Einstellungsübersicht – Navigation im Admin-Einstellungsmenü und Verständnis der Konfigurationsgruppen
Last updated: August 09, 2026 by Steve
Einstellungsübersicht
Der Einstellungen-Hub ist die Steuerzentrale für Ihren AccessPoint-Mandanten. Alles, was dafür sorgt, dass sich die App so verhält, wie Ihre Dienststelle arbeitet – die Rollen, die Personen innehaben, die Antragsarten, die Sie annehmen, die Briefe und Benachrichtigungen, die Sie versenden, die Ausnahmen, die Sie anführen, die Kalender, die Fälligkeitstermine steuern – wird hier konfiguriert. Nahezu nichts ist fest codiert: AccessPoint verfolgt einen Ansatz „Konfiguration vor Code", sodass ein Administrator das Produkt ohne Entwickler oder erneute Bereitstellung umgestalten kann.
Öffnen Sie die Einstellungen über die App-Symbolleiste. Der Hub ist ein scrollbares Verzeichnis aller Konfigurationsbereiche, gegliedert in beschriftete Gruppen. Jede Zeile zeigt ein Symbol, den Bereichsnamen und eine einzeilige Beschreibung; klicken Sie auf eine Zeile, um deren Editor als einschiebbares Panel zu öffnen. Die meisten Editoren folgen einem Muster aus Liste plus Editor mit Hinzufügen, einem Inline-Bearbeitungsformular und einem Löschschutz, der das Entfernen eines noch verwendeten Elements verhindert. Wenn ein Element für Benutzer sichtbar ist, ermöglicht Ihnen ein Steuerelement für übersetzbare Felder, den Text in jeder aktiven Sprache Ihres Mandanten anzugeben.
Wer es nutzt: Die Einstellungen sind ein Administratorbereich. Die meisten Schreibvorgänge erfordern die Rolle Administrator, und einige Gruppen (Prüfworkflows, Datenschutzkonfiguration) erscheinen nur, wenn Sie über die entsprechende *.configure-Berechtigung verfügen.
Erste Schritte
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Einrichtung | Erstkonfiguration: API-Basis-URL, Azure-Bereitstellung/-Aktualisierung, E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen, der App-Link „In AccessPoint öffnen" und die Statusleiste zur Zustellungsintegrität von Benachrichtigungen. |
| Rechtsordnungspakete | Importieren Sie ein jurisdiktionsspezifisches oder universelles Paket, um Arten, Status, Ausnahmen, Vorlagen und Kalender in einem Schritt vorzubefüllen. |
| Organisation | Der Anzeigename der Institution, der in generierte Benachrichtigungen und Briefe eingefügt wird, die in „Neu aus E-Mail" angebotenen Aufnahme-Postfächer sowie die wiederverwendbare Fakten-Bibliothek der Organisation. |
| Sprachen | Die aktiven Sprachen des Mandanten, die Standardsprache und die Anzeigereihenfolge – steuert jedes übersetzbare Feld. |
| Funktionen | Pro Mandant standardmäßig aktivierte Opt-out-Umschalter (Aufgabendelegation, M365-Erfassung, Risiko-Dashboard) sowie die ressourcengebundenen Umschalter für Dokumentinhaltssuche, OCR und AI Assist mit der KI-Token-Budgetanzeige. |
| Datenimport & -export | Migrieren Sie historische Fallbestände aus einem anderen System über eine mandantengenerierte Importvorlage, und erzeugen Sie einen geschäftstauglichen Excel-Export Ihrer Anträge, Bewertungen, Vorfälle, Beschwerden und Register. |
Benutzer, Rollen & Berechtigungen
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Benutzer verwalten | Weisen Sie Anwendungsrollen pro Benutzer zu oder entfernen Sie sie, mit einem Schutz des letzten Administrators, sodass Sie sich nicht selbst aussperren können. |
| Rollen & Berechtigungen | Erstellen Sie Mandantenrollen, indem Sie einzelne Berechtigungen aus einem kategorisierten Katalog erteilen; jede Zuweisung ist global oder bereichsbezogen. |
Grundlagen
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Kalender | Werktagskalender: Wochenendtage, Jurisdiktion und gesetzliche Feiertage, die in alle Fälligkeitsberechnungen einfließen. |
| Rechtsgrundlagen | Die Referenz „welches Gesetz" – Art, Jurisdiktion, Fundstelle und Aufsichtsbehörde –, die von Ausnahmen und dem Berichtswesen wiederverwendet wird. |
| Jurisdiktions-Playbook | Verfahrensanleitung („Wie gehen wir mit X um"), auf die sich der Fall-Assistent stützt, abgegrenzt nach Rechtsgrundlage. |
| KI-Vorschläge | Der Vorschlags-Posteingang — akzeptieren, bearbeiten oder verwerfen Sie die anhängend gespeicherten Verfeinerungen, die AI Assist für Playbook-Einträge und die KI-Anleitung im Katalog entwirft — sowie das Frage-Mining, das Ask AccessPoint-Fragen zu aggregierten Themen bündelt. |
| Stundenerfassung | Aktivieren Sie die Selbsterfassung von Zeiten und verwalten Sie Stundenkategorien (Gebührensatz und Umfang). |
| Benutzerdefinierte Felder | Vom Mandanten definierte Felder, die Entitäten für Daten hinzugefügt werden, die die mitgelieferten Felder nicht abdecken. |
| Dashboard-Ansichten | Administrative Verwaltung mandantenweit freigegebener gespeicherter Ansichten über die Entitäts-Dashboards hinweg. |
| Prüfungsarten | Die Arten von Prüfungen, die von der Prüf-Engine verwendet werden. |
| Prüfworkflows | Workflow-Vorlagen – sequenzielle oder parallele Phasen, Prüfer, Gating und Erinnerungen. |
| Erforderliche Prüfungen | Die Zuordnung, die eine Prüfung in einer Phase eines Antrags, einer Bewertung, eines Vorfalls oder einer Beschwerde verpflichtend macht. |
Anträge
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Antragsarten | Kategorien mit Standardlaufzeiten, Datumskonventionen, Regeln für die beschleunigte Bearbeitung sowie der Aufbewahrungsfrist (Monate) + dem Startpunkt, die die Entsorgung steuern. |
| Nummerierung | Das Muster der Antragsnummer (Präfix, Trennzeichen, Jahr, Sequenz) mit einer Live-Vorschau. |
| Status | Konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Antragslebenszyklus. |
| Verlängerungsgründe | Gründe mit vorgeschlagenen/minimalen/maximalen Laufzeiten und den Antragsarten, für die sie gelten. |
| Antwortmethoden | Wie Antworten an Antragsteller übermittelt werden. |
| Abschlussgründe | Die Gründe, aus denen ein Antrag abgeschlossen werden kann (vollständig/teilweise offengelegt, abgelehnt, weitergeleitet usw.). |
| Informationskategorien | Klassifiziert die Art der angeforderten Informationen. |
Antragsteller
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Gebührenkategorien für Antragsteller | Kategorien wie Medien, Öffentlichkeit, Wirtschaft und ähnliche, die in der Mengenberichterstattung und Gebührenlogik verwendet werden. |
| Kontakt- & Institutionstaxonomien | Übersetzbare Klassifizierungslisten für Kontakte von Antragstellern und deren Organisationen. |
| Sprachen der Antragsteller | Optionen für die bevorzugte Sprache, die bei einem Antragstellerkontakt angeboten werden. |
| Beziehungen | Beziehungstypen zwischen Antragsteller und Subjekt (selbst, Vertreter, Dritter). |
| Ablaufsteuerung | Steuerung der Antragsannahme: Limit für aktive Anträge, Grund für das Zurückstellen, Aktivierungsrichtlinie und Tage bis zum Veralten zurückgestellter Anträge. |
Zusammenarbeit
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Kommunikationsmethoden | Wie die Dienststelle mit Antragstellern kommuniziert. |
| Konsultationsarten | Kategorien der abteilungsübergreifenden oder externen Konsultation. |
| Freigabe von Korrespondenz | Welche Korrespondenzzwecke die leitende Person freigeben muss, bevor ein Schreiben versendet werden kann. |
| Korrespondenzvorlagen | Nach Meilensteinen typisierte, mehrsprachige Brief-/E-Mail-Vorlagen mit Merge-Feldern. |
| Dokumentvorlagen | Briefkopf-, Leer- und Seriendruckvorlagen für Arbeitsdateien. |
| Benachrichtigungsvorlagen | Erinnerungsregeln und mehrsprachige Benachrichtigungsinhalte, die die von AccessPoint versendeten Mitteilungen steuern. |
Dokumente & Prüfung
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Ansichten des Dokument-Arbeitsbereichs | Mandantenweit freigegebene gespeicherte Ansichten, die im Dokument-Arbeitsbereich angeheftet sind. |
| Dokumentarten | Klassifizieren Sie Dokumente innerhalb eines Antrags. |
| Relevanzoptionen | Markieren Sie die Relevanz von Dokumenten während der Prüfung. |
| Dokument-Tags | Die farbcodierte Tag-Taxonomie: Kategorien, gegenseitiger Ausschluss und E-Mail-Familien-Kaskade. |
| Ausnahmen | Die Ausnahme-/Ausschlussbestimmungen, die beim Schwärzen angeführt werden; jede verweist auf eine Rechtsgrundlage. |
| Erscheinungsbild der Schwärzung | Endgültiger Schwärzungsstil, Redline-Transparenz, Ausnahme-Overlay, Genehmigung vor dem Export sowie ob ungeprüfte vorgeschlagene Schwärzungen beim Export des Antwortpakets warnen oder blockieren. |
| Bestätigungsvorlagen | Der Bestätigungstext, den ein Verwalter beim Einreichen unterzeichnet. |
Datenschutzkonfiguration
Nur mit der entsprechenden Konfigurieren-Berechtigung sichtbar.
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Bewertungsarten | PIA-/AIA-/Sicherheitsarten, Scoring, Einstufung und Zusammenfassungsvorlagen. |
| Bewertungsvorlagen | Der Fragebogen-Builder – Abschnitte, Fragen, Versionierung und Vorabprüfungen. |
| Kontrollbibliothek | Der gemeinsame Kontrollkatalog — Datenschutz-, Sicherheits- und organisatorische Maßnahmen (Kontrollart + Referenz-Rahmenwerk-Zitat) —, aus dem Sicherheit (SA&A)-Bewertungen ihren SSP aufbauen und aus dem Datenschutzgegenstände Kontrollen für ihre Anwendbarkeitserklärung verknüpfen; paketseitig vorbefüllt und mandantenseitig erweiterbar. |
| Auswahllisten für Kontrollen | Die Nachschlagelisten der Kontrollbibliothek: Kontrollfamilien, Kontrollarten und Baseline-Profile. |
| Bewertungsstatus | Konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Bewertungslebenszyklus. |
| Auswahlfelder für Datenschutzgegenstände | Gegenstandstypen (mit dem KI-/ADM-System-Kennzeichen), Kategorien personenbezogener Daten (gemeinsam mit der Vorfallsmeldung genutzt), Kategorien betroffener Personen und Empfängerkategorien. |
| Vorfallarten | Kategorien für Datenschutzvorfälle und -verletzungen. |
| Vorfallstatus | Konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Lebenszyklus von Vorfällen. |
| Vorfall-Auswahlfelder | Taxonomien für Ursache, PI-Kategorie, Schaden, Eindämmung, Behebung und Benachrichtigung. |
| Beschwerdearten | Kategorien für Beschwerden und Widersprüche, jeweils mit ihren Vokabularen für Gründe, Verfahrensausgang und Vorwurfsfeststellung sowie der Fristenrichtlinie für Direktbeschwerden. |
| Beschwerdestatus | Konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Beschwerdelebenszyklus. |
| Risikokategorien | Gemeinsame Kategorien des Risikoregisters und Einstellungen zur Risikobereitschaft; außerdem die Aufbewahrungsfrist für eigenständige Risiken. |
Jeder dieser Falltypen (Bewertungs-, Vorfalls- und Beschwerdetypen, zuzüglich der oben genannten Antragstypen und der Risikokategorien für eigenständige Risiken) trägt außerdem eine Aufbewahrungsfrist — wie lange ein geschlossener Fall aufbewahrt wird, bevor er zur Entsorgung infrage kommt. Leer bedeutet unbegrenzte Aufbewahrung. Siehe Aufbewahrungsprüfung dafür, wie die Fristen über alle fünf Register hinweg angewendet werden.
Berichtskonfiguration
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Berichtsklassen | Klassen von Tagesbereichen für die Rechtzeitigkeit in Statistiken. |
| SLA-Ziele | Werktagsziele pro Phase für Anträge, Zuweisungen und Konsultationen. |
| Vorlagen für statistische Berichte | Vorlagen für jurisdiktionsspezifische Jahresberichte sowie benutzerdefinierte Definitionen. |
| Berichtskatalog | Aktivieren oder benennen Sie die Felder um, die der Berichtseditor (Report Studio) bereitstellt. |
System & Compliance
| Bereich | Zweck |
|---|---|
| Audit-Protokoll | Die ausschließlich anhängbare, Hash-verkettete Aufzeichnung wesentlicher Aktionen mit serverseitiger Integritätsprüfung. |
Navigation in den Einstellungen
Um den Einstellungen-Hub zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol Einstellungen in der App-Symbolleiste. Sie benötigen die Rolle Administrator (und für Datenschutzgruppen die entsprechende Konfigurieren-Berechtigung), um Einstellungen anzuzeigen und zu ändern. Jeder Editor folgt einem einheitlichen Muster aus Liste plus Editor, und Änderungen werden sofort nach dem Speichern wirksam.