Dokumentvorlagen — gemeinsam genutzte Briefkopf-, Leer- und Seriendruckvorlagen, die neue Arbeitsdateien vorbelegen
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Dokumentvorlagen
Dokumentvorlagen sind mandantenweit gemeinsam genutzte Ausgangsdateien, die neue Arbeitsdateien im Arbeitsbereich Dokumente eines Antrags vorbelegen. Jede Vorlage ist ein Briefkopf-, Leer- oder Seriendruckdokument (Word oder Excel), das einmal gespeichert und jedes Mal kopiert wird, wenn ein Koordinator einen neuen Entwurf beginnt — sodass Antwortschreiben und Arbeitsblätter von einem einheitlichen Ausgangspunkt im Corporate Design aus starten.
Wo Sie es finden
Öffnen Sie das Einstellungs-Hub und wählen Sie Dokumentvorlagen, gruppiert mit den übrigen Vorlageneditoren — Korrespondenzvorlagen und Benachrichtigungsvorlagen.
Vorlagenfelder
| Feld | Was es steuert |
|---|---|
| Name | Die Bezeichnung, die angezeigt wird, wenn ein Koordinator eine Vorlage für eine neue Arbeitsdatei auswählt |
| Art | Briefkopf, Seriendruck oder Leer |
| Dateiformat | Das Dokumentformat — docx oder xlsx |
| Vorlagendatei | Das hochgeladene Dokument, das kopiert wird, um die Arbeitsdatei vorzubelegen |
| Aktiv | Nur aktive Vorlagen werden angeboten |
Vorlagenarten
| Art | Was sie erzeugt |
|---|---|
| Briefkopf | Ein Dokument mit vorbereitetem Corporate Design, auf dessen Basis Entwürfe erstellt werden |
| Leer | Eine leere Ausgangsdatei im gewählten Format |
| Seriendruck | Ein Dokument, dessen Felder beim Verwenden ausgefüllt werden |
Wie es das Verhalten der Endbenutzer beeinflusst
Im Arbeitsbereich Dokumente eines Antrags ist die Unterregisterkarte Arbeitsdateien ein Ablagebereich für Entwürfe. Wenn ein Koordinator eine neue Arbeitsdatei aus einer Vorlage erstellt, wird die Vorlage mit Auschecken/Versionsverwaltung und Notizen hineinkopiert. Bei Anträgen überführt die Aktion Finalisieren einen Arbeitsdatei-Entwurf verbindlich in Korrespondenz. Diese sind zu unterscheiden von der Briefkopf- oder Seriendruckvorlage, die für eine Korrespondenz-PDF-Kopie gewählt wird — Dokumentvorlagen belegen Arbeitsdateien vor, Korrespondenzvorlagen erzeugen gesendete Briefe.
Tipps
- Halten Sie für jede Art von Dokument, die Ihre Dienststelle entwirft, einen aktiven Briefkopf bereit.
- Deaktivieren Sie veraltete Vorlagen, anstatt sie zu löschen, damit bestehende Arbeitsdateien ihre Herkunft behalten.
- Verwenden Sie Seriendruck-Vorlagen, wenn ein Entwurf bekannte Angaben vorab ausfüllen soll; verwenden Sie Leer für eine formfreie Ausgangsdatei.