Benachrichtigungsvorlagen

Benachrichtigungsvorlagen steuern den Inhalt der von AccessPoint gesendeten E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen.

Vorlagenstruktur

Jede Benachrichtigungsvorlage umfasst:

• Auslöseereignis — Das Systemereignis, das den Versand der Benachrichtigung auslöst (z. B. Antrag zugewiesen, Frist nähert sich, Aufgabe abgeschlossen).
• Empfängerrolle — Welche Rolle(n) die Benachrichtigung erhalten.
• Betreffzeile — Der E-Mail-Betreff (für E-Mail-Benachrichtigungen).
• Nachrichtentext — Der Benachrichtigungsinhalt, der Merge-Feld-Platzhalter enthalten kann.

Merge-Feld-Platzhalter

Vorlagen verwenden Merge-Feld-Platzhalter, die beim Versand der Benachrichtigung automatisch durch tatsächliche Werte ersetzt werden. Gängige Merge-Felder umfassen:

• Antragsnummer
• Antragstitel
• Fälligkeitsdatum
• Name des zugewiesenen Benutzers
• Name des Antragstellers (für Rollen mit Zugang zu personenbezogenen Daten)

Merge-Felder werden eingefügt, indem sie beim Bearbeiten einer Vorlage aus der Liste der verfügbaren Merge-Felder ausgewählt werden.

Mehrsprachige Vorlagen

Vorlagen können für jede aktivierte Systemsprache konfiguriert werden. Das System sendet die Benachrichtigung in der bevorzugten Sprache des Empfängers und fällt auf die Standardsprache zurück, wenn keine Übersetzung vorhanden ist.

Vorlagen verwalten

• Bearbeiten — Klicken Sie auf eine Vorlage, um Betreff, Text oder Merge-Feld-Verwendung zu ändern.
• Vorlagen sind mit Standardinhalten vorkonfiguriert. Passen Sie sie an den Ton und die Kommunikationsstandards Ihrer Organisation an.

Die Zustellung von Benachrichtigungen setzt voraus, dass im Einrichtungsbildschirm E-Mail- oder Teams-Benachrichtigungen aktiviert sind.