Goedkeuring van correspondentie

Sommige brieven zijn beslissingen, geen berichten. Een antwoordbrief geeft aan wat wordt vrijgegeven en wat wordt achtergehouden, en zet de bezwaartermijn van de verzoeker in gang. Met goedkeuring van correspondentie kunt u eisen dat de leidinggevende van het dossier zulke brieven goedkeurt voordat ze mogen worden verzonden: u vinkt de correspondentiedoelen aan die goedkeuring vereisen, en een brief die voor zo'n doel wordt verzonden, wordt vastgehouden voor de leidinggevende in plaats van uit te gaan op het woord van de opsteller alleen.

Waar u het vindt

Open Instellingen via de werkbalk van de applicatie en kies Goedkeuring van correspondentie.

Wat u instelt

Het paneel is één enkele lijst met correspondentiedoelen. Vink de doelen aan die goedkeuring vereisen — doorgaans de antwoordbrief en kennisgevingen aan derden, zelden ontvangstbevestigingen.

Er is geen aparte aan/uit-schakelaar. Niets aanvinken is de manier om goedkeuring uit te zetten, waardoor een schakelaar en een lijst nooit uit de pas kunnen lopen — de lijst is de volledige besturing.

Gekoppeld aan het doel, niet aan het sjabloon

De regel hangt aan het doel van de brief, niet aan een bepaald correspondentiesjabloon. Daaruit volgen twee dingen:

• Een sjabloon dat volgend jaar wordt aangemaakt, erft de regel. Een vlag per sjabloon faalt open: iemand maakt een nieuw sjabloon voor de antwoordbrief, niemand denkt eraan het goedkeuringsvakje aan te vinken, en de maatregel geldt stilletjes niet meer voor precies die brieven waarvoor hij was bedoeld.
• Vrije correspondentie valt er ook onder. Een brief die vanaf nul is geschreven, zonder sjabloon erachter, heeft nog steeds een doel — en wordt dus nog steeds afgevangen.

Wie tekent af

Elk dossier kan een leidinggevende aanwijzen: de persoon die verantwoordelijk is voor de beslissingen erin, in onderscheid van de coördinator die het werk doet. Iemand aanwijzen geeft toegang tot uitsluitend dat dossier — genoeg om het te lezen, de verzoeker te zien, documenten te openen en op reviews te handelen. Juist dat maakt het bruikbaar voor één enkel dossier, ook voor een externe adviseur die gast is in het abonnement van uw tenant, zonder een rol toe te kennen die hem alles zou tonen.

Wie überhaupt kan worden aangewezen, wordt bepaald door de machtiging Optreden als leidinggevende, die wordt verleend via Rollen en machtigingen. De machtiging op zichzelf geeft nergens toegang toe.

Opstellen

Voor een doel dat goedkeuring vereist, wordt de knop Verzenden in de editor Indienen ter goedkeuring.

De editor noemt wie de brief zal goedkeuren en waarschuwt voordat u iets opstelt als aan het dossier geen leidinggevende is toegewezen. Bij een wettelijke termijn kost het dagen die u niet terugkrijgt om daar pas na het schrijven achter te komen.

Goedkeuren

Vastgehouden brieven verschijnen op twee plaatsen: een paneel Brieven die wachten op goedkeuring op het dossier, boven het correspondentielogboek, en op Mijn dag van de functionaris.

De goedkeurder ziet de brieftekst en hoeveel documenten er zijn bijgevoegd — een antwoord goedkeuren zonder te lezen wat er wordt vrijgegeven is geen maatregel. Vanaf daar kan hij:

• Goedkeuren — de brief is vrijgegeven.
• Wijzigingen vragen — met een notitie, waarmee de brief terugkeert naar de opsteller.

Verzenden

Goedkeuren verzendt niet. De goedgekeurde brief gaat uit als een afzonderlijke, bewuste stap — precies zoals hij is goedgekeurd, en slechts eenmaal.

Wie verzendt zonder de omweg

Wie de machtiging Optreden als leidinggevende (case.approve) heeft, verzendt deze brieven rechtstreeks, zonder indienen en wachten, omdat die persoon de bevoegdheid al bezit die de goedkeuring moet opleveren.

Dat is ook de knop om aan te draaien als u op elke brief twee verschillende personen wilt: verleen de machtiging alleen aan uw leidinggevenden. Deelt u hem breed uit, dan hebt u een maatregel ingericht waaraan de meeste medewerkers op eigen houtje kunnen voldoen.

Aanbevolen werkwijze

• Vink de doelen aan waarbij de brief een beslissing is — de antwoordbrief, kennisgevingen aan derden — en laat routinematige ontvangstbevestigingen erbuiten, zodat de goedkeuring geen stempel wordt die niemand leest.
• Wijs de leidinggevende aan bij het openen van het dossier, niet wanneer de antwoordbrief moet uitgaan. De waarschuwing van de editor is een vangnet, geen plan.
• Ga na wie de machtiging Optreden als leidinggevende heeft voordat u op goedkeuring vertrouwt als vierogenmaatregel.

Gerelateerde pagina's

• Correspondentiesjablonen — de brieven zelf; de goedkeuring hangt aan hun doel en niet aan het afzonderlijke sjabloon.
• Rollen en machtigingen — waar Optreden als leidinggevende wordt verleend, en daarmee wie kan worden aangewezen en wie rechtstreeks verzendt.
• Correspondentie verzenden — de editor, waar Verzenden verandert in Indienen ter goedkeuring.
• Correspondentie — het record van één brief, e-mail of telefoongesprek, met bijlagen en notitiereeks.
• Reviewtypen — het andere vierogenmechanisme: benoemde reviewstappen die door de reviewengine worden gerouteerd.