzeile und einen HTML-Text, wobei eine Sprache als Standard-Fallback gekennzeichnet ist.
Mehrsprachige Inhalte
Verfassen Sie Betreff- und Textinhalte für jede aktivierte Systemsprache. Der Editor stellt die Vorlage in der Sprache des Empfängers dar und fällt auf die Standardsprache zurück, wenn eine Übersetzung fehlt.
Merge-Token
Token sind Platzhalter, die beim Verfassen oder Generieren des Briefs ausgefüllt werden – zum Beispiel Antragsnummer und Datumsangaben, Angaben zum Antragsteller oder zu Dritten sowie der Name der Organisation ({InstitutionName}) aus der Einstellung „Organisation". Die Auswahl eines bestimmten Beteiligten führt zu einer erneuten Zusammenführung, sodass die Beteiligten-Token den jeweiligen Empfänger widerspiegeln. Vorlagen mit Rich-Text-Formatierung stellen ihren HTML-Quelltext zur Bearbeitung bereit.
Wie es sich auf das Verhalten der Endbenutzer auswirkt
- Im Editor – erreichbar über die Registerkarte „Antragsteller" eines Antrags (Korrespondenz senden) oder die Registerkarte „Korrespondenz" einer Konsultation (Benachrichtigung senden…) – wählt ein Koordinator eine Vorlage aus; diese füllt Betreff und Text mit aufgelösten Token und kann vor dem Versand bearbeitet werden.
- Benachrichtigung senden… wählt vorab die Vorlage Drittbenachrichtigung für den ausgewählten Beteiligten aus.
- Die Aktion Brief generieren (Korrespondenz protokollieren) und das Anschreiben des Antwortpakets werden ebenfalls aus diesen Vorlagen erzeugt.
- Bei der Token-Ersetzung greift eine PII-Firewall, sodass eine Drittbenachrichtigung niemals die Identität des Antragstellers in einem an eine andere Person adressierten Schreiben preisgibt.
- Deaktivierte Vorlagen werden in der Auswahl ausgeblendet.
Tipps
- Halten Sie pro genutztem Meilensteintyp genau eine aktivierte Vorlage vor, damit die Auswahl einen eindeutigen Standard bietet.
- Verfassen Sie Inhalte für jede aktivierte Sprache, bevor Sie eine Vorlage aktivieren – bei einer fehlenden Sprache fallen die Empfänger auf den Standard zurück.
- Nutzen Sie die Sortierreihenfolge, um Ihre am häufigsten verwendeten Vorlagen an den Anfang der Auswahl zu setzen.