Vorfälle erstellen

Das Melden eines Vorfalls ist bewusst unkompliziert gestaltet, damit Mitarbeitende an vorderster Front eine Datenschutzverletzung oder einen Sicherheitsvorfall schnell erfassen und später verfeinern können. Sie benötigen die Berechtigung zum Melden von Vorfällen. Wählen Sie im Vorfälle-Dashboard Vorfall melden, um den Dialog zu öffnen. Nichts, was Sie hier eingeben, ist endgültig – jedes Feld kann nach der Erstellung des Datensatzes im Detailbereich des Vorfalls bearbeitet werden.

Einen Vorfall melden

1. Wählen Sie einen Vorfalltyp, sofern mehr als einer konfiguriert ist. Der Typ enthält eine maßgebliche Rechtsgrundlage – das anwendbare Gesetz oder die anwendbare Verordnung –, die als schreibgeschütztes Feld angezeigt wird. Wenn dem gewählten Typ keine maßgebliche Rechtsgrundlage zugeordnet ist, wird eine Warnung angezeigt und Sie können nicht absenden; ein Administrator muss den Typ zunächst einer Rechtsgrundlage zuordnen.
2. Geben Sie einen Titel (erforderlich) und optional eine Beschreibung ein.
3. Legen Sie Entdeckt am fest. Der Standardwert ist heute; ein Datum in der Zukunft ist nicht zulässig.
4. Wählen Sie optional einen Ursachentyp aus der konfigurierten Taxonomie und fügen Sie im Freitextfeld Ursache / Umstände eine Beschreibung des Geschehens hinzu.
5. Verknüpfen Sie optional einen Datenschutzgegenstand (den wiederverwendbaren Datensatz oder das System, das der Vorfall betrifft), geben Sie die Anzahl der betroffenen Personen ein und wählen Sie die Kategorien der betroffenen personenbezogenen Daten aus.
6. Wählen Sie Vorfall melden, um zu speichern.

Der Vorfall wird in der ersten Lebenszyklusphase (Aktiv) erstellt und im Detailbereich geöffnet, in dem die eigentliche Bearbeitung erfolgt.

Die Anforderung der maßgeblichen Rechtsgrundlage

Jeder Vorfall muss an eine Rechtsgrundlage geknüpft sein, damit seine gesetzlichen Meldepflichten später berechnet werden können. Die maßgebliche Rechtsgrundlage ergibt sich aus dem Vorfalltyp, nicht aus einem Feld, das Sie ausfüllen. Wenn Sie einen Typ wählen, den ein Administrator keiner Rechtsgrundlage zugeordnet hat, blockiert der Dialog das Absenden und zeigt eine Warnung an. Wählen Sie einen anderen Typ oder bitten Sie einen Administrator, den Typ vor dem Melden zuzuordnen.

Einen Gegenstand aus dem Verzeichnis verknüpfen

Wenn Sie von der Registerkarte Vorfallhistorie eines Gegenstands ausgehen und Vorfall erstellen wählen, öffnet sich der Meldedialog, wobei dieser Datenschutzgegenstand bereits mit dem neuen Vorfall verknüpft ist.