Godkendelse af korrespondance

Nogle breve er afgørelser, ikke beskeder. Et svarbrev angiver, hvad der udleveres, og hvad der tilbageholdes, og det sætter rekvirentens klageadgang i gang. Godkendelse af korrespondance giver dig mulighed for at kræve, at sagens overordnede ansvarlige godkender den slags breve, før de kan sendes: du markerer de korrespondanceformål, der kræver godkendelse, og et brev, der sendes til et af disse formål, holdes tilbage til den ansvarlige embedsmand i stedet for at gå ud på skribentens eget ord.

Hvor du finder det

Åbn Indstillinger fra applikationens værktøjslinje, og vælg Godkendelse af korrespondance.

Det, du konfigurerer

Panelet er én enkelt liste over korrespondanceformål. Markér dem, der kræver godkendelse — typisk svarbrevet og tredjepartsvarsler, sjældent kvitteringer.

Der er ingen separat til/fra-knap. At markere ingenting er måden, du slår godkendelse fra på, og dermed kan en knap og en liste aldrig komme ud af trit med hinanden — listen er hele kontrollen.

Knyttet til formål, ikke til skabelon

Reglen knytter sig til brevets formål, ikke til en bestemt korrespondanceskabelon. To ting følger af det:

• En skabelon, der oprettes næste år, arver reglen. Et flag pr. skabelon fejler åbent: nogen opretter en ny svarbrevsskabelon, ingen husker at markere dens godkendelsesfelt, og kontrollen holder stille og roligt op med at gælde for netop de breve, den blev indført for.
• Fritekstkorrespondance er dækket. Et brev, der skrives fra bunden uden en skabelon bag sig, har stadig et formål — og fanges derfor stadig.

Hvem godkender

Hver sag kan udpege en overordnet ansvarlig: den person, der er ansvarlig for afgørelserne på sagen, til forskel fra den koordinator, der udfører arbejdet. At udpege nogen giver dem adgang til kun den sag — nok til at læse den, se rekvirenten, åbne dokumenter og handle på gennemgange. Netop det gør ordningen brugbar for en enkelt sag, også for en ekstern rådgiver, der er gæst i din tenants abonnement, uden at tildele en rolle, der ville vise vedkommende alt.

Hvem der overhovedet kan udpeges, styres af tilladelsen Handle som overordnet ansvarlig, der tildeles via roller og tilladelser. Tilladelsen giver i sig selv ikke adgang til noget.

Udarbejdelse

For et formål, der kræver godkendelse, bliver skrivepanelets knap Send til Send til godkendelse.

Skrivepanelet oplyser, hvem der skal godkende brevet, og det advarer dig, før du skriver noget som helst, hvis sagen ikke har en overordnet ansvarlig tilknyttet. På en lovbestemt frist koster det dage, du ikke kan få igen, at opdage det, efter brevet er skrevet.

Godkendelse

Tilbageholdte breve vises to steder: i panelet Breve, der afventer godkendelse på sagen, over korrespondanceloggen, og på embedsmandens Min dag.

Panelet vises for dem, der sender korrespondance, for sagens overordnede ansvarlige og for enhver, der har Handle som overordnet ansvarlig. Min dag beder kun en person om at godkende et brev, hvis sag den viser vedkommende (før 2.6.0 kunne en embedsmand, der kun havde den tilladelse, på Min dag blive bedt om at godkende et brev, som sagen ikke viste vedkommende).

Godkenderen ser brevteksten og hvor mange dokumenter der er vedhæftet — at godkende et svar uden at læse, hvad der udleveres, er ingen kontrol. Derfra kan vedkommende:

• Godkende — brevet frigives.
• Anmode om ændringer — med en note, hvilket sender brevet tilbage til skribenten.

Når den overordnede ansvarlige skiftes

Et brev, der afventer godkendelse, følger sagens overordnede ansvarlige. Når nogen udpeger en anden overordnet ansvarlig på en anmodning eller en klage — i dens oplysninger, ved at omfordele en afgående kollegas arbejde, eller når lederen af en teamøvelse lader manuskriptet spille den overordnede ansvarlige — flyttes hvert brev, der stadig afventer, til den nye embedsmand:

• Den nye embedsmand underrettes, som om brevet netop var indsendt, og brevet forlader den tidligere embedsmands kø og Min dag. Den tidligere embedsmand kan ikke længere godkende det, medmindre vedkommende har Handle som overordnet ansvarlig (enhver, der har den, kan som hidtil godkende ethvert tilbageholdt brev).
• Når sagen ikke længere angiver nogen, eller den nye embedsmand ikke kan handle som overordnet ansvarlig, venter brevet på enhver, der har Handle som overordnet ansvarlig.
• Når den nye embedsmand selv skrev brevet, bliver det kun vedkommendes, hvis vedkommende kunne have sendt det uden godkendelse.
• Et brev, der allerede er godkendt, sendt tilbage, trukket tilbage eller sendt, flyttes aldrig, og selve brevet ændres aldrig.

Brevet viser Nu hos — den overordnede ansvarlige er skiftet, og flytningen registreres i sagens Aktivitet (Brev til godkendelse omfordelt, med årsagen) og i revisionsloggen.

Afsendelse

Godkendelse sender ikke. Det godkendte brev sendes som et selvstændigt, bevidst skridt — nøjagtigt som det blev godkendt, og kun én gang.

Hvem sender uden turen omkring godkendelse

Enhver, der har Handle som overordnet ansvarlig, sender disse breve direkte, uden et send-og-vent-skridt, fordi vedkommende allerede har den myndighed, som godkendelsen skal skaffe.

Det er også håndtaget, hvis du vil have to forskellige personer ind over hvert brev: tildel kun tilladelsen til dine overordnede ansvarlige. Tildeler du den bredt, har du opsat en kontrol, som de fleste af dine medarbejdere selv kan opfylde.

Bedste praksis

• Markér de formål, hvor brevet er en afgørelse — svarbrevet, tredjepartsvarsler — og lad rutinemæssige kvitteringer stå udenfor, så godkendelsen ikke bliver et stempel, ingen læser.
• Udpeg den overordnede ansvarlige, når sagen oprettes, ikke når svarbrevet skal af sted. Skrivepanelets advarsel er et sikkerhedsnet, ikke en plan.
• Gennemgå, hvem der har Handle som overordnet ansvarlig, før du regner med godkendelse som en tomandskontrol.

Relaterede sider

• Korrespondanceskabeloner — selve brevene; godkendelsen knytter sig til deres formål og ikke til den enkelte skabelon.
• Roller og tilladelser — hvor Handle som overordnet ansvarlig tildeles, og dermed hvem der kan udpeges, og hvem der sender direkte.
• Afsendelse af korrespondance — skrivepanelet, hvor Send bliver til Send til godkendelse.
• Korrespondance — registreringen af ét brev, én e-mail eller ét opkald med vedhæftninger og notetråd.
• Gennemgangstyper — den anden mekanisme med et ekstra sæt øjne: navngivne gennemgangstrin, der styres af gennemgangsmotoren.