Doppelte Dokumente

Der Bereich Doppelte Dokumente gruppiert nahezu identische Unterlagen in einem Antrag, sodass Sie sie einmal statt mehrfach überprüfen. Öffnen Sie ihn über die Symbolleiste des Dokumente-Arbeitsbereichs — das Badge auf der Schaltfläche zeigt die Anzahl aktiver Gruppen an.

Wie die Duplikaterkennung funktioniert

Die Erkennung läuft lokal ab, und sie gruppiert, löscht aber niemals: Jedes Dokument verbleibt im Antrag. Die Auswirkung betrifft ausschließlich Ihren Überprüfungsaufwand, denn Sie können eine maßgebliche Kopie schwärzen und das Ergebnis übertragen, anstatt jede Kopie einzeln zu schwärzen. Mit den optionalen KI-Komponenten kommt zusätzlich ein semantischer Durchlauf zum Einsatz, der auch Paare erfasst, die ein reiner Textabgleich nicht erkennen kann — etwa eine Übersetzung desselben Vermerks oder eine stark überarbeitete Fassung.

Gruppen sind farblich nach der Technik gekennzeichnet, die sie zugeordnet hat:

• Exakt (rot)
• Beinahe-Duplikat (orange) — mit einem Ähnlichkeitsprozentsatz angezeigt
• E-Mail-Familie (blau)

Duplikate finden

1. Öffnen Sie die Registerkarte Dokumente des Antrags und öffnen Sie den Bereich Doppelte Dokumente über die Symbolleiste.
2. Klicken Sie auf Duplikate finden / aktualisieren, um einen Scan durchzuführen.
3. Erweitern Sie eine Gruppe, um ihre Mitglieder zu sehen.

Eine Gruppe bearbeiten: entscheidungsbasierte Überprüfung

Die Bearbeitung einer Gruppe ist entscheidungsbasiert — Sie erfassen für jedes Mitglied eine ausdrückliche Entscheidung, und der Status der Gruppe ergibt sich aus diesen Entscheidungen:

1. Markieren Sie die beste Kopie als maßgeblich (Als maßgeblich festlegen) — diejenige, die die Stelle bearbeiten wird. Verwenden Sie Überprüfen bei einem beliebigen Mitglied, um es im Vorschau-/Schwärzungs-Viewer zu öffnen.
2. Wählen Sie für jede doppelte Kopie Aus der Antwort ausschließen (sie bleibt im Antrag, entfällt aber bei der Freigabe), In der Antwort behalten oder Kein Duplikat (ein Falschtreffer). Bei jeder Entscheidung wird angezeigt, wer sie getroffen hat, und sie kann mit Rückgängig widerrufen werden.

Schwärzungen übertragen

1. Schwärzen Sie das maßgebliche Dokument.
2. Klicken Sie auf Schwärzungen übertragen, um seine Schwärzungen auf die Kopien anzuwenden, die Sie behalten.
3. Jede Kopie zeigt die vorgeschlagenen Schwärzungen an, die Sie pro Mitglied Bestätigen oder Verwerfen können.

Erledigte und verworfene Gruppen

• Der Status Erledigt einer Gruppe ergibt sich aus den Entscheidungen ihrer Mitglieder — sobald jedes Duplikat eine Entscheidung hat, entfällt die Gruppe aus der Standardliste.
• Wenn eine ganze Gruppe ein Falschtreffer ist, verwenden Sie Keine Duplikate (Gruppe verwerfen).
• Verwenden Sie den Umschalter Erledigte / verworfene anzeigen, um Gruppen erneut aufzurufen, die Sie bereits bearbeitet haben.