Aufbewahrungsprüfung

Unter der Gruppe Wartung in den Berichten ist der Bereich Aufbewahrungsprüfung der Ort, an dem Administratoren geschlossene Fälle entsorgen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist — der Löschschritt, der die Konformität mit Ihrem Aufbewahrungsplan gewährleistet. Sein Eintrag im Berichte-Menü trägt eine Live-Zählung („N geschlossene(r) Fall/Fälle; M zur Bereinigung geeignet"), sodass Sie auf einen Blick erkennen, ob Entsorgungsarbeit ansteht, ohne den Bereich zu öffnen.

Als Kachel anheften

Die Aufbewahrungsprüfung kann wie jeder andere Abschnitt an Mein Tag oder die Startseite Berichte angeheftet werden, und sie rendert eine eigens dafür gestaltete Kachel statt allgemeiner Antragsstatistiken. In der kleinsten Größe zeigt sie die beiden Zahlen, die darüber entscheiden, ob Sie handeln müssen — zu bereinigende Anträge und geschlossene Anträge. Größere Formate fügen den Rest des Bildes hinzu: alle zu bereinigenden Fälle über die fünf Register hinweg, die Anzahl der Dokumente, die vernichtet würden, alles, was durch einen offenen verknüpften Fall zurückgehalten wird, sowie wie lange das älteste Element bereits wartet — zuzüglich Balkendiagrammen, die geeignete und geschlossene Fälle nach Falltyp aufschlüsseln.

Die Kachel trägt den Stempel Stand: heute statt des Berichtszeitraums des Dashboards, weil die Aufbewahrungseignung ein Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt ist: Ein Antrag, der vor zwei Jahren abgelaufen ist, ist jetzt geeignet, unabhängig davon, welcher Zeitraum im Dashboard angezeigt wird.

Fünf Register, ein Bereich

Die Aufbewahrung deckt fünf Register über eine Engine ab: Anträge, Bewertungen, Vorfälle, Beschwerden und eigenständige Datenschutzrisiken. Die Liste der geeigneten Datensätze zeigt eine Spalte Falltyp neben Nummer, Typ, Abschlussdatum, Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist und Dokumentenanzahl jedes Datensatzes — sodass eine einzige Prüfsitzung alles entsorgt, was abgelaufen ist, unabhängig davon, um welche Art von Fall es sich handelt.

Sie legen die Frist je Typ fest, nicht global

Jeder Antragstyp, Bewertungstyp, Vorfallstyp und Beschwerdetyp trägt seine eigene Aufbewahrungsfrist (Monate) und, wo mehr als ein Datum sinnvoll ist, einen Aufbewahrungsstartpunkt — konfiguriert in den Einstellungen. Eigenständige Risiken beziehen ihre Frist aus ihrer Risikokategorie.

Wird die Frist leer gelassen, bedeutet dies unbegrenzt aufbewahren, und das ist die Standardeinstellung: Ein Mandant, der die Aufbewahrung nie konfiguriert, bereinigt niemals etwas. Nichts läuft ab, bis Sie entscheiden, dass es so sein soll.

Was ablaufen kann und was nicht

Manche Datensätze sind konstruktionsbedingt ausgeschlossen, nicht durch Richtlinie — die Engine bietet sie gar nicht erst an:

• Eine Bewertung kommt erst infrage, sobald sie Geschlossen ist. Eine Bewertung im Status In Kraft ist der stehende Datenschutz-Nachweis ihres Programms und wird daher nie aufgeführt.
• Ein akzeptiertes Risiko kommt niemals infrage. Die Akzeptanz ist eine aktive Haltung mit Abzeichnung und Ablaufdatum, kein abgeschlossener Datensatz.
• Ein an einen Fall angehängtes Risiko hat keine eigene Frist — es wird mit seinem Fall gelöscht, nie für sich allein.

Fallübergreifende Abhängigkeiten blockieren die Entsorgung ebenfalls. Ein abgelaufener Datensatz, von dem ein anderer offener Fall noch abhängt — eine offene Beschwerde, die den Antrag anficht, ein offener Antrag, den eine Beschwerde anficht, oder ein noch bestehendes angehängtes Risiko — wird mit seinem Blockierungsgrund aufgeführt und serverseitig abgelehnt. Eine Bereinigung würde die Nachweiskette der Gegenseite verwaisen lassen.

Nur Datensätze, deren Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist bereits verstrichen ist, werden angezeigt; Datensätze mit einem zukünftigen Ablaufdatum (oder ohne ein solches) werden nicht angezeigt. Kommt nichts infrage, teilt der Bereich Ihnen dies mit.

Der Bereinigungsworkflow

1. Markieren Sie die Fälle, die entsorgt werden sollen. Sie können falltypübergreifend mehrere auswählen; die laufende Gesamtzahl der Dokumente, die vernichtet werden, wird dabei fortlaufend mitgezählt.
2. Klicken Sie auf Ausgewählte bereinigen. Ein Bestätigungsdialog gibt genau an, wie viele Fälle und Dokumente dauerhaft gelöscht werden, hinter einem eindringlichen Warnbanner.
3. Bestätigen. Die Eignung wird im Moment der Bereinigung erneut geprüft — nicht nur, als die Liste erstellt wurde —, sodass ein Fall, der zwischen Auflistung und Bestätigung wieder geöffnet wurde, nicht durchrutschen kann. Die Bereinigung wird ausgeführt, und ein Ergebnisbanner meldet, wie viele erfolgreich waren und wie viele fehlgeschlagen sind, und listet gegebenenfalls die ersten Fehler auf.

Die Bereinigung entfernt den Falldatensatz und alle zugehörigen untergeordneten Datensätze dauerhaft, darunter:

• Seine abhängigen Datensätze (Zuweisungen und Aufgaben, Vorwürfe, Maßnahmen, Abschnitte)
• Hochgeladene Dokumente, Blobs und Blob Storage
• Attestierungen
• Audit-Verlauf
• Konvertierte PDFs und Anmerkungen
• Export-Pakete

Diese Aktion ist unumkehrbar

Die Aufbewahrungsbereinigung ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden — der Falldatensatz, seine untergeordneten Datensätze, seine Dokumente und der Blob Storage werden entfernt. Jede Bereinigung wird im Bereinigungsprotokoll unterhalb der Liste der geeigneten Datensätze festgehalten (Falltyp, Datensatz, wer ihn bereinigt hat, wann und die Dokumentenanzahl). Das Bereinigungsprotokoll ist der einzige überdauernde Nachweis, dass der Datensatz je existiert hat, und es wird selbst nie bereinigt — ein belastbarer Audit-Trail Ihrer Entsorgungsmaßnahmen.

Da die Aufbewahrungsbereinigung Daten vernichtet, sollte sie Administratoren vorbehalten sein, die den genehmigten Aufbewahrungsplan Ihrer Organisation befolgen.