Konsultationen

Eine Konsultation ist der formelle Prozess, bei dem ein Dritter — eine andere Abteilung, ein betroffenes Unternehmen oder eine Einzelperson — nach seiner Ansicht gefragt wird, bevor Datensätze, die ihn betreffen, freigegeben werden. Sie öffnen eine Konsultation über die Registerkarte Zusammenarbeit einer Anfrage (oder über das Verzeichnis Konsultationen im Kontakte-Arbeitsbereich) und bearbeiten sie in einem Detail-Panel, das in vier Unterregisterkarten gegliedert ist — Übersicht, Beteiligte, Korrespondenz und Ergebnis. Ihre aktive Registerkarte und Ihre Bearbeitungen überstehen Inline-Speicherungen, sodass das Erfassen einer Antwort Sie nie an den Anfang zurückspringen lässt.

Die gesetzliche Frist (Übersicht)

Die Unterregisterkarte Übersicht zeigt den konsultierten Beteiligten, den Status, die Termine, die Beschreibung und die Steuerelemente der gesetzlichen Frist. AccessPoint ist regimebewusst: Je nach Zuständigkeitsbereich pausiert oder verlängert die Konsultation eines Dritten die Frist der Anfrage. Verwenden Sie das Aussetzungs-Steuerelement, um diese Fristaktion anzuwenden:

• Bei einem Verlängerungs-Regime geben Sie die Anzahl der Tage ein.
• Bei einem Pausen-Regime stoppt die Frist einfach.

Sie können der Aussetzung eine Ausnahmebegründung anhängen. Eine Konsultation durchläuft diese Status:

• Entwurf — wird eingerichtet, noch nicht ausgestellt
• Mitteilung gesendet — gesetzliche Mitteilung an den Beteiligten ausgestellt
• Beantwortet — mindestens ein Beteiligter hat geantwortet
• Offen — aktiv, Antwort ausstehend
• Abgeschlossen — mit einem erfassten Ergebnis abgeschlossen

Beteiligte und Positionen

Die Unterregisterkarte Beteiligte listet alle auf, die zu der Akte konsultiert werden. Um einen Beteiligten hinzuzufügen:

1. Wählen Sie Beteiligten hinzufügen.
2. Geben Sie den Namen, die Organisation und die E-Mail-Adresse ein — oder verknüpfen Sie einen bestehenden Eintrag aus dem wiederverwendbaren Verzeichnis konsultierter Beteiligter, der diese Felder vorausfüllt.
3. Speichern.

Erfassen Sie für jeden Beteiligten dessen Position, sobald er antwortet — Kein Einwand, Teilweiser Einwand, Einwand oder Keine Antwort — zusammen mit einer Zusammenfassung und dem Antwortdatum. Positionen sind farblich gekennzeichnet, sodass Sie die Übereinstimmung auf einen Blick erfassen können. Nur Beteiligte mit einer hinterlegten E-Mail-Adresse können über den Editor Mitteilungen erhalten.

Korrespondenz zur Konsultation

Wenn das Kommunikationsprotokoll verfügbar ist, ist die Unterregisterkarte Korrespondenz die Drittparteien-Spur der Korrespondenz-Engine, die in die Konsultation eingebettet ist. Von hier aus können Sie Mitteilung senden… (öffnet den Editor, voreingestellt auf die Vorlage für Drittparteimitteilungen und den Beteiligten), Korrespondenz protokollieren (etwas erfassen, das bereits gesendet oder empfangen wurde) oder einen bestehenden Eintrag öffnen. Alles, was hier protokolliert wird, ist auf diese Konsultation beschränkt; jedes Element öffnet sich als Korrespondenzdatensatz.

Das Ergebnis erfassen

Die Unterregisterkarte Ergebnis ist der Ort, an dem Sie den Kreis schließen:

1. Erfassen Sie die Gesamterledigung — Kein Einwand, Einwand, Offenlegung trotz Einwand, Teilweise oder Keine Antwort.
2. Fügen Sie Freitext-Ergebnisnotizen und das Datum des Antworteingangs hinzu.
3. Legen Sie optional einen Dokumentumfang fest — welche Dokumente oder Seitenbereiche die Konsultation tatsächlich abgedeckt hat.
4. Klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren, um mit einem Klick fertigzustellen; dies stempelt das Ergebnis und das Antwortdatum gemeinsam.

Wenn die Konsultation bereits abgeschlossen ist, können Sie dennoch Ergebnisbearbeitungen speichern, und Notizen können jederzeit als Prüfpfad angehängt werden.

Erneute Konsultation

Die Registerkarte Übersicht trägt eine Aktion Erneut konsultieren (mit einer Bestätigungsabfrage). Sie erstellt eine neue Folgekonsultation und löst die aktuelle ab, wobei die Historie verkettet wird, sodass Sie wiederholte Konsultationen nachvollziehen können. Wenn ein verknüpfter wiederverwendbarer Kontakt existiert, können Sie dessen anfragenübergreifende Historie erweitern, um jede Konsultation zu sehen, an der dieser Beteiligte involviert war.

Eine Konsultation löschen

Das Löschen ist geschützt. Sobald eine Konsultation Notizen, eine erfasste Antwort eines Beteiligten, verknüpfte Korrespondenz oder Dokumente, einen Dokumentumfang, eine Fristaktion aufweist oder abgelöst wurde, wird sie zu einem echten Datensatz und Löschen ist deaktiviert. Das Panel erklärt den Grund, anstatt stillschweigend zu scheitern.