Prüfworkflow-Vorlagen – sequenzielle und parallele Prüfungsphasen, Prüferrollen, Antwortsperre und Zeitpunkt von Erinnerungen
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Prüfworkflow-Vorlagen
Eine Prüfworkflow-Vorlage ist eine wiederverwendbare, geordnete Kette von Prüfschritten, die die Freigabe-Engine auf einen Datensatz kopiert, wenn jemand eine Prüfung startet. Sie legt fest, welche Prüfungstypen ausgeführt werden, in welcher Reihenfolge, ob Schritte nacheinander oder parallel ablaufen, welche Rolle jeden Schritt genehmigt, ob die Prüfung die Antwort oder den Abschluss blockiert und wann Erinnerungen ausgelöst werden.
Wo Sie es finden
Öffnen Sie den Einstellungs-Hub und wählen Sie Prüfworkflows in der Gruppe Zusammenarbeit & Prüfungen.
Optionen auf Vorlagenebene
| Option | Was sie steuert |
|---|---|
| Name | Die im Dialog „Prüfung starten" angezeigte Bezeichnung |
| Beschreibung | Optionale Zusammenfassung des Zwecks des Workflows |
| Anker-Entitätstyp | Auf welche Datensatzart die Vorlage angewendet wird – Antrag, Datenschutzbewertung, Vorfall oder Beschwerde |
| Antragstyp | Bei Antrags-Ankern der Antragstyp, für den sie gilt (leer = alle Antragstypen) |
| Vor Antwort erforderlich | Wenn aktiviert, sperrt die Antwort/den Abschluss des Datensatzes, bis die Prüfung abgeschlossen ist |
| Vorab-Sichtbarkeit zulassen | Ausstehende Genehmiger erhalten einen schreibgeschützten Einblick in einen Schritt, bevor sie an der Reihe sind |
| Vorlauftage für Erinnerungen | Tage vor dem Fälligkeitsdatum eines Schritts, an denen der SLA-Durchlauf eine Erinnerung sendet |
| Eskalation nach Tagen | Tage nach dem Fälligkeitsdatum, um Prüfungsmanager zu benachrichtigen (Opt-in) |
| Aktiviert | Nur aktivierte Vorlagen werden beim Starten einer Prüfung angeboten |
Schrittoptionen
| Option | Was sie steuert |
|---|---|
| Sequenzreihenfolge | 1-basierte Position; Schritte mit derselben Nummer bilden eine parallele Gruppe |
| Prüfungstyp | Die Art der Prüfung, die dieser Schritt darstellt |
| Genehmigerrolle | Optionale Rollenbeschränkung, wer zugewiesen werden kann (leer = beliebiger Benutzer) |
| Join-Modus | Für eine parallele Gruppe – Alle genehmigen oder Beliebige eine genehmigt |
| Bearbeitungstage | Schrittbezogenes SLA; legt das Fälligkeitsdatum des Schritts fest, wenn er aktiviert wird |
| Schrittstatus | Der Status, der dem Datensatz zugewiesen wird, wenn der Schritt aktiv wird |
Sequenzielle vs. parallele Phasen
Schritte mit unterschiedlichen Sequenznummern laufen sequenziell ab – jeder wartet, bis der vorherige abgeschlossen ist. Schritte, die sich eine Sequenznummer teilen, bilden eine parallele Phase, die durch den Join-Modus gesteuert wird: Alle müssen genehmigen oder Beliebige eine genehmigt. Im Stepper des Datensatzes wird eine parallele Gruppe als einzelner Phasenknoten mit einem aggregierten Zustand dargestellt.
Wie es das Verhalten der Endbenutzer beeinflusst
Wenn ein Koordinator auf Prüfung starten klickt und die Vorlage auswählt, werden ihre Schritte auf den Datensatz kopiert und als Snapshot festgehalten – spätere Änderungen an der Vorlage ändern eine bereits laufende Prüfung niemals. Prüfer bearbeiten ihren zugewiesenen Schritt; der Stepper zeigt Ausstehend / Aktiv / Genehmigt / Änderungen angefordert. Wenn Vor Antwort erforderlich aktiviert ist, blockiert ein gelbes Sperrbanner Antwort und Abschluss, bis die Prüfung abgeschlossen ist. Die Tage für Erinnerung und Eskalation steuern die Aktion Anstoßen und den automatisierten SLA-Durchlauf. Die Endbenutzeransicht finden Sie im Dashboard „Meine Prüfungen" und auf der Registerkarte Antwort.
Tipps
- Da Schritte beim Start als Snapshot festgehalten werden, wirken sich Änderungen an der Vorlage nur auf neue Prüfungen aus – starten Sie eine Prüfung neu, um Änderungen zu übernehmen.
- Verwenden Sie eine parallele Phase für unabhängige Freigaben, die gleichzeitig erfolgen können; verwenden Sie sequenzielle Schritte, wenn einer auf den anderen folgen muss.
- Aktivieren Sie Vor Antwort erforderlich für gesetzliche Schranken, die vor der Freigabe erfüllt sein müssen.