Documentos duplicados

El panel Documentos duplicados agrupa los registros casi idénticos de una solicitud para que los revise una sola vez en lugar de muchas. Ábralo desde la barra de herramientas del espacio de trabajo de Documentos: la insignia del botón muestra el número de grupos activos.

Cómo funciona la detección de duplicados

La detección se ejecuta localmente y agrupa, pero nunca elimina: cada documento permanece en la solicitud. El efecto recae únicamente en su carga de trabajo de revisión, porque puede redactar una copia autoritativa y propagar el resultado en lugar de redactar cada copia por separado. Con los componentes opcionales de IA implementados, un paso semántico adicional también detecta pares que la coincidencia de texto simple no puede detectar — una traducción del mismo memorando, o una reescritura profunda.

Los grupos se distinguen con bandas de color según la técnica que los emparejó:

• Exacto (rojo)
• Casi duplicado (naranja): se muestra con un porcentaje de similitud
• Familia de correo electrónico (azul)

Buscar duplicados

1. Abra la pestaña Documentos de la solicitud y abra el panel Documentos duplicados desde la barra de herramientas.
2. Haga clic en Buscar/actualizar duplicados para analizar.
3. Expanda un grupo para ver sus miembros.

Gestionar un grupo: revisión basada en decisiones

Gestionar un grupo es un proceso basado en decisiones — registra una decisión explícita por miembro, y el estado del grupo se deriva de esas decisiones:

1. Marque la mejor copia como autoritativa (Establecer como autoritativa) — la que tramitará la oficina. Use Revisar en cualquier miembro para abrirlo en el visor de vista previa/redacción.
2. Para cada copia duplicada, elija Excluir de la respuesta (permanece en la solicitud, pero queda fuera de la divulgación), Mantener en la respuesta, o No es un duplicado (una coincidencia falsa). Cada decisión muestra quién la tomó y puede revertirse con Deshacer.

Propagar las redacciones

1. Redacte el documento autoritativo.
2. Haga clic en Propagar redacciones para aplicar sus redacciones a los miembros que va a mantener.
3. Cada copia muestra las redacciones propuestas para que las Confirme o Descarte en cada miembro.

Grupos resueltos y descartados

• El estado Resuelto de un grupo se deriva de las decisiones de sus miembros — una vez que cada duplicado tiene una decisión, el grupo sale de la lista predeterminada.
• Si un grupo completo es un falso positivo, use No son duplicados (descartar grupo).
• Utilice el conmutador Mostrar resueltos/descartados para volver a los grupos que ya ha tratado.