Antragstypen

Antragstypen definieren die Kategorien von Anträgen, die Ihre Organisation bearbeitet. Jeder Typ verfügt über eigene Bearbeitungsregeln, Fristen und Aufbewahrungseinstellungen.

Gängige Antragstypen

Typische Antragstypen sind:

• Anträge auf Zugang zu personenbezogenen Daten
• Anträge auf Informationszugang
• Berichtigungsanträge
• Anträge auf fortgesetzten Zugang

Diese werden in der Regel über Rechtsordnungspakete importiert und anschließend angepasst.

Einen Antragstyp konfigurieren

Konfigurieren Sie für jeden Antragstyp Folgendes:

Bearbeitungsfrist

• Standarddauer — Die Anzahl der Tage, die für die Bearbeitung eines Antrags dieses Typs zur Verfügung stehen.
• Datumsberechnungsmethode — Wählen Sie zwischen Werktagen (ohne Wochenenden und Feiertage) oder Kalendertagen.

Aufbewahrungseinstellungen

• Aufbewahrungsfrist (Monate) — Wie lange ein geschlossener Antrag dieses Typs aufbewahrt wird, bevor er zur Entsorgung infrage kommt. Lassen Sie das Feld leer, um Anträge dieses Typs unbegrenzt aufzubewahren (die Standardeinstellung — nichts läuft ab, bis Sie eine Frist festlegen), oder geben Sie einen Wert von 1 oder größer ein. Werte unter 1 werden abgelehnt.
• Aufbewahrungsstartpunkt — das Ereignis, ab dem die Frist gemessen wird: das Abschlussdatum oder das Datum des Antwortversands.

Dasselbe Paar aus Frist und Startpunkt existiert bei Bewertungs-, Vorfalls- und Beschwerdetypen (und, für eigenständige Risiken, bei Risikokategorien), und alle fünf fließen in den einen Bereich Aufbewahrungsprüfung, in dem Administratoren abgelaufene Fälle entsorgen.

Rechtliches

• Maßgebliche Rechtsgrundlage — die Rechtsgrundlage, unter der Anträge dieses Typs bearbeitet werden.
• Identitätsprüfung erforderlich — ist dies aktiviert, kann ein Antrag dieses Typs erst aktiviert werden, wenn die Identität des Antragstellers bestätigt wurde.
• Uhr anhalten, bis Identität geprüft ist — verfügbar, sobald die Identitätsprüfung erforderlich ist. Aktivieren Sie diese Option, und AccessPoint öffnet in dem Moment, in dem ein Antrag dieses Typs erstellt wird, automatisch eine Identitätsprüfungs-Zurückstellung und hebt sie in dem Moment wieder auf, in dem die Identität als geprüft markiert wird — das Eingangsdatum bleibt der gesetzliche Anker, sodass die Tage, die auf den Identitätsnachweis gewartet wird, die Frist niemals belasten. Dies ist die Ausnahmeregelung nach GDPR Artikel 12(6) / dem ICO-„Stop-the-Clock"-Prinzip; mehrere Rechtsordnungspakete wählen diese Einstellung bereits mit der zutreffenden gesetzlichen Fundstelle für ihr Regelwerk vor. Wird eine Prüfung später zurückgesetzt, wird die Zurückstellung erneut ausgelöst.
• Verlängerungsgrund für die Identitäts-Zurückstellung — der Verlängerungsgrund, der bei der automatischen Zurückstellung angegeben wird. Bleibt das Feld leer, greift AccessPoint auf den paketseitig mitgelieferten Grund IDENTITY-HOLD zurück.

Einen Antragstyp hinzufügen

1. Klicken Sie auf Antragstyp hinzufügen.
2. Geben Sie den Namen und gegebenenfalls Übersetzungen für jede aktivierte Sprache ein.
3. Konfigurieren Sie die Frist, die Datumsberechnung und die Aufbewahrungseinstellungen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten und Entfernen

Bestehende Antragstypen können jederzeit bearbeitet werden. Änderungen gelten für künftig erstellte Anträge. Das Entfernen eines Antragstyps wirkt sich nicht auf bestehende Anträge aus, die mit diesem Typ erstellt wurden.