Freigabe von Korrespondenz

Manche Schreiben sind Entscheidungen, keine Mitteilungen. Ein Antwortschreiben legt dar, was offengelegt und was zurückgehalten wird, und es setzt die Rechtsbehelfsfristen der antragstellenden Person in Gang. Mit der Freigabe von Korrespondenz können Sie verlangen, dass die leitende Person des Falls solche Schreiben freigibt, bevor sie versendet werden dürfen: Sie haken die Korrespondenzzwecke an, die eine Freigabe benötigen, und ein Schreiben, das zu einem dieser Zwecke versendet wird, wird für die leitende Person zurückgehalten, statt allein auf das Wort der verfassenden Person hin hinauszugehen.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie Einstellungen über die Symbolleiste der Anwendung und wählen Sie Freigabe von Korrespondenz.

Was Sie konfigurieren

Das Panel ist eine einzige Liste von Korrespondenzzwecken. Haken Sie diejenigen an, die eine Freigabe benötigen — in der Regel das Antwortschreiben und Drittbeteiligtenmitteilungen, selten Eingangsbestätigungen.

Es gibt keinen separaten Ein-/Aus-Schalter. Nichts anzuhaken ist die Art, die Freigabe auszuschalten — damit können ein Schalter und eine Liste nie auseinanderlaufen: Die Liste ist die gesamte Steuerung.

An den Zweck gebunden, nicht an die Vorlage

Die Regel hängt am Zweck des Schreibens, nicht an einer bestimmten Korrespondenzvorlage. Daraus folgen zwei Dinge:

• Eine im nächsten Jahr angelegte Vorlage erbt die Regel. Ein Kennzeichen je Vorlage versagt nach außen hin unbemerkt: Jemand legt eine neue Antwortschreiben-Vorlage an, niemand denkt daran, deren Freigabefeld anzuhaken, und die Kontrolle greift stillschweigend nicht mehr für genau die Schreiben, für die sie eingeführt wurde.
• Freie Korrespondenz ist abgedeckt. Ein von Grund auf verfasstes Schreiben ohne Vorlage dahinter hat dennoch einen Zweck — und wird daher weiterhin erfasst.

Wer freigibt

Jeder Fall kann eine leitende Person benennen: diejenige, die für die Entscheidungen in diesem Fall verantwortlich ist, im Unterschied zur koordinierenden Person, die die Arbeit erledigt. Eine Benennung gewährt Zugriff auf ausschließlich diesen Fall — genug, um ihn zu lesen, die antragstellende Person zu sehen, Dokumente zu öffnen und in Prüfungen zu handeln. Genau das macht die Regelung für einen einzelnen Fall brauchbar, auch für externe Beratende als Gäste im Abonnement Ihres Tenants, ohne eine Rolle zu vergeben, die ihnen alles zeigen würde.

Wer überhaupt benannt werden kann, steuert die Berechtigung Als leitende Person handeln, die über Rollen und Berechtigungen erteilt wird. Die Berechtigung allein gewährt keinerlei Zugriff.

Verfassen

Bei einem Zweck, der eine Freigabe benötigt, wird aus der Schaltfläche Senden des Editors Zur Freigabe einreichen.

Der Editor nennt, wer das Schreiben freigeben wird, und warnt Sie, bevor Sie überhaupt etwas verfassen, falls dem Fall keine leitende Person zugewiesen ist. Bei einer gesetzlichen Frist kostet es Tage, die nicht zurückzuholen sind, wenn Sie das erst nach dem Verfassen bemerken.

Freigeben

Zurückgehaltene Schreiben erscheinen an zwei Stellen: in einem Bereich Schreiben, die auf Freigabe warten im Fall, oberhalb des Korrespondenzprotokolls, und auf Mein Tag der leitenden Person.

Die freigebende Person sieht den Text des Schreibens und wie viele Dokumente angehängt sind — eine Antwort freizugeben, ohne zu lesen, was herausgegeben wird, ist keine Kontrolle. Von dort kann sie:

• Freigeben — das Schreiben ist freigegeben.
• Änderungen anfordern — mit einer Notiz, wodurch das Schreiben an die verfassende Person zurückgeht.

Versenden

Eine Freigabe versendet nicht. Das freigegebene Schreiben geht als eigener, bewusster Schritt hinaus — genau so, wie es freigegeben wurde, und nur einmal.

Wer ohne den Umweg versendet

Wer die Berechtigung Als leitende Person handeln (case.approve) besitzt, versendet diese Schreiben direkt, ohne Einreichen und Warten, weil diese Person die Befugnis bereits innehat, die die Freigabe erst herbeiführen soll.

Das ist zugleich der Hebel, wenn Sie bei jedem Schreiben zwei verschiedene Personen beteiligen wollen: Erteilen Sie die Berechtigung nur Ihren leitenden Personen. Vergeben Sie sie breit, haben Sie eine Kontrolle eingerichtet, die die meisten Ihrer Mitarbeitenden allein erfüllen können.

Best Practice

• Haken Sie die Zwecke an, bei denen das Schreiben eine Entscheidung ist — das Antwortschreiben, Drittbeteiligtenmitteilungen — und lassen Sie routinemäßige Eingangsbestätigungen außen vor, damit die Freigabe kein Stempel wird, den niemand liest.
• Benennen Sie die leitende Person beim Anlegen des Falls, nicht erst wenn das Antwortschreiben fällig ist. Die Warnung des Editors ist ein Sicherheitsnetz, kein Plan.
• Prüfen Sie, wer die Berechtigung Als leitende Person handeln besitzt, bevor Sie sich auf die Freigabe als Vier-Augen-Kontrolle verlassen.

Verwandte Seiten

• Korrespondenzvorlagen — die Schreiben selbst; die Freigabe hängt an deren Zweck und nicht an der einzelnen Vorlage.
• Rollen und Berechtigungen — wo die Berechtigung Als leitende Person handeln erteilt wird und damit, wer benannt werden kann und wer direkt versendet.
• Korrespondenz versenden — der Editor, in dem aus Senden das Zur Freigabe einreichen wird.
• Korrespondenz — der Datensatz zu einem einzelnen Schreiben, einer E-Mail oder einem Anruf mit Anhängen und Notizverlauf.
• Prüfungstypen — der andere Mechanismus für ein zweites Augenpaar: benannte Prüfschritte, die die Prüf-Engine steuert.