Wie die vier Falltypen (Anträge, Bewertungen, Vorfälle, Beschwerden) sich ein gemeinsames Rückgrat teilen — ihre Lebenszyklusphasen, wer was macht und wo die Arbeit stattfindet
Last updated: July 30, 2026 by Steve
Fallworkflows: Ablauf & Akteure
AccessPoint bearbeitet vier Arten von Fallarbeit — Zugangsanträge, Datenschutzbewertungen, Datenschutzvorfälle und Beschwerden/Widersprüche. An der Oberfläche wirken sie unterschiedlich, doch sie sind auf einem gemeinsamen Rückgrat aufgebaut, sodass ein Koordinator, der einen davon gelernt hat, die anderen wiedererkennt.
Diese Seite ist die Landkarte: die Phasen, die jeder Falltyp durchläuft, wer die Arbeit erledigt und wo im Produkt sie stattfindet. Nutzen Sie sie, um ein neues Team einzuarbeiten und AccessPoint mit dem bestehenden SOP Ihrer Dienststelle zu vergleichen — die meisten Dienststellen stellen fest, dass sich ihr Ablauf auf diese Phasen abbilden lässt, nur mit anderen Bezeichnungen, und genau dafür ist die Konfigurationsebene da.
Nichts hier ist ein gesetzlicher Standard. Gesetzliche Fristen, verpflichtende Schritte und wer abzeichnen darf, variieren je nach Rechtsordnung und werden pro Mandant konfiguriert (Antragstypen, Rechtsgrundlagen, Prüfworkflows, Fristregeln). Die Phasen unten sind der Workflow, den AccessPoint durchsetzt; die Regeln sind Ihre eigenen.
Das gemeinsame Rückgrat
Jeder Falltyp hat dieselbe zugrunde liegende Anatomie:
| Element | Was es ist |
|---|---|
| Lebenszyklusphasen | Eine kleine, feste Menge von Phasen, die als Leiste oben im Fall angezeigt wird. Die Status innerhalb einer Phase sind konfigurierbar; die Phasen selbst sind die Engine. |
| Ein Eigentümer | Eine verantwortliche Person (Zugangsbeauftragter, Bewertungseigentümer, Datenschutzbeauftragter, Beschwerdebeauftragter). Eine Delegation kann deren Arbeit vorübergehend abdecken, ohne die Eigentümerschaft zu übertragen. |
| Delegierte Arbeit | Der Eigentümer verteilt die Arbeit: Custodian-Zuweisungen und Contributor-Aufgaben (Anträge), Abschnittszuweisungen (Bewertungen), Arbeitsstränge (Beschwerden). Jede hat ihren eigenen Einreichen-→-Prüfen-Zyklus. |
| Dokumente | Ein Arbeitsbereich pro Fall, mit PDF-Konvertierung, Tagging, Duplikaterkennung und — wo eine Offenlegung zutrifft — Schwärzung und Antwortzusammenstellung. |
| Korrespondenz | Eingehende und ausgehende, an den Fall gebundene Kommunikation, mit Vorlagen und einer PII-Firewall für Rollen, die die Identität des Antragstellers nicht sehen dürfen. |
| Prüfungen & Genehmigungen | Optionale, konfigurierbare Prüfworkflows, die einen Fall (oder ein Arbeitsstück) absichern, bevor er weitergeht. |
| Abschluss & Berichterstattung | Ein Abschlussschritt, der das Ergebnis erfasst und dann in die statistischen und Management-Berichte einfließt. |
Wer macht was
Die Rollen werden im Überblick des Benutzerhandbuchs beschrieben; so zeigen sie sich typischerweise über die vier Falltypen hinweg.
| Rolle | Zugangsanträge | Bewertungen | Vorfälle | Beschwerden |
|---|---|---|---|---|
| Administrator | Konfiguriert Typen, Fristen, Vorlagen, Pakete | Konfiguriert Vorlagen + Typen | Konfiguriert Typen + Benachrichtigungsregeln | Konfiguriert Typen + Fristuhren |
| Zugangs-/Datenschutzbeauftragter | Verantwortet den Antrag von Anfang bis Ende | Verantwortet meist die Bewertung | Verantwortet meist den Vorfall | Verantwortet die Beschwerdeakte |
| Reviewer / Rechtsberater | Prüft die vorgeschlagene Offenlegung + Ausnahmen | Prüft und genehmigt | Prüft Feststellungen + Benachrichtigungsentscheidung | Prüft Stellungnahmen |
| Custodian | Durchsucht die eigenen Bestände, attestiert | — | Liefert Fakten für den eigenen Bereich | — |
| Contributor | Bearbeitet eine Aufgabe unter einem Custodian | — | — | — |
| Zugewiesene Person | — | Erledigt einen delegierten Abschnitt | — | Erledigt einen Arbeitsstrang |
| Reader / Advisor | Schreibgeschützt bei zugehörigen Fällen | Schreibgeschützt | Schreibgeschützt | Schreibgeschützt |
Custodians und Contributors arbeiten mit bereinigten Anweisungen und sehen niemals die Identität des Antragstellers — diese Datenschutzgrenze gilt über jeden Falltyp hinweg.
Die vier Lebenszyklen
Jeder Falltyp durchläuft seine eigene kleine Menge von Phasen. Die Status innerhalb einer Phase liegen bei Ihnen zur Konfiguration.
| Falltyp | Phasen | Delegierte Arbeitseinheit | Wo sie zu finden ist |
|---|---|---|---|
| Zugangsantrag | Entwurf → Aktiv → In Überprüfung → Geschlossen · Wartend pausiert die Frist | Custodian-Zuweisungen → Contributor-Aufgaben | Anträge |
| Bewertung (PIA/AIA/Sicherheit) | Aktiv → In Prüfung → In Kraft → Geschlossen | Abschnittszuweisungen an Fachexperten | Bewertungen |
| Vorfall / Verletzung | Aktiv → In Überprüfung → Geschlossen | Eindämmungs- und Behebungsmaßnahmen | Vorfälle |
| Beschwerde / Widerspruch | Aktiv → In Prüfung → Eingereicht → Abgeschlossen | Untersuchungs-Arbeitsstränge | Beschwerden |
Zugangsanträge in der Praxis. Ein Antrag geht per Post, E-Mail oder Portal ein; der Beauftragte legt ihn an (Neu aus E-Mail zieht eine E-Mail direkt hinein). Der Antragsteller wird einem wiederverwendbaren Kontakt zugeordnet. Typ und Rechtsordnung legen die Fristregeln fest, und die Aktivierung setzt die Frist in Gang. Der Beauftragte richtet Custodian-Zuweisungen mit bereinigten Anweisungen ein; Custodians suchen, laden hoch, markieren die Relevanz und attestieren; der Beauftragte genehmigt oder fordert Änderungen an. Unterlagen werden in PDF konvertiert und gelangen in den Dokumenten-Arbeitsbereich zur Ausnahmenprüfung und Schwärzung, mit Konsultationen Dritter und Verlängerungen, soweit das Gesetz dies zulässt. Ein konfigurierbarer Prüfworkflow kann das Paket vor der Freigabe absichern, und der Abschluss erfasst die Erledigungsart und fließt in die Berichte ein.
Die Register, die Fälle speisen
Zwei fallübergreifende Register sammeln, was die Falltypen hervorbringen:
- Risiken — eine Bewertung oder ein Vorfall kann Einträge im ISO-31000-Datenschutz-Risikoregister erzeugen; ein Risiko kann auch eigenständig bestehen.
- Verpflichtungen — Empfehlungen aus einer Bewertung oder Beschwerde werden bis zum Abschluss als Verpflichtungen nachverfolgt.
Weil jeder Falltyp sich das Rückgrat teilt, können Sie, sobald Sie mit einem gearbeitet haben, mit allen arbeiten — und der Assistent Ask AccessPoint (wenn AI Assist bereitgestellt ist) kann die Frage „Was ist bei diesem Fall noch offen?" bei jedem von ihnen auf dieselbe Weise beantworten.