Kirjeenvaihdon hyväksyntä

Osa kirjeistä on päätöksiä, ei viestejä. Vastauskirje kertoo, mitä luovutetaan ja mitä jätetään antamatta, ja se käynnistää pyynnön esittäjän muutoksenhakuoikeuden. Kirjeenvaihdon hyväksynnän avulla voit vaatia, että tapauksen ylin vastuuhenkilö hyväksyy tällaiset kirjeet ennen niiden lähettämistä: valitset ne kirjeenvaihdon käyttötarkoitukset, jotka vaativat hyväksynnän, ja tällaiseen tarkoitukseen lähetettävä kirje pidätetään ylintä vastuuhenkilöä varten sen sijaan, että se lähtisi pelkästään laatijan omalla päätöksellä.

Mistä se löytyy

Avaa Asetukset sovelluksen työkalupalkista ja valitse Kirjeenvaihdon hyväksyntä.

Mitä määrität

Paneeli on yksi luettelo kirjeenvaihdon käyttötarkoituksista. Valitse ne, jotka vaativat hyväksynnän — tyypillisesti vastauskirje ja kolmansille osapuolille lähetettävät ilmoitukset, harvoin vastaanottoilmoitukset.

Erillistä päälle/pois-kytkintä ei ole. Se, ettei mitään valita, on tapa kytkeä hyväksyntä pois — näin kytkin ja luettelo eivät voi koskaan ajautua ristiriitaan keskenään: luettelo on koko ohjaus.

Sidottu tarkoitukseen, ei malliin

Sääntö kiinnittyy kirjeen käyttötarkoitukseen, ei tiettyyn kirjeenvaihtomalliin. Tästä seuraa kaksi asiaa:

• Ensi vuonna luotava malli perii säännön. Mallikohtainen lippu pettää auki: joku luo uuden vastauskirjemallin, kukaan ei muista rastittaa sen hyväksyntäkenttää, ja kontrolli lakkaa huomaamatta koskemasta juuri niitä kirjeitä, joita varten se otettiin käyttöön.
• Vapaamuotoinen kirjeenvaihto on katettu. Tyhjästä kirjoitetulla kirjeellä, jonka taustalla ei ole mallia, on silti käyttötarkoitus — joten se jää edelleen kiinni.

Kuka hyväksyy

Jokaiselle tapaukselle voidaan nimetä ylin vastuuhenkilö: henkilö, joka vastaa tapauksen päätöksistä, erotuksena työn tekevästä koordinaattorista. Nimeäminen antaa pääsyn vain kyseiseen tapaukseen — sen verran, että hän voi lukea sen, nähdä pyynnön esittäjän, avata asiakirjoja ja toimia tarkistuksissa. Juuri tämä tekee järjestelystä käyttökelpoisen yksittäiselle tapaukselle, myös ulkopuoliselle neuvonantajalle, joka on vieraana vuokraajasi tilauksessa, ilman että hänelle annetaan rooli, joka näyttäisi kaiken.

Sitä, kuka ylipäätään voidaan nimetä, ohjaa käyttöoikeus Toimi ylimpänä vastuuhenkilönä, joka myönnetään sivulla Roolit ja käyttöoikeudet. Käyttöoikeus ei yksinään anna pääsyä mihinkään.

Laatiminen

Kun kyseessä on hyväksyntää vaativa käyttötarkoitus, laatimisnäkymän Lähetä-painikkeesta tulee Lähetä hyväksyttäväksi.

Laatimisnäkymä kertoo, kuka kirjeen hyväksyy, ja varoittaa ennen kuin kirjoitat mitään, jos tapaukselle ei ole nimetty ylintä vastuuhenkilöä. Lakisääteisen määräajan puitteissa asian huomaaminen vasta kirjeen kirjoittamisen jälkeen maksaa päiviä, joita ei saa takaisin.

Hyväksyminen

Pidätetyt kirjeet näkyvät kahdessa paikassa: tapauksen Hyväksyntää odottavat kirjeet -paneelissa kirjeenvaihtolokin yläpuolella sekä ylimmän vastuuhenkilön Oma päivä -näkymässä.

Hyväksyjä näkee kirjeen tekstin ja liitteinä olevien asiakirjojen määrän — vastauksen hyväksyminen lukematta sitä, mitä luovutetaan, ei ole kontrolli. Sieltä hän voi:

• Hyväksyä — kirje vapautuu lähetettäväksi.
• Pyytää muutoksia — muistiinpanon kera, jolloin kirje palaa laatijalle.

Lähettäminen

Hyväksyminen ei lähetä. Hyväksytty kirje lähtee erillisenä, tietoisena vaiheena — täsmälleen sellaisena kuin se hyväksyttiin ja vain kerran.

Kuka lähettää ilman edestakaista kierrosta

Se, jolla on Toimi ylimpänä vastuuhenkilönä (case.approve), lähettää nämä kirjeet suoraan ilman lähetä-ja-odota-vaihetta, koska hänellä on jo se valtuutus, jonka hankkimista varten hyväksyntä on olemassa.

Tämä on myös vipu, jos haluat jokaiseen kirjeeseen kaksi eri henkilöä: myönnä käyttöoikeus vain ylimmille vastuuhenkilöillesi. Jos jaat sitä laajasti, olet määrittänyt kontrollin, jonka useimmat työntekijäsi voivat täyttää itse.

Paras käytäntö

• Valitse ne käyttötarkoitukset, joissa kirje on päätös — vastauskirje ja kolmansien osapuolten ilmoitukset — ja jätä rutiininomaiset vastaanottoilmoitukset pois, jottei hyväksynnästä tule leimasinta, jota kukaan ei lue.
• Nimeä ylin vastuuhenkilö jo tapausta avattaessa, ei vasta vastauskirjeen eräpäivänä. Laatimisnäkymän varoitus on turvaverkko, ei suunnitelma.
• Tarkista, kenellä on Toimi ylimpänä vastuuhenkilönä, ennen kuin luotat hyväksyntään kahden henkilön kontrollina.

Aiheeseen liittyvät sivut

• Kirjeenvaihtomallit — itse kirjeet; hyväksyntä sidotaan niiden käyttötarkoitukseen eikä yksittäiseen malliin.
• Roolit ja käyttöoikeudet — missä Toimi ylimpänä vastuuhenkilönä myönnetään ja siten kuka voidaan nimetä ja kuka lähettää suoraan.
• Kirjeenvaihdon lähettäminen — laatimisnäkymä, jossa Lähetä muuttuu muotoon Lähetä hyväksyttäväksi.
• Kirjeenvaihto — yhden kirjeen, sähköpostin tai puhelun tietue liitteineen ja muistiinpanoketjuineen.
• Tarkistustyypit — toinen kahden silmäparin mekanismi: nimetyt tarkistusvaiheet, joita tarkistusmoottori ohjaa.