Documenti duplicati

Il pannello Documenti duplicati raggruppa i record quasi identici di una richiesta, così da poterli revisionare una sola volta invece di più volte. Aprirlo dalla barra degli strumenti dell'area di lavoro Documenti — il badge sul pulsante indica il numero di gruppi attivi.

Funzionamento del rilevamento dei duplicati

Il rilevamento viene eseguito localmente e raggruppa ma non rimuove mai: ogni documento resta nella richiesta. L'effetto riguarda esclusivamente il carico di lavoro della revisione, perché è possibile oscurare un'unica copia autorevole e propagare il risultato anziché oscurare separatamente ogni copia. Con i componenti IA opzionali distribuiti, un ulteriore passaggio semantico individua anche le coppie che la corrispondenza testuale non è in grado di rilevare — una traduzione dello stesso memo, o una riscrittura sostanziale.

I gruppi sono contrassegnati da una banda di colore in base alla tecnica che li ha associati:

• Esatto (rosso)
• Quasi duplicato (arancione) — mostrato con una percentuale di somiglianza
• Famiglia di email (blu)

Ricerca dei duplicati

1. Aprire la scheda Documenti della richiesta, quindi aprire il pannello Documenti duplicati dalla barra degli strumenti.
2. Fare clic su Trova / aggiorna duplicati per avviare la scansione.
3. Espandere un gruppo per visualizzarne i membri.

Gestione di un gruppo: revisione basata su decisioni

La gestione di un gruppo è basata su decisioni — si registra una decisione esplicita per ciascun membro e lo stato del gruppo deriva da tali decisioni:

1. Contrassegnare la copia migliore come autorevole (Imposta come autorevole) — quella che l'ufficio tratterà. Utilizzare Revisiona su un membro qualsiasi per aprirlo nel visualizzatore di anteprima/redazione.
2. Per ciascuna copia duplicata, scegliere Escludi dalla risposta (resta nella richiesta ma non viene inclusa nel rilascio), Includi nella risposta oppure Non è un duplicato (corrispondenza errata). Ogni decisione mostra chi l'ha presa e può essere annullata con Annulla.

Propagazione delle redazioni

1. Oscurare il documento autorevole.
2. Fare clic su Propaga redazioni per trasferire le relative redazioni ai membri che si intende mantenere.
3. Ogni copia mostra le redazioni proposte, che è possibile Confermare o Scartare per ciascun membro.

Gruppi risolti e ignorati

• Lo stato Risolto di un gruppo deriva dalle decisioni dei suoi membri — una volta che ogni duplicato ha una decisione, il gruppo esce dall'elenco predefinito.
• Se un intero gruppo è un falso positivo, utilizzare Non sono duplicati (ignora gruppo).
• Utilizzare l'interruttore Mostra risolti / ignorati per rivedere i gruppi già gestiti.