Delegaties

Met een delegatie laat u een collega uw werk voor een periode waarnemen — voor vakantie, verlof, of om de werklast te verdelen. Waarneming is een toegangsoverlay, geen herverdeling: zolang ze actief is, kan de gedelegeerde uw werk binnen het afgesproken bereik zien en erop handelen precies zoals u dat zou kunnen, maar er verandert niets van eigenaar. Het eigenaarschap blijft bij u, en alles wordt teruggedraaid zodra de waarneming eindigt — er is niets terug te geven.

Waarneming versus herverdeling. Wilt u verzoeken permanent overdragen aan een andere medewerker, dan is dat een bulkherverdeling op het verzoekendashboard, waarbij het eigenaarschap verandert. Een delegatie is het tegenovergestelde: een tijdelijke overlay die het eigenaarschap precies laat waar het is.

Wie een delegatie kan instellen

Open het paneel Delegaties beheren om waarneming voor uzelf in te stellen en te beheren. Waarneming namens iemand anders regelen (of activeren of beëindigen) vereist de machtiging configuration.manage (Administrator), omdat een delegatie de gedelegeerde uw toegang binnen het bereik verleent.

Een delegatie aanmaken

1. Klik op Nieuwe delegatie. Er is maar één actieve of aankomende delegatie tegelijk toegestaan, dus de knop is uitgeschakeld als u er al een hebt.
2. Kies de gedelegeerde — de persoon die voor u zal waarnemen.
3. Geef de delegatie een naam.
4. Kies het bereik:
   • Alles — al uw werk, of
   • Specifieke gebieden — vink de gebieden aan die moeten worden waargenomen: Verzoeken, Toetsingen, Incidenten, Klachten, Toewijzingen, Beoordelingen.
5. Stel een startdatum in (verplicht) en optioneel een einddatum, en leg een reden en eventuele instructies voor de gedelegeerde vast.
6. Opslaan. Als de startdatum vandaag of eerder is, wordt de waarneming onmiddellijk geactiveerd; een toekomstige startdatum plant de waarneming in als In behandeling. Zowel u als de gedelegeerde ontvangen een melding wanneer de waarneming begint en eindigt.

Hoe waarneming zichtbaar is

Elke delegatie verschijnt als een kaart met de gedelegeerde, het waargenomen bereik en de periode, met een statuslabel — In behandeling, Actief of Geannuleerd.

Zolang de waarneming actief is:

• Ziet de gedelegeerde een item "U neemt waar voor …" op zijn of haar My Day.
• Toont elke zaak die u bezit — verzoek, toetsing, incident of klacht — een chip "Waargenomen door …" naast uw naam, zodat het team in één oogopslag ziet wie waarneemt.

Een actieve of aankomende delegatie beheren

Gebruik de rijacties op de kaart om:

• Een aankomende delegatie vroegtijdig te activeren.
• Een aankomende delegatie te bewerken of te verwijderen.
• Een actieve delegatie te beëindigen.

Het beëindigen van een delegatie — of deze op de einddatum laten verlopen — verwijdert eenvoudigweg de toegang van de gedelegeerde. Omdat er nooit iets is herverdeeld, is er niets terug te geven; uw zaken waren steeds al van u.