Bericht zum Dokumentenzugriff

Der Bericht zum Dokumentenzugriff ist der einzige Bericht, dessen Gegenstand Ihre eigenen Kolleginnen und Kollegen sind: Er zeigt, welche Mitarbeitenden welche Datensätze geöffnet oder heruntergeladen haben, und kennzeichnet Downloads durch Personen, die keine Rolle im Fall innehaben. Er ist nur für Administratoren und für die Untersuchung eines konkreten Anliegens gedacht, nicht für die laufende Überwachung.

Was dieser Bericht zeigt

Für den oben im Bereich gewählten Zeitraum:

• Wer welche Datensätze angesehen oder heruntergeladen hat — ein dokumentbezogener Zugriffspfad über Ihre Anträge hinweg.
• Fallfremde Downloads — Downloads durch Personen, die keine Rolle im Fall innehaben, zu dem das Dokument gehört, als eigene Zahl ausgewiesen statt in der allgemeinen Zugriffsliste vergraben.

Wo er sich befindet und wer ihn sehen kann

Der Dokumentenzugriff befindet sich unter System & Compliance, neben dem Audit-Ledger, statt bei den operativen Berichten — er erfordert Administratorrechte, und der Bereich trägt einen Hinweis, dass er für die Untersuchung eines konkreten Anliegens gedacht ist, nicht für die laufende Überwachung.

Die Zahl zu fallfremden Downloads lesen

Behandeln Sie diese Zahl als Frage, nicht als Feststellung. Administratoren und Zugriffsbeauftragte verfügen rechtmäßig über mandantenweiten Zugriff, daher sind diese Benutzer von der Zählung ausdrücklich ausgeschlossen. Jeder andere, der übrig bleibt, wird mit einer Notiz zur Erklärung des Zugriffs aufgeführt — lesen Sie die Notiz-Spalte, bevor Sie Schlüsse ziehen, denn ein rechtmäßiger Zugriffsgrund ist genau das, was die Notiz zeigen soll.

Zum Untersuchen nutzen, nicht zum Überwachen

Dieser Bericht ist um ein Anliegen herum aufgebaut, das bereits jemand aufgeworfen hat — „Hat diese Person auf diesen Datensatz zugegriffen, und war sie dazu berechtigt?" — statt als Dashboard, das Sie tagtäglich beobachten. Greifen Sie darauf zurück, wenn Sie eine konkrete Frage zu beantworten haben.