Aprovação de Correspondência

Algumas cartas são decisões, não mensagens. Uma carta de resposta declara o que é divulgado e o que é retido, e dá início ao prazo de recurso do requerente. A aprovação de correspondência permite-lhe exigir que o responsável superior do caso aprove essas cartas antes de poderem ser enviadas: assinala as finalidades de correspondência que carecem de aprovação e uma carta enviada para uma dessas finalidades fica retida à espera do responsável, em vez de sair apenas por decisão de quem a redigiu.

Onde Encontrar

Abra Definições na barra de ferramentas da aplicação e escolha Aprovação de correspondência.

O Que Configura

O painel é uma única lista de finalidades de correspondência. Assinale as que carecem de aprovação — normalmente a carta de resposta e as notificações a terceiros, raramente os avisos de receção.

Não existe um interruptor separado para ligar e desligar. Não assinalar nada é a forma de desativar a aprovação, pelo que um interruptor e uma lista nunca podem ficar em desacordo — a lista é o controlo por inteiro.

Associada à Finalidade, Não ao Modelo

A regra prende-se com a finalidade da carta e não com um modelo de correspondência em particular. Daqui decorrem duas coisas:

• Um modelo criado para o ano herda a regra. Uma marca por modelo falha em aberto: alguém cria um novo modelo de carta de resposta, ninguém se lembra de assinalar a respetiva caixa de aprovação e o controlo deixa silenciosamente de se aplicar precisamente às cartas para que foi criado.
• A correspondência em texto livre fica coberta. Uma carta escrita de raiz, sem modelo por trás, continua a ter uma finalidade — pelo que continua a ser abrangida.

Quem Aprova

Cada caso pode designar um responsável superior: a pessoa que responde pelas decisões nele tomadas, por oposição ao coordenador que faz o trabalho. Designar alguém dá-lhe acesso apenas a esse caso — o suficiente para o ler, ver o requerente, abrir documentos e agir sobre revisões. É isso que torna o mecanismo utilizável num único caso, incluindo para um consultor externo que seja convidado na subscrição do seu inquilino, sem atribuir uma função que lhe mostraria tudo.

Quem pode sequer ser designado é controlado pela permissão Atuar como responsável superior, concedida em Funções e Permissões. Por si só, a permissão não dá acesso a nada.

Redação

Numa finalidade que carece de aprovação, o botão Enviar do compositor passa a Submeter para aprovação.

O compositor indica quem irá aprovar a carta e avisa antes de escrever seja o que for se o caso não tiver um responsável superior atribuído. Com um prazo legal a correr, descobri-lo depois de a carta estar redigida custa dias que não se recuperam.

Aprovar

As cartas retidas surgem em dois sítios: num painel Cartas a aguardar aprovação no caso, acima do registo de correspondência, e em O Meu Dia do responsável.

Quem aprova vê o corpo da carta e quantos documentos vão anexados — aprovar uma resposta sem ler o que está a ser divulgado não é um controlo. A partir daí pode:

• Aprovar — a carta fica autorizada.
• Solicitar alterações — com uma nota, o que devolve a carta a quem a redigiu.

Envio

Aprovar não envia. A carta aprovada sai como um passo separado e deliberado — exatamente como foi aprovada e uma só vez.

Quem Envia Sem o Circuito de Aprovação

Quem detém a permissão Atuar como responsável superior (case.approve) envia estas cartas diretamente, sem o passo de submeter e aguardar, porque já detém a autoridade que a aprovação existe para obter.

É também essa a alavanca se quiser duas pessoas diferentes em cada carta: conceda a permissão apenas aos seus responsáveis superiores. Distribua-a largamente e terá configurado um controlo que a maior parte do pessoal consegue satisfazer sozinha.

Boas Práticas

• Assinale as finalidades em que a carta é uma decisão — a carta de resposta, as notificações a terceiros — e deixe de fora os avisos de receção de rotina, para que a aprovação não se torne um carimbo que ninguém lê.
• Designe o responsável superior à abertura do caso e não quando a carta de resposta está para sair. O aviso do compositor é uma rede de segurança, não um plano.
• Reveja quem detém a permissão Atuar como responsável superior antes de confiar na aprovação como controlo a duas pessoas.

Páginas Relacionadas

• Modelos de Correspondência — as próprias cartas; a aprovação prende-se com a sua finalidade e não com o modelo individual.
• Funções e Permissões — onde se concede Atuar como responsável superior e, por isso, quem pode ser designado e quem envia diretamente.
• Envio de Correspondência — o compositor, onde Enviar passa a Submeter para aprovação.
• Correspondência — o registo de uma única carta, mensagem de e-mail ou chamada, com os anexos e o fio de notas.
• Tipos de Revisão — o outro mecanismo de segundo par de olhos: passos de revisão nomeados, encaminhados pelo motor de revisões.