Aufbewahrungsprüfung

Unter der Gruppe Wartung in den Berichten ist der Bereich Aufbewahrungsprüfung der Ort, an dem Administratoren Anträge entsorgen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist — der Löschschritt, der die Konformität mit Ihrem Aufbewahrungsplan gewährleistet.

Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen werden pro Antragstyp über zwei Einstellungen konfiguriert:

• RetentionPeriodMonths — wie viele Monate nach dem Aufbewahrungsstartpunkt vergehen, bevor ein Antrag für die Bereinigung infrage kommt
• RetentionStartPoint — das Ereignis, das die Aufbewahrungsfrist in Gang setzt (zum Beispiel das Abschlussdatum des Antrags)

Nur Anträge, deren Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist, erscheinen in dieser Liste. Anträge, deren Aufbewahrungsfrist erst in der Zukunft abläuft, werden nicht angezeigt. Wenn nichts infrage kommt, teilt der Bereich Ihnen dies mit.

Zur Bereinigung geeignete Anträge

Der Bereich listet jeden abgeschlossenen Antrag auf, der für die Bereinigung infrage kommt, und zeigt dessen Antragsnummer, Typ, Abschlussdatum, Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist und Dokumentenanzahl an. Prüfen Sie jeden Antrag, um sicherzustellen, dass er für die Entfernung geeignet ist, bevor Sie tätig werden.

Der Bereinigungsworkflow

1. Markieren Sie die Anträge, die entsorgt werden sollen. Sie können mehrere auswählen; die laufende Gesamtzahl der Dokumente, die vernichtet werden, wird dabei laufend mitgezählt.
2. Klicken Sie auf Ausgewählte bereinigen. Ein Bestätigungsdialog gibt genau an, wie viele Anträge und Dokumente dauerhaft gelöscht werden, hinter einem eindringlichen Warnbanner.
3. Bestätigen. Die Bereinigung wird ausgeführt und ein Ergebnisbanner meldet, wie viele erfolgreich waren und wie viele fehlgeschlagen sind, und listet gegebenenfalls die ersten Fehler auf.

Die Bereinigung entfernt den Antrag und alle zugehörigen Datensätze dauerhaft, darunter:

• Zuweisungen und Aufgaben
• Hochgeladene Dokumente, Blobs und Blob Storage
• Attestierungen
• Audit-Verlauf
• Konvertierte PDFs und Anmerkungen
• Export-Pakete

Diese Aktion ist unumkehrbar

Die Aufbewahrungsbereinigung ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden — der Antragsdatensatz, seine Dokumente und der Blob Storage werden entfernt. Jede Bereinigung wird im Bereinigungsprotokoll unterhalb der Liste der infrage kommenden Anträge festgehalten (der Antrag, wer ihn bereinigt hat, wann und die Dokumentenanzahl) und liefert Ihnen so einen belastbaren Audit-Trail der Entsorgungsmaßnahmen.

Da die Aufbewahrungsbereinigung Daten vernichtet, sollte sie Administratoren vorbehalten sein, die den genehmigten Aufbewahrungsplan Ihrer Organisation befolgen.