Vorfalldetails

Der Vorfall-Detailbereich ist ein Vollbild-Arbeitsbereich, in dem Datenschutzbeauftragte und ATIP-Mitarbeiter dokumentieren, was geschehen ist, entscheiden, wer informiert werden muss, und nachweisen, dass die Meldepflichten fristgerecht erfüllt wurden. Die Kopfzeile enthält die Vorfallnummer, den Typ, den Status-Chip, die Priorität, die Kennzahlen für vergangene Tage und Eintrittsdatum sowie eine Schaltfläche Diskussion; ein grünes Schild Eingedämmt mit dem zugehörigen Datum erscheint, sobald die Eindämmung bestätigt ist. Zum Bearbeiten ist die Berechtigung zur Vorfallverwaltung erforderlich. Geschlossene Vorfälle sind schreibgeschützt, bis sie wieder geöffnet werden, und beim erneuten Öffnen wird ein obligatorischer Grund abgefragt, der in das Aktivitätsprotokoll geschrieben wird. Die Arbeit ist in einer Reihe von Registerkarten organisiert.

Die Registerkarten

Eindämmung und Abhilfe öffnen beide das gemeinsame Maßnahmen-Bedienfeld — siehe Vorfallsmaßnahmen.

Die Registerkarte „Übersicht"

Der Beschreibungsblock wird als ein Abschnitt bearbeitet — klicken Sie auf das Stiftsymbol und dann auf Speichern oder Verwerfen. Auf der Registerkarte „Übersicht" können Sie Folgendes erfassen:

• Titel, Beschreibung, Ursachentyp und Erläuterung
• Den verknüpften Datenschutzgegenstand — trägt der Gegenstand einen vorab vereinbarten Eskalationsplan, erscheint dieser als Banner auf dem Vorfall: zuerst der Kontakt, darunter der Plantext, sodass Verantwortliche wissen, wen sie anrufen müssen, ohne danach suchen zu müssen
• Betroffene Personen (mit einem Kennzeichen „Schätzung") und benachrichtigte Personen
• Kategorien der betroffenen personenbezogenen Daten — sensible Kategorien sind mit einem roten Schild gekennzeichnet
• Schadensarten
• Entdeckungsquelle — Intern, Externe Meldung, Automatische Erkennung, Meldung durch Dritte, Anfrage der Aufsichtsbehörde oder Sonstiges

Die Schadensrisikostufe und die Rechtsgrundlage werden vom System abgeleitet und sind schreibgeschützt. Ein separater Abschnitt Grundursache & gewonnene Erkenntnisse erfasst die dokumentarischen Erläuterungen; die Registerkarte „Abschluss" zeigt diese schreibgeschützt an. Titel, Beschreibung, Ursachenerläuterung, Grundursache und gewonnene Erkenntnisse unterstützen allesamt optionale Übersetzungen je Sprache (über Nacht maschinell übersetzt wie andere Freitextfelder des Vorgangs; manuelle Übersetzungen werden nie überschrieben).

Die Seitenleiste enthält das Statussteuerelement (Statusänderungen innerhalb derselben Phase erfolgen über ein schnelles Dropdown-Menü; phasenübergreifende Wechsel erfolgen über Vorrücken), die Priorität, wichtige Termine (Eintrittsdatum, Eindämmungsdatum), eine Stundenkarte sowie den zugewiesenen Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten.

Die Lebenszyklusleiste

Die kompakte Lebenszyklusleiste zeigt Aktiv → In Überprüfung → Geschlossen. „In Überprüfung" wird erreicht, indem eine Überprüfung gestartet oder die Bestimmung des Schadensrisikos erfasst wird, und bleibt abgehakt, selbst nachdem eine Überprüfung den Vorfall wieder auf „Aktiv" gesetzt hat.

Die Registerkarte „Benachrichtigungen"

Die Registerkarte „Benachrichtigungen" ist das Herzstück des Moduls und eine dynamische Checkliste. Der Rechner läuft automatisch erneut, sobald die Registerkarte geöffnet wird und bei jedem Speichern des Vorfalls, sodass die Pflichten stets die aktuelle Risikobestimmung, die Anzahl der Betroffenen und die Rechtsgrundlage widerspiegeln — es gibt keinen manuellen Schritt zum „Neuberechnen", obwohl eine dezente Schaltfläche Aktualisieren verfügbar ist. Benachrichtigungen sind gruppiert:

• Pflichten — jede durch Regeln erzeugte Benachrichtigung für die Rechtsgrundlage des Vorfalls, gesetzlich vorgeschriebene Benachrichtigungen und Hinweiszeilen zusammen in einer nach Dringlichkeit sortierten Liste. Jede Benachrichtigung zeigt ihren Empfänger, ein berechnetes Fälligkeitsdatum, eine Inhalts-Checkliste dessen, was die Benachrichtigung enthalten muss, den Rechtsverweis und ein farblich codiertes Dringlichkeits-Badge (überfällig / bald fällig / so bald wie möglich / im Zeitplan).
• Freiwillige Benachrichtigungen — alles, was Sie manuell über die gesetzlichen Meldepflichten hinaus hinzufügen. Eine ausstehende freiwillige Benachrichtigung verhindert weiterhin das Schließen des Vorfalls.

Für jede offene Benachrichtigung können Sie:

1. Als gesendet markieren — erfasst das Sendedatum und optional eine Referenznummer, die Versandart sowie ein abgelegtes Dokument, das die tatsächliche, am Vorfall gespeicherte Einreichung verknüpft.
2. Verwerfen — setzt die Benachrichtigung auf „Nicht erforderlich"; eine Begründung ist obligatorisch und wird für die Akte gespeichert.
3. Brief generieren — ein kompakter Editor: Wählen Sie die passende Benachrichtigungs-Vorlage (Einzelpersonen-Benachrichtigung oder Aufsichtsbehörden-Benachrichtigung) und die Sprache, prüfen und bearbeiten Sie den zusammengeführten Betreff und Text, wenden Sie optional eine Briefkopfvorlage an und generieren Sie dann den Brief. Der Brief wird am Vorfall unter Dokumente → Korrespondenz abgelegt — als fertiges PDF oder als bearbeitbarer Word-Brief für Benachrichtigungen an viele Einzelpersonen: Vervollständigen Sie ihn als Serienbrief anhand Ihrer eigenen Empfängerliste, da AccessPoint bewusst keine Kontaktdaten betroffener Personen speichert.

Verwenden Sie Benachrichtigung hinzufügen, um eine freiwillige Benachrichtigung zu erfassen, wobei Sie einen konfigurierten Typ auswählen, der auf die Rechtsgrundlage des Vorfalls beschränkt ist. Wenn keine Benachrichtigungsregeln zur Rechtsgrundlage passen, erscheint ein erläuterndes Banner, und die Registerkarte bleibt über die Gruppe „Freiwillig" nutzbar. Erledigte Benachrichtigungen werden unter einem Aufklappelement „Erledigt (n)" eingeklappt.

Einen geschlossenen Vorfall wieder öffnen

Ein geschlossener Vorfall ist schreibgeschützt. Benutzer mit der Berechtigung zur Vorfallverwaltung können ihn über ein Bestätigungsdialogfeld wieder öffnen, das einen obligatorischen Grund im Aktivitätsprotokoll erfasst.

AI Assist

Wenn AI Assist aktiviert ist, erscheinen mehrere optionale Hilfen beim Vorfall. Jede erzeugt einen Vorschlag, einen bearbeitbaren Entwurf oder eine Anzeige berechneter Fakten — eine Person entscheidet immer, was übernommen wird.

• KI-Eingangstriage — eine Karte, die den bereits im Datensatz vorhandenen Eingangstext des Vorfalls liest und einen Titel, eine schlichte Zusammenfassung, Schlüsselthemen, strukturierte Feststellungen mit den wörtlichen Textstellen, aus denen sie stammen, sowie lohnende Rückfragen vorschlägt. Nichts wird ohne Klick angewendet.
• Mit KI entwerfen — im Abschlussdialog des Vorfalls entwirft dies die Begründung, „warum Einzelpersonen nicht benachrichtigt wurden", streng gestützt auf die im Datensatz vorhandenen Fakten. Alles, was der Datensatz nicht aussagt, erscheint als wörtliche [VERIFY]-Markierung statt als Vermutung. Der Entwurf landet im Editor, damit Sie ihn prüfen, bearbeiten und speichern können — er wird niemals automatisch gesendet oder gespeichert.
• Risikovorschläge — auf der Registerkarte Bewertung (dem Schadensrisikoregister) entwirft Risiken vorschlagen (KI) bis zu fünf Risikokandidaten, gestützt auf den Vorfall, die früheren Vorfälle und Bewertungen des verknüpften Gegenstands, sein Offenlegungs- und Anbieterregister sowie ähnliche Risiken andernorts in Ihrem Register — jeder Kandidat nennt, was ihn motiviert hat. Als Risiko hinzufügen öffnet das normale Risikoformular vorausgefüllt zur Prüfung; nichts wird erfasst, bevor Sie speichern.
• Wie ähnliche Fälle verlaufen sind — eine reine Anzeigekarte mit berechneten Ergebnisfakten aus ähnlichen abgeschlossenen Vorfällen desselben Typs — Feststellungen und Benachrichtigungen. Sie funktioniert mit oder ohne semantischen Index — mit Abgleich nach Bedeutung, wo verfügbar, sonst nach Textüberschneidung. Sie berichtet, was geschehen ist; sie empfiehlt nie etwas.

AI Assist läuft in Ihrem eigenen Azure-Mandanten. Microsoft trainiert seine Modelle nicht mit Ihren Daten, und Prompt- und Antwortinhalte werden nicht gespeichert.

Privacy by Design

Custodian und Contributor sehen niemals PII von Antragstellern oder betroffenen Personen. Der Vorfallsdatensatz ist auf Datenschutzmitarbeiter beschränkt, sodass Entscheidungen über Schäden und Benachrichtigungen innerhalb des Büros bleiben, das die Datenschutzverletzung bearbeitet.