Dokument-Tags — die farbcodierte Tag-Taxonomie mit Kategorien, gegenseitigem Ausschluss und E-Mail-Familien-Kaskade
Last updated: July 12, 2026 by Steve
Dokument-Tags
Dokument-Tags sind die farbcodierten Triage-Kennzeichnungen, die Koordinatoren im Arbeitsbereich Dokumente auf Datensätze anwenden — zum Beispiel Kennzeichnungen für Vertraulichkeit oder Prüfstatus. Tags werden optional in Kategorien gruppiert, und zwei Schalter auf Kategorieebene bestimmen ihr Verhalten: gegenseitiger Ausschluss (nur ein Tag aus dieser Kategorie pro Dokument) und E-Mail-Familien-Kaskade (ein Tag auf einer übergeordneten E-Mail wird an ihre Anlagen weitergegeben).
Wo Sie es finden
Öffnen Sie das Einstellungs-Hub und wählen Sie Dokument-Tags in der Gruppe Dokumente & Überprüfung.
Tag-Kategorien
| Feld | Was es steuert |
|---|---|
| Anzeigename | Die Kategorieüberschrift in der Tag-Auswahl |
| Beschreibung | Optionale interne Notiz |
| Gegenseitig ausschließend | Wenn aktiviert, darf ein Dokument nur ein Tag aus dieser Kategorie tragen |
| Kaskadiert auf Familie | Wenn aktiviert, wird ein Tag auf einem übergeordneten Element einer E-Mail-Familie an dessen Anlagen weitergegeben |
| Sortierreihenfolge | Reihenfolge der Kategorien in der Auswahl |
| Aktiviert | Ob die Kategorie und ihre Tags angeboten werden |
Tags
| Feld | Was es steuert |
|---|---|
| Anzeigename | Die Tag-Bezeichnung |
| Kategorie | Die Kategorie, zu der es gehört (leer = ein Ad-hoc-Tag ohne Kategorie) |
| Farbe | Die Chip-Hintergrundfarbe, die im gesamten Arbeitsbereich verwendet wird |
| Symbol | Optionales Symbol, das auf dem Chip angezeigt wird |
| Beschreibung | Optionale interne Notiz |
| Sortierreihenfolge | Reihenfolge innerhalb der Kategorie |
| Aktiviert | Ob das Tag angewendet werden kann |
Wie es das Verhalten der Endbenutzer beeinflusst
Im Arbeitsbereich Dokumente wenden Koordinatoren Tags über die Tag-Auswahl der Zeile an oder indem sie mehrere Zeilen auswählen und ein Tag per Massenanwendung zuweisen. Tags steuern einen Facettenfilter und eine Ansicht Gruppieren nach Tag. Eine gegenseitig ausschließende Kategorie lässt nur eines ihrer Tags pro Dokument zu — das Anwenden eines zweiten ersetzt das erste. Wenn ein Tag aus einer kaskadierenden Kategorie auf ein übergeordnetes .eml-/.msg-Element angewendet wird, wird es an die Anlagen der Familie weitergegeben.
Tipps
- Verwenden Sie eine Kategorie mit gegenseitigem Ausschluss für Zustände nach dem Prinzip „einer von vielen" (z. B. eine Prüfstatus-Kategorie: Zu erledigen / In Bearbeitung / Erledigt).
- Reservieren Sie die Kaskade für Eigenschaften, die für eine gesamte E-Mail-Familie gelten sollen, etwa eine Vertraulichkeitsstufe.
- Geben Sie Tags unterschiedliche Farben, damit die Massen-Triage auf einen Blick erfassbar ist.