Zatwierdzanie korespondencji

Niektóre pisma są decyzjami, a nie wiadomościami. Pismo z odpowiedzią określa, co zostaje ujawnione, a co zatrzymane, i uruchamia bieg terminu na odwołanie wnioskodawcy. Zatwierdzanie korespondencji pozwala wymagać, aby wyższy urzędnik przypisany do sprawy zatwierdził takie pisma, zanim będą mogły zostać wysłane: zaznaczasz cele korespondencji wymagające zatwierdzenia, a pismo wysyłane w jednym z tych celów zostaje wstrzymane do decyzji odpowiedzialnego urzędnika, zamiast wychodzić wyłącznie na słowo osoby, która je przygotowała.

Gdzie to znaleźć

Otwórz Ustawienia z paska narzędzi aplikacji i wybierz Zatwierdzanie korespondencji.

Co konfigurujesz

Panel to pojedyncza lista celów korespondencji. Zaznacz te, które wymagają zatwierdzenia — zwykle pismo z odpowiedzią i zawiadomienia dla stron trzecich, rzadko potwierdzenia odbioru.

Nie ma osobnego przełącznika włącz/wyłącz. Niezaznaczenie niczego jest sposobem na wyłączenie zatwierdzania, dzięki czemu przełącznik i lista nigdy nie mogą się rozejść — lista to całe zabezpieczenie.

Powiązane z celem, a nie z szablonem

Reguła przypisana jest do celu pisma, a nie do konkretnego szablonu korespondencji. Wynikają z tego dwie rzeczy:

• Szablon utworzony za rok dziedziczy regułę. Flaga ustawiana przy każdym szablonie zawodzi w stronę otwartą: ktoś tworzy nowy szablon pisma z odpowiedzią, nikt nie pamięta o zaznaczeniu pola zatwierdzenia i zabezpieczenie po cichu przestaje obejmować dokładnie te pisma, dla których je wprowadzono.
• Korespondencja w dowolnej formie jest objęta. Pismo napisane od zera, bez żadnego szablonu, nadal ma cel — więc nadal zostaje wychwycone.

Kto zatwierdza

Każda sprawa może wskazać wyższego urzędnika: osobę odpowiedzialną za zapadające w niej decyzje, w odróżnieniu od koordynatora, który wykonuje pracę. Wskazanie kogoś daje dostęp wyłącznie do tej sprawy — na tyle, by ją przeczytać, zobaczyć wnioskodawcę, otwierać dokumenty i działać w przeglądach. Właśnie to sprawia, że rozwiązanie nadaje się do pojedynczej sprawy, także dla zewnętrznego doradcy będącego gościem w subskrypcji Twojej dzierżawy, bez nadawania roli, która pokazałaby mu wszystko.

To, kogo w ogóle można wskazać, reguluje uprawnienie Działanie jako wyższy urzędnik, nadawane w Rolach i uprawnieniach. Samo uprawnienie nie daje dostępu do niczego.

Przygotowanie pisma

Dla celu wymagającego zatwierdzenia przycisk Wyślij w edytorze zmienia się w Przekaż do zatwierdzenia.

Edytor wskazuje, kto zatwierdzi pismo, i ostrzega zanim cokolwiek napiszesz, jeśli do sprawy nie przypisano wyższego urzędnika. Przy terminie ustawowym odkrycie tego po napisaniu pisma kosztuje dni, których nie da się odzyskać.

Zatwierdzanie

Wstrzymane pisma pojawiają się w dwóch miejscach: w panelu Pisma oczekujące na zatwierdzenie w sprawie, nad rejestrem korespondencji, oraz w widoku My Day (Mój dzień) urzędnika.

Zatwierdzający widzi treść pisma oraz liczbę załączonych dokumentów — zatwierdzanie odpowiedzi bez zapoznania się z tym, co jest udostępniane, nie jest żadnym zabezpieczeniem. Stamtąd może:

• Zatwierdzić — pismo zostaje dopuszczone.
• Zażądać zmian — z notatką, co zwraca pismo osobie, która je przygotowała.

Wysyłanie

Zatwierdzenie nie wysyła. Zatwierdzone pismo wychodzi jako osobny, świadomy krok — dokładnie w takiej postaci, w jakiej zostało zatwierdzone, i tylko raz.

Kto wysyła bez obiegu zatwierdzenia

Każdy, kto ma uprawnienie Działanie jako wyższy urzędnik (case.approve), wysyła te pisma bezpośrednio, bez etapu przekazania i oczekiwania, ponieważ dysponuje już tym umocowaniem, które zatwierdzenie ma dopiero zapewnić.

To także dźwignia, jeśli chcesz, by przy każdym piśmie uczestniczyły dwie różne osoby: nadaj to uprawnienie wyłącznie swoim wyższym urzędnikom. Rozdane szeroko, tworzy zabezpieczenie, które większość pracowników może spełnić samodzielnie.

Najlepsze praktyki

• Zaznacz cele, w których pismo jest decyzją — pismo z odpowiedzią, zawiadomienia dla stron trzecich — a rutynowe potwierdzenia odbioru zostaw poza listą, aby zatwierdzanie nie stało się pieczątką, której nikt nie czyta.
• Wskaż wyższego urzędnika przy zakładaniu sprawy, a nie wtedy, gdy zbliża się termin pisma z odpowiedzią. Ostrzeżenie edytora to siatka bezpieczeństwa, a nie plan.
• Sprawdź, kto ma Działanie jako wyższy urzędnik, zanim uznasz zatwierdzanie za kontrolę dwóch osób.

Powiązane strony

• Szablony korespondencji — same pisma; zatwierdzanie wiąże się z ich celem, a nie z pojedynczym szablonem.
• Role i uprawnienia — gdzie nadaje się Działanie jako wyższy urzędnik, a tym samym kto może zostać wskazany i kto wysyła bezpośrednio.
• Wysyłanie korespondencji — edytor, w którym Wyślij zmienia się w Przekaż do zatwierdzenia.
• Korespondencja — zapis pojedynczego pisma, e-maila lub rozmowy wraz z załącznikami i wątkiem notatek.
• Typy przeglądów — drugi mechanizm „drugiej pary oczu”: nazwane kroki przeglądu kierowane przez silnik przeglądów.