Aprobación de correspondencia

Algunas cartas son decisiones, no mensajes. Una carta de respuesta declara qué se divulga y qué se retiene, y pone en marcha el plazo de recurso del solicitante. La aprobación de correspondencia le permite exigir que el alto cargo del caso apruebe esas cartas antes de que puedan enviarse: usted marca los fines de correspondencia que requieren aprobación, y una carta enviada con uno de esos fines queda retenida a la espera del funcionario responsable en lugar de salir por la sola decisión de quien la redacta.

Dónde encontrarlo

Abra Configuración desde la barra de herramientas de la aplicación y elija Aprobación de correspondencia.

Qué se configura

El panel es una única lista de fines de correspondencia. Marque los que requieren aprobación: normalmente la carta de respuesta y las notificaciones a terceros, y rara vez los acuses de recibo.

No existe un interruptor de encendido y apagado aparte. No marcar nada es la forma de desactivar la aprobación, de modo que un interruptor y una lista nunca pueden quedar descompasados: la lista es todo el control.

Vinculada al fin, no a la plantilla

La regla se asocia al fin de la carta, no a una plantilla de correspondencia concreta. De ahí se derivan dos cosas:

• Una plantilla creada el año que viene hereda la regla. Un indicador por plantilla falla en abierto: alguien crea una nueva plantilla de carta de respuesta, nadie recuerda marcar su casilla de aprobación y el control deja de aplicarse en silencio precisamente a las cartas para las que se estableció.
• La correspondencia de texto libre queda cubierta. Una carta redactada desde cero, sin plantilla detrás, sigue teniendo un fin, así que sigue quedando alcanzada.

Quién aprueba

Cada caso puede designar un alto cargo: la persona responsable de las decisiones del caso, a diferencia del coordinador que hace el trabajo. Designar a alguien le da acceso únicamente a ese caso: lo suficiente para leerlo, ver al solicitante, abrir documentos y actuar en las revisiones. Eso es lo que lo hace utilizable para un solo caso, incluso para un asesor externo invitado en la suscripción de su inquilino, sin conceder un rol que le mostraría todo.

Quién puede ser designado se controla mediante el permiso Actuar como alto cargo, que se concede en roles y permisos. El permiso por sí solo no da acceso a nada.

Redacción

Para un fin que requiere aprobación, el botón Enviar del redactor pasa a ser Enviar para aprobación.

El redactor indica quién aprobará la carta y avisa antes de que escriba nada si el caso no tiene un alto cargo asignado. Con un plazo legal en marcha, descubrirlo cuando la carta ya está escrita cuesta días que no se recuperan.

Aprobación

Las cartas retenidas aparecen en dos lugares: un panel Cartas pendientes de aprobación en el caso, encima del registro de correspondencia, y en Mi día del funcionario.

Quien aprueba ve el cuerpo de la carta y cuántos documentos van adjuntos: aprobar una respuesta sin leer qué se está divulgando no es un control. Desde ahí puede:

• Aprobar: la carta queda habilitada.
• Solicitar cambios: con una nota, que devuelve la carta a quien la redactó.

Envío

Aprobar no envía. La carta aprobada sale como un paso aparte y deliberado, exactamente como fue aprobada y una sola vez.

Quién envía sin el circuito de aprobación

Quien tenga Actuar como alto cargo (case.approve) envía estas cartas directamente, sin el paso de enviar y esperar, porque ya ostenta la autoridad que la aprobación pretende obtener.

Esa es también la palanca si quiere dos personas distintas en cada carta: conceda el permiso solo a sus altos cargos. Si lo reparte ampliamente, habrá configurado un control que la mayoría de su personal puede satisfacer por su cuenta.

Buenas prácticas

• Marque los fines en los que la carta es una decisión —la carta de respuesta, las notificaciones a terceros— y deje fuera los acuses de recibo rutinarios, para que la aprobación no se convierta en un sello que nadie lee.
• Designe al alto cargo al abrir el caso, no cuando venza la carta de respuesta. El aviso del redactor es una red de seguridad, no un plan.
• Revise quién tiene Actuar como alto cargo antes de confiar en la aprobación como control de dos personas.

Páginas relacionadas

• Plantillas de correspondencia — las cartas en sí; la aprobación se vincula a su fin y no a la plantilla concreta.
• Roles y permisos — donde se concede Actuar como alto cargo y, por tanto, quién puede ser designado y quién envía directamente.
• Envío de correspondencia — el redactor, donde Enviar pasa a ser Enviar para aprobación.
• Correspondencia — el registro de una sola carta, correo o llamada, con sus adjuntos y su hilo de notas.
• Tipos de revisión — el otro mecanismo de segundo par de ojos: pasos de revisión con nombre enrutados por el motor de revisiones.