Delegationen

Eine Delegation ermöglicht es einem Kollegen oder einer Kollegin, Ihre Arbeit für einen bestimmten Zeitraum abzudecken — bei Urlaub, Abwesenheit oder zum Lastenausgleich. Die Abdeckung ist ein Zugriffs-Overlay, keine Neuzuweisung: Solange sie aktiv ist, kann der Delegierte Ihre Arbeit im festgelegten Geltungsbereich genauso einsehen und bearbeiten, wie Sie es könnten — es wechselt jedoch nichts den Besitzer. Die Zuständigkeit bleibt bei Ihnen, und alles kehrt in dem Moment, in dem die Abdeckung endet, zum ursprünglichen Zustand zurück — es gibt nichts zurückzugeben.

Abdeckung vs. Neuzuweisung. Wenn Sie Anträge dauerhaft an eine andere Sachbearbeiterin oder einen anderen Sachbearbeiter übertragen möchten, ist das eine Massen-Neuzuweisung im Anträge-Dashboard, die die Zuständigkeit ändert. Eine Delegation ist das Gegenteil: ein vorübergehendes Overlay, das die Zuständigkeit genau dort belässt, wo sie ist.

Wer eine Delegation einrichten kann

Öffnen Sie das Panel Delegationen verwalten, um eine Abdeckung für sich selbst einzurichten und zu verwalten. Das Einrichten (oder Aktivieren oder Beenden) einer Abdeckung im Namen einer anderen Person erfordert die Berechtigung configuration.manage (Administrator), da eine Delegation dem Delegierten Ihren Zugriff im festgelegten Geltungsbereich gewährt.

Eine Delegation erstellen

1. Klicken Sie auf Neue Delegation. Es ist jeweils nur eine aktive oder ausstehende Delegation zulässig, sodass die Schaltfläche deaktiviert ist, wenn Sie bereits eine haben.
2. Wählen Sie den Delegierten — die Person, die für Sie abdeckt.
3. Geben Sie der Delegation einen Namen.
4. Wählen Sie den Geltungsbereich:
   • Alles — Ihre gesamte Arbeit, oder
   • Bestimmte Bereiche — kreuzen Sie die abzudeckenden Bereiche an: Anträge, Bewertungen, Vorfälle, Beschwerden, Zuweisungen, Prüfungen.
5. Legen Sie ein Startdatum fest (erforderlich) sowie optional ein Enddatum, und erfassen Sie einen Grund sowie etwaige Anweisungen für den Delegierten.
6. Speichern. Liegt das Startdatum heute oder früher, wird die Abdeckung sofort aktiv; ein zukünftiges Startdatum plant sie als Ausstehend ein. Sowohl Sie als auch der Delegierte werden benachrichtigt, wenn die Abdeckung beginnt und endet.

Wie die Abdeckung angezeigt wird

Jede Delegation erscheint als Karte, die den Delegierten, den abgedeckten Geltungsbereich und den Zeitraum zeigt, mit einem Status-Badge — Ausstehend, Aktiv oder Storniert.

Solange die Abdeckung aktiv ist:

• Der Delegierte sieht auf seinem Mein Tag den Eintrag „Sie decken ab für …".
• Jeder Fall, dessen Zuständige bzw. Zuständiger Sie sind — Antrag, Bewertung, Vorfall oder Beschwerde — zeigt neben Ihrem Namen einen Chip „Abgedeckt von …", sodass das Team auf einen Blick sieht, wer einspringt.

Eine aktive oder ausstehende Delegation verwalten

Verwenden Sie die Zeilenaktionen auf der Karte, um:

• eine ausstehende Delegation vorzeitig zu aktivieren.
• eine ausstehende Delegation zu bearbeiten oder zu löschen.
• eine aktive Delegation zu beenden.

Das Beenden einer Delegation — oder sie an ihrem Enddatum auslaufen zu lassen — entzieht dem Delegierten lediglich den Zugriff. Da nie etwas neu zugewiesen wurde, gibt es nichts zurückzugeben; Ihre Fälle waren die ganze Zeit über Ihre eigenen.