Registerkarte „Zuweisungen" — Depotinhaber-Zuweisungen erstellen, Anweisungen festlegen, den Fortschritt der Sammlung verfolgen
Last updated: March 29, 2026 by Steve
Zuweisungen
Auf der Registerkarte „Zuweisungen" weisen SAOs den Depotinhabern, die relevante Unterlagen besitzen, Arbeit zu. Jede Zuweisung teilt einem Depotinhaber mit, was zu sammeln ist und wann es fällig ist.
Eine Zuweisung erstellen
So erstellen Sie eine neue Zuweisung:
- Klicken Sie auf der Registerkarte „Zuweisungen" auf Zuweisung hinzufügen.
- Wählen Sie einen Depotinhaber aus der durchsuchbaren Benutzerliste aus.
- Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, bis zu dem der Depotinhaber seine Sammlung abschließen soll.
- Fügen Sie Anweisungen hinzu, die beschreiben, was der Depotinhaber sammeln muss. Machen Sie konkrete Angaben zum Gegenstand, zum Zeitraum und zu den benötigten Arten von Unterlagen. Denken Sie daran, dass Depotinhaber den Namen des Antragstellers nicht sehen können; vermeiden Sie es daher, den Antragsteller in den Anweisungen namentlich zu nennen.
- Wählen Sie Repositorys aus — wählen Sie die Datenquellen (z. B. SharePoint-Sites, Dateifreigaben, E-Mail-Postfächer), die der Depotinhaber durchsuchen soll.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der Depotinhaber sieht die neue Zuweisung auf seinem Dashboard und erhält eine Benachrichtigung (sofern Benachrichtigungen konfiguriert sind).
Zuweisungsstatus
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Ausstehend | Die Zuweisung wurde erstellt, aber der Depotinhaber hat noch nicht mit der Arbeit begonnen. |
| Planung | Der Depotinhaber hat die Zuweisung bestätigt und plant seine Sammlung. |
| In Bearbeitung | Der Depotinhaber sammelt und lädt aktiv Dokumente hoch. |
| Eingereicht | Der Depotinhaber hat die Sammlung abgeschlossen und mit einer Bestätigung eingereicht. |
| Änderungen angefordert | Der SAO hat die Einreichung geprüft und Änderungen oder zusätzliche Dokumente angefordert. |
| Genehmigt | Der SAO hat die Einreichung des Depotinhabers geprüft und genehmigt. |
| Abgebrochen | Sie haben die Zuweisung abgebrochen. |
Einreichungen prüfen
Wenn ein Depotinhaber seine Zuweisung einreicht (zusammen mit einer Bestätigung der Vollständigkeit), ändert sich der Zuweisungsstatus in Eingereicht.
So prüfen Sie eine Einreichung:
- Öffnen Sie die Zuweisung, um die vom Depotinhaber gesammelten Dokumente anzuzeigen.
- Prüfen Sie die vom Depotinhaber bereitgestellte Bestätigungserklärung.
- Untersuchen Sie die hochgeladenen Dokumente auf Vollständigkeit und Relevanz.
- Wählen Sie eine der folgenden Aktionen:
- Genehmigen — Akzeptieren Sie die Einreichung. Der Zuweisungsstatus ändert sich in Genehmigt.
- Änderungen anfordern — Geben Sie die Zuweisung mit Anmerkungen an den Depotinhaber zurück, die erläutern, welche zusätzlichen Dokumente oder Korrekturen erforderlich sind. Der Status ändert sich in Änderungen angefordert.