ROPA-Optionslisten

ROPA-Optionslisten sind die konfigurierbaren Taxonomien, die im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten eines Datenschutzsubjekts nach GDPR Article 30 verwendet werden. Konkret befüllen sie die Auswahlfelder Kategorien betroffener Personen und Empfängerkategorien im ROPA-Block des Subjekts, sodass Ihr Register nach Article 30 ein einheitliches, hauseigenes Vokabular über jedes Programm und System hinweg verwendet.

Wo Sie es finden

Öffnen Sie über die App-Symbolleiste die Einstellungen und wählen Sie in der Gruppe Datenschutzkonfiguration den Eintrag ROPA-Optionslisten. Diese Gruppe ist nur für Benutzer sichtbar, die über die entsprechende Datenschutz-Berechtigung Konfigurieren verfügen.

Die Listen

Beide Listen sind über Ihre aktiven Sprachen hinweg übersetzbar.

Auswirkungen auf Datenschutzsubjekte

• Diese Taxonomien steuern die entsprechenden Mehrfachauswahlfelder auf der Registerkarte Details eines Datenschutzsubjekts unter Verarbeitungstätigkeiten (ROPA).
• Der ROPA-Block befindet sich neben den übrigen Article-30-Angaben des Subjekts – Verarbeitungszweck, Rechtsgrundlage, Kategorien personenbezogener Daten, Aufbewahrungsfrist, Sicherheitsmaßnahmen, Hosting-Standort und das Kennzeichen für internationale Übermittlungen.
• Das hier festgelegte Vokabular erscheint immer dann, wenn der ROPA-Datensatz eines Subjekts im Subjekte-Verzeichnis erfasst oder bearbeitet wird, und fließt in das Register ein, das per ROPA exportieren über alle Subjekte hinweg erzeugt wird.

Best Practice

Orientieren Sie diese Listen an der GDPR-Article-30-Terminologie, die Ihre Aufsichtsbehörde erwartet, und halten Sie sie stabil. Da Subjekte dauerhafte Datensätze sind, die über Bewertungen und Vorfälle hinweg wiederverwendet werden, lässt sich Ihr exportiertes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit einer einheitlichen Taxonomie weitaus leichter verteidigen.