Einstellungsübersicht
Der Einstellungen-Hub ist die Steuerzentrale für Ihren AccessPoint-Mandanten. Alles, was dafür sorgt, dass sich die App so verhält, wie Ihre Dienststelle arbeitet – die Rollen, die Personen innehaben, die Antragsarten, die Sie annehmen, die Briefe und Benachrichtigungen, die Sie versenden, die Ausnahmen, die Sie anführen, die Kalender, die Fälligkeitstermine steuern – wird hier konfiguriert. Nahezu nichts ist fest codiert: AccessPoint verfolgt einen Ansatz „Konfiguration vor Code", sodass ein Administrator das Produkt ohne Entwickler oder erneute Bereitstellung umgestalten kann.
Öffnen Sie die Einstellungen über die App-Symbolleiste. Der Hub ist ein scrollbares Verzeichnis aller Konfigurationsbereiche, gegliedert in beschriftete Gruppen. Jede Zeile zeigt ein Symbol, den Bereichsnamen und eine einzeilige Beschreibung; klicken Sie auf eine Zeile, um deren Editor als einschiebbares Panel zu öffnen. Die meisten Editoren folgen einem Muster aus Liste plus Editor mit Hinzufügen, einem Inline-Bearbeitungsformular und einem Löschschutz, der das Entfernen eines noch verwendeten Elements verhindert. Wenn ein Element für Benutzer sichtbar ist, ermöglicht Ihnen ein Steuerelement für übersetzbare Felder, den Text in jeder aktiven Sprache Ihres Mandanten anzugeben.
Wer es nutzt: Die Einstellungen sind ein Administratorbereich. Die meisten Schreibvorgänge erfordern die Rolle Administrator, und einige Gruppen (Prüfworkflows, Datenschutzkonfiguration) erscheinen nur, wenn Sie über die entsprechende *.configure-Berechtigung verfügen.
Erste Schritte
| Bereich |
Zweck |
| Einrichtung |
Erstkonfiguration: API-Basis-URL, Azure-Bereitstellung/-Aktualisierung sowie E-Mail- und Teams-Benachrichtigungen. |
| Konfigurationspakete |
Importieren Sie ein jurisdiktionsspezifisches oder universelles Paket, um Arten, Status, Ausnahmen, Vorlagen und Kalender in einem Schritt vorzubefüllen. |
| Organisation |
Der Anzeigename der Institution, der in generierte Benachrichtigungen, Briefe und Korrespondenz-Token eingefügt wird. |
| Sprachen |
Die aktiven Sprachen des Mandanten, die Standardsprache und die Anzeigereihenfolge – steuert jedes übersetzbare Feld. |
| Funktionen |
Pro Mandant standardmäßig aktivierte Opt-out-Umschalter (Aufgabendelegation, M365-Erfassung, Risiko-Dashboard). |
Benutzer, Rollen & Berechtigungen
| Bereich |
Zweck |
| Benutzer verwalten |
Weisen Sie Anwendungsrollen pro Benutzer zu oder entfernen Sie sie, mit einem Schutz des letzten Administrators, sodass Sie sich nicht selbst aussperren können. |
| Rollen & Berechtigungen |
Erstellen Sie Mandantenrollen, indem Sie einzelne Berechtigungen aus einem kategorisierten Katalog erteilen; jede Zuweisung ist global oder bereichsbezogen. |
Grundlagen
| Bereich |
Zweck |
| Kalender |
Werktagskalender: Wochenendtage, Jurisdiktion und gesetzliche Feiertage, die in alle Fälligkeitsberechnungen einfließen. |
| Rechtsgrundlagen |
Die Referenz „welches Gesetz" – Art, Jurisdiktion, Fundstelle und Aufsichtsbehörde –, die von Ausnahmen und dem Berichtswesen wiederverwendet wird. |
| Stundenerfassung |
Aktivieren Sie die Selbsterfassung von Zeiten und verwalten Sie Stundenkategorien (Gebührensatz und Umfang). |
| Benutzerdefinierte Felder |
Vom Mandanten definierte Felder, die Entitäten für Daten hinzugefügt werden, die die mitgelieferten Felder nicht abdecken. |
| Dashboard-Ansichten |
Administrative Verwaltung mandantenweit freigegebener gespeicherter Ansichten über die Entitäts-Dashboards hinweg. |
| Prüfungsarten |
Die Arten von Prüfungen, die von der Prüf-Engine verwendet werden. |
| Prüfworkflows |
Workflow-Vorlagen – sequenzielle oder parallele Phasen, Prüfer, Gating und Erinnerungen. |
| Erforderliche Prüfungen |
Die Zuordnung, die eine Prüfung in einer Phase eines Antrags, einer Bewertung, eines Vorfalls oder einer Beschwerde verpflichtend macht. |
Anträge
| Bereich |
Zweck |
| Antragsarten |
Kategorien mit Standardlaufzeiten, Datumskonventionen und Regeln für die beschleunigte Bearbeitung. |
| Nummerierung |
Das Muster der Antragsnummer (Präfix, Trennzeichen, Jahr, Sequenz) mit einer Live-Vorschau. |
| Status |
Konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Antragslebenszyklus. |
| Verlängerungsgründe |
Gründe mit vorgeschlagenen/minimalen/maximalen Laufzeiten und den Antragsarten, für die sie gelten. |
| Antwortmethoden |
Wie Antworten an Antragsteller übermittelt werden. |
| Abschlussgründe |
Die Gründe, aus denen ein Antrag abgeschlossen werden kann (vollständig/teilweise offengelegt, abgelehnt, weitergeleitet usw.). |
| Informationskategorien |
Klassifiziert die Art der angeforderten Informationen. |
Antragsteller
| Bereich |
Zweck |
| Gebührenkategorien für Antragsteller |
Kategorien wie Medien, Öffentlichkeit, Wirtschaft und ähnliche, die in der Mengenberichterstattung und Gebührenlogik verwendet werden. |
| Kontakt- & Institutionstaxonomien |
Übersetzbare Klassifizierungslisten für Kontakte von Antragstellern und deren Organisationen. |
| Sprachen der Antragsteller |
Optionen für die bevorzugte Sprache, die bei einem Antragstellerkontakt angeboten werden. |
| Beziehungen |
Beziehungstypen zwischen Antragsteller und Subjekt (selbst, Vertreter, Dritter). |
| Ablaufsteuerung |
Steuerung der Antragsannahme: Limit für aktive Anträge, Grund für das Zurückstellen, Aktivierungsrichtlinie und Tage bis zum Veralten zurückgestellter Anträge. |
Zusammenarbeit
| Bereich |
Zweck |
| Kommunikationsmethoden |
Wie die Dienststelle mit Antragstellern kommuniziert. |
| Konsultationsarten |
Kategorien der abteilungsübergreifenden oder externen Konsultation. |
| Korrespondenzvorlagen |
Nach Meilensteinen typisierte, mehrsprachige Brief-/E-Mail-Vorlagen mit Seriendruck-Token. |
| Dokumentvorlagen |
Briefkopf-, Leer- und Seriendruckvorlagen für Arbeitsdateien. |
| Benachrichtigungsvorlagen |
Erinnerungsregeln und mehrsprachige Benachrichtigungsinhalte, die die von AccessPoint versendeten Mitteilungen steuern. |
Dokumente & Prüfung
| Bereich |
Zweck |
| Ansichten des Dokument-Arbeitsbereichs |
Mandantenweit freigegebene gespeicherte Ansichten, die im Dokument-Arbeitsbereich angeheftet sind. |
| Übermittlungsquellen |
Woher Dokumente stammen (Upload durch Verwalter, M365-Erfassung, Korrespondenz). |
| Dokumentarten |
Klassifizieren Sie Dokumente innerhalb eines Antrags. |
| Relevanzoptionen |
Markieren Sie die Relevanz von Dokumenten während der Prüfung. |
| Dokument-Tags |
Die farbcodierte Tag-Taxonomie: Kategorien, gegenseitiger Ausschluss und E-Mail-Familien-Kaskade. |
| Ausnahmen |
Die Ausnahme-/Ausschlussbestimmungen, die beim Schwärzen angeführt werden; jede verweist auf eine Rechtsgrundlage. |
| Erscheinungsbild der Schwärzung |
Endgültiger Schwärzungsstil, Redline-Transparenz, Ausnahme-Overlay und Genehmigung vor dem Export. |
| Bestätigungsvorlagen |
Der Bestätigungstext, den ein Verwalter beim Einreichen unterzeichnet. |
Datenschutzkonfiguration
Nur mit der entsprechenden Konfigurieren-Berechtigung sichtbar.
| Bereich |
Zweck |
| Bewertungsarten |
PIA-/AIA-/Sicherheitsarten, Scoring, Einstufung und Zusammenfassungsvorlagen. |
| Bewertungsvorlagen |
Der Fragebogen-Builder – Abschnitte, Fragen, Versionierung und Vorabprüfungen. |
| Bewertungsstatus |
Konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Bewertungslebenszyklus. |
| ROPA-Optionslisten |
Taxonomien für Kategorien betroffener Personen und Empfängerkategorien nach GDPR Art. 30. |
| Vorfallarten |
Kategorien für Datenschutzvorfälle und -verletzungen. |
| Vorfallstatus |
Konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Lebenszyklus von Vorfällen. |
| Vorfall-Optionslisten |
Taxonomien für Ursache, PI-Kategorie, Schaden, Eindämmung, Behebung und Benachrichtigung. |
| Beschwerdearten |
Kategorien für Beschwerden und Widersprüche. |
| Beschwerdestatus |
Konfigurierbare Statusbezeichnungen für den Beschwerdelebenszyklus. |
| Risikokategorien |
Gemeinsame Kategorien des Risikoregisters und Einstellungen zur Risikobereitschaft. |
Berichtskonfiguration
| Bereich |
Zweck |
| Dashboard-Anzeige |
Standardspalten des Antragsrasters und Standardfilter. |
| Berichtsklassen |
Klassen von Tagesbereichen für die Rechtzeitigkeit in Statistiken. |
| SLA-Ziele |
Werktagsziele pro Phase für Anträge, Zuweisungen und Konsultationen. |
| Vorlagen für statistische Berichte |
Vorlagen für jurisdiktionsspezifische Jahresberichte sowie benutzerdefinierte Definitionen. |
| Berichtskatalog |
Aktivieren oder benennen Sie die Felder um, die der Custom Report Builder bereitstellt. |
System & Compliance
| Bereich |
Zweck |
| Audit-Protokoll |
Die ausschließlich anhängbare, Hash-verkettete Aufzeichnung wesentlicher Aktionen mit serverseitiger Integritätsprüfung. |
Navigation in den Einstellungen
Um den Einstellungen-Hub zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol Einstellungen in der App-Symbolleiste. Sie benötigen die Rolle Administrator (und für Datenschutzgruppen die entsprechende Konfigurieren-Berechtigung), um Einstellungen anzuzeigen und zu ändern. Jeder Editor folgt einem einheitlichen Muster aus Liste plus Editor, und Änderungen werden sofort nach dem Speichern wirksam.
