Dokumente

Die Registerkarte „Dokumente" ist der Ort, an dem alle Unterlagen zu einem Antrag gesammelt, überprüft und für die Antwort vorbereitet werden.

Dokumente hochladen

Klicken Sie auf Durchsuchen oder ziehen Sie Dateien direkt in den Ablagebereich auf der Registerkarte „Dokumente". Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen oder ablegen — sie werden nacheinander mit einer kombinierten Fortschrittsanzeige hochgeladen. Einzelne Dateien können bis zu 100 MB groß sein.

Aus Microsoft 365 hinzufügen

Klicken Sie auf Aus Microsoft 365 hinzufügen, um Unterlagen in der Microsoft 365-Umgebung Ihrer Organisation zu suchen oder zu durchsuchen, einschließlich SharePoint, OneDrive und Outlook-Postfächern.

Suche

Geben Sie ein Schlüsselwort ein, um alle verbundenen Microsoft 365-Quellen zu durchsuchen. Die Ergebnisse sind in zwei Abschnitte unterteilt:

• Dateien — Dokumente von SharePoint-Sites und OneDrive.
• E-Mails — E-Mail-Nachrichten aus Outlook-Postfächern.

Wählen Sie die Elemente aus, die Sie dem Antrag hinzufügen möchten.

Durchsuchen

Sie können Microsoft 365-Quellen auch direkt durchsuchen:

• Meine E-Mails — Outlook-Ordner durchsuchen und einzelne E-Mails auswählen (als .eml-Dateien gespeichert).
• Mein OneDrive — Ihre persönlichen OneDrive-Dateien und -Ordner durchsuchen.
• Gefolgte Websites — SharePoint-Sites durchsuchen, denen Sie folgen, und durch Dokumentenbibliotheken und Ordner navigieren.
• Nach einer Website suchen — Eine bestimmte SharePoint-Site nach Namen finden.

Dateien werden in den Dokumentenspeicher des Antrags kopiert. E-Mails werden als .eml-Dateien gespeichert, wobei Kopfzeilen, Text und eingebettete Inhalte erhalten bleiben. Wenn eine E-Mail Dateianhänge hat, wird jeder Anhang auch extrahiert und als separates Dokument neben der .eml-Datei hinzugefügt — so können Sie Anhänge unabhängig überprüfen, klassifizieren und einbeziehen. Die Originaldateien und E-Mails in Microsoft 365 werden nicht verändert.

Dokumentenvorschau

Klicken Sie auf einen Dokumentnamen, um den Vorschau-Viewer zu öffnen. AccessPoint unterstützt die Vorschau von:

• PDF-Dateien
• Microsoft Office-Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint)
• Bildern
• Textdateien
• E-Mail-Nachrichten (.eml- und .msg-Dateien, als formatierte PDFs gerendert)

Klassifizierung von Dokumenten

Jedes Dokument kann klassifiziert werden als:

• Relevant — Das Dokument ist für den Antrag relevant und sollte für die Antwort berücksichtigt werden.
• Nicht relevant — Das Dokument ist für den Antrag nicht relevant.
• Duplikat — Das Dokument ist ein Duplikat einer anderen Unterlage, die bereits im Antrag enthalten ist.

Wer ein bestimmtes Dokument klassifizieren kann, hängt davon ab, woher es stammt:

• Über eine Zuweisung gesammelte Dokumente werden von dem dieser Zuweisung zugewiesenen Custodian klassifiziert.
• Über eine Aufgabe gesammelte Dokumente werden von dem dieser Aufgabe zugewiesenen Contributor klassifiziert.
• Direkt in den Antrag hochgeladene Dokumente — einschließlich Dokumenten, die an einen Korrespondenzeintrag oder eine externe Konsultation angehängt sind — werden vom Subject Access Officer oder einem Administrator klassifiziert.

Dies spiegelt die Zuständigkeit wider: Wer das Dokument gesammelt hat, entscheidet, ob es relevant ist.

Mehrere Dokumente gleichzeitig klassifizieren

Um mehrere Dokumente in einem Schritt zu klassifizieren, verwenden Sie das Mehrfachauswahl-Symbol im Spaltenkopf „Relevanz". Über ein Menü können Sie einen Wert mit einem Klick auf alle nicht klassifizierten Dokumente anwenden oder auf eine Zeilenauswahl (aktivieren Sie zuerst 2 oder mehr Kontrollkästchen).

Anwendung von Ausnahmen

SAOs können Ausnahmecodes auf Dokumente oder Teile von Dokumenten anwenden. Die Ausnahmecodes stammen aus der von Ihrem Administrator konfigurierten Liste und entsprechen den spezifischen gesetzlichen Bestimmungen, die das Zurückhalten von Informationen rechtfertigen.

Zusammenstellung des Antwortpakets

SAOs verwalten, welche Dokumente in das endgültige Antwortpaket aufgenommen werden. Von der Registerkarte „Dokumente" aus können Sie:

• Einzelne Dokumente für die Aufnahme oder den Ausschluss aus der Antwort umschalten.
• Dokumente neu anordnen, um die Reihenfolge im Antwortpaket zu steuern.