Godkännande av korrespondens

Vissa brev är beslut, inte meddelanden. Ett svarsbrev anger vad som lämnas ut och vad som undanhålls, och det startar sökandens överklagandetid. Godkännande av korrespondens låter dig kräva att ärendets överordnade ansvariga godkänner sådana brev innan de får skickas: du kryssar i de korrespondensändamål som kräver godkännande, och ett brev som skickas för ett sådant ändamål hålls kvar för den ansvariga tjänstemannen i stället för att gå iväg på författarens eget ord.

Var du hittar det

Öppna Inställningar från programmets verktygsfält och välj Godkännande av korrespondens.

Det du konfigurerar

Panelen är en enda lista över korrespondensändamål. Kryssa i dem som kräver godkännande — vanligtvis svarsbrevet och underrättelser till tredje part, sällan mottagningsbekräftelser.

Det finns ingen separat på/av-brytare. Att inte kryssa i något är sättet att stänga av godkännandet, och därmed kan en brytare och en lista aldrig hamna i otakt med varandra — listan är hela kontrollen.

Kopplat till ändamålet, inte till mallen

Regeln hänger på brevets ändamål, inte på en viss korrespondensmall. Två saker följer av det:

• En mall som skapas nästa år ärver regeln. En flagga per mall fallerar öppet: någon skapar en ny svarsbrevsmall, ingen kommer ihåg att kryssa i dess godkännanderuta, och kontrollen upphör tyst att gälla just de brev den infördes för.
• Fritextkorrespondens omfattas. Ett brev som skrivs från grunden, utan någon mall bakom sig, har ändå ett ändamål — och fångas därför fortfarande upp.

Vem som godkänner

Varje ärende kan utse en överordnad ansvarig: den person som svarar för besluten i ärendet, till skillnad från den samordnare som utför arbetet. Att utse någon ger åtkomst till enbart det ärendet — tillräckligt för att läsa det, se sökanden, öppna dokument och agera på granskningar. Det är just det som gör upplägget användbart för ett enskilt ärende, även för en extern rådgivare som är gäst i din klients prenumeration, utan att tilldela en roll som skulle visa allt.

Vem som över huvud taget kan utses styrs av behörigheten Agera som överordnad ansvarig, som ges via Roller och behörigheter. Behörigheten i sig ger ingen åtkomst till något.

Att skriva brevet

För ett ändamål som kräver godkännande blir redigerarens knapp Skicka i stället Skicka för godkännande.

Redigeraren anger vem som ska godkänna brevet och varnar innan du skriver något alls om ärendet saknar utsedd överordnad ansvarig. Under en lagstadgad tidsfrist kostar det dagar som inte går att få tillbaka att upptäcka det först när brevet är skrivet.

Godkännande

Kvarhållna brev syns på två ställen: i panelen Brev som väntar på godkännande på ärendet, ovanför korrespondensloggen, och på tjänstemannens Min dag.

Den som godkänner ser brevtexten och hur många dokument som bifogas — att godkänna ett svar utan att läsa vad som lämnas ut är ingen kontroll. Därifrån kan hen:

• Godkänna — brevet är klart att skickas.
• Begära ändringar — med en notering, vilket skickar tillbaka brevet till författaren.

Utskick

Ett godkännande skickar inte. Det godkända brevet går iväg som ett separat, medvetet steg — exakt så som det godkändes, och bara en gång.

Vem som skickar utan omvägen

Den som har Agera som överordnad ansvarig (case.approve) skickar dessa brev direkt, utan steget att skicka in och vänta, eftersom personen redan har den befogenhet som godkännandet finns till för att inhämta.

Det är också spaken om du vill ha två olika personer på varje brev: ge behörigheten enbart till dina överordnade ansvariga. Delar du ut den brett har du infört en kontroll som de flesta av dina medarbetare kan uppfylla på egen hand.

Bästa praxis

• Kryssa i de ändamål där brevet är ett beslut — svarsbrevet, underrättelser till tredje part — och lämna rutinmässiga mottagningsbekräftelser utanför, så att godkännandet inte blir en stämpel ingen läser.
• Utse den överordnade ansvariga när ärendet öppnas, inte när svarsbrevet ska ut. Redigerarens varning är ett skyddsnät, inte en plan.
• Gå igenom vem som har Agera som överordnad ansvarig innan du förlitar dig på godkännandet som en tvåpersonskontroll.

Relaterade sidor

• Korrespondensmallar — själva breven; godkännandet knyts till deras ändamål och inte till den enskilda mallen.
• Roller och behörigheter — där Agera som överordnad ansvarig ges, och därmed vem som kan utses och vem som skickar direkt.
• Skicka korrespondens — redigeraren, där Skicka blir Skicka för godkännande.
• Korrespondens — posten för ett enskilt brev, e-postmeddelande eller samtal, med bilagor och anteckningstråd.
• Granskningstyper — den andra mekanismen med ett extra par ögon: namngivna granskningssteg som styrs av granskningsmotorn.