Kantelun tiedot

Kantelun tietopaneeli on koko näytön työtila, jossa ATIP- ja tietosuojakoordinaattorit käsittelevät ulkoista riitautusta rekisteröinnistä ohjattuun käsittelyn päättämiseen asti. Se avautuu Yleiskatsaus-välilehdelle, ja sen otsikkorivillä näkyvät kantelun numero, tilamerkki, tyyppi, prioriteetti, keskeiset päivämäärät sekä kanteluun kiinnitetty Keskustelu-painike. Jokaisella kantelulla on oma lakisääteinen kellonsa, tutkintatyötila, vastineiden seuranta ja ohjattu käsittelyn päättäminen. Muokkaus tehdään osio kerrallaan — napsauta kynää ja valitse sitten Tallenna tai Hylkää.

Välilehdet

Kirjeenvaihto sijaitsee Yleiskatsauksen vieressä (osapuolille kirjoittaminen on ensimmäisen päivän työtä), ja Asiakirjat ja näyttö tulee ennen Vastineita (näyttö kootaan ennen sen hyväksymistä).

Elinkaaripalkki

Elinkaaripalkki näyttää etenemisen vaiheiden Aktiivinen → Tarkistuksessa → Toimitettu → Suljettu läpi (päivämäärät tulevat näkyviin kohdistettaessa). Tarkistuksessa on valinnainen vaihe — se lasketaan saavutetuksi vain, kun vastineen hyväksymistarkistus on todella suoritettu. Toimitettu näytetään ohitettuna kanteluissa, jotka tehdään suoraan instituutiolle eivätkä koskaan etene valvontaviranomaiselle.

Yleiskatsauksen muokkaaminen

Muokkaa yleiskatsausta osio kerrallaan:

• Tiedot — otsikko, yhteenveto, vastaanoton alkuperä ja ulkoinen numero. Valvontaviranomainen määräytyy tyypin perusteella ja pysyy vain luku -tilassa. Prioriteetti asetetaan sivupalkin Tila-kortista. Otsikko ja yhteenveto tukevat valinnaisia kielikohtaisia käännöksiä.
• Osapuolet — valittajan nimi, sähköposti ja puhelinnumero sekä tutkijan nimi ja yhteystiedot.

Lakisääteinen kello

Sivupalkin Lakisääteinen kello -kortissa muokataan Vastaanotettu- ja Ilmoitettu-päivämääriä. Loput päivämäärät — vastineen määräaika, vastine toimitettu, päätelmä ja suljettu — määräytyvät järjestelmässä automaattisesti. Kortti näyttää myös kuluneet päivät sekä vastineen määräaikaan jäljellä olevat päivät.

Suoran lajin kellot. Suoraan instituutiolle tehdyissä kanteluissa keskeisten päivämäärien kortti seuraa lisäksi kenttiä Ilmoitettu vastaanotetuksi, Vastauksen määräaika (laskettu kantelutyypin vastaustavoitteesta) ja Vastaus lähetetty. Nämä päivämäärät leimataan yleensä automaattisesti lähettämällä vastaava kirje Kirjeenvaihto-välilehdeltä, ja vastauksen määräajan luonnos esikatsellaan heti, kun tyypin käytäntö sen sallii. Kantelu, jota ei ole vahvistettu vastaanotetuksi sen vahvistuksen määräajan jälkeen, tai jonka vastaustavoite on ylittynyt ilman vastausta, merkitään kojelaudalla ("Toimenpide odottaa (suora)" -tilakortti ja punainen vastauksen määräaika -sarake) ja nousee esiin vastuuhenkilön Oma päivä -toimintona.

Seuraavan vaiheen toiminnot

Sivupalkin Tila-kortti näyttää nykyisen tilan ja vaiheen. Kun useampi tila kuuluu samaan vaiheeseen, voit vaihtaa niiden välillä nopeasti pudotusvalikosta; vaiheiden väliseen siirtymiseen käytetään ohjattua Seuraava vaihe -painiketta, joka on toimintopohjainen:

• Kirjaa vastine toimitetuksi — valvontaviranomaisen tutkimille kanteluille, jotka ovat tilassa Aktiivinen tai Tarkistuksessa. Tämä kirjaa virstanpylvästapahtuman, leimaa toimituspäivämäärän ja siirtää vaiheen automaattisesti tilaan Toimitettu. Annat toimituspäivämäärän ja valinnaisen muistiinpanon.
• Sulje kantelu — siirtyy Käsittelyn päättäminen -välilehdelle. Se tulee näkyviin, kun vastine on toimitettu, tai välittömästi suoraan instituutiolle tehdyissä kanteluissa.

Sivupalkissa on myös Tunnit-kortti, Vastuuhenkilön valitsin sekä kortit linkitetyille kohteille ja viitelinkeille. Kanteluille määritetyt mukautetut kentät näkyvät pääsarakkeessa.

Lopputulos — väitteet, päätelmät ja suositukset

Lopputulos-välilehdellä ratkaistaan kantelun asiasisältö:

• Väitteet — kukin väite näkyy korttina, jossa on sen peruste, tila ja päätelmä; kortin napsauttaminen avaa täyden lukunäkymän (jonka sisällä on Muokkaa-painike). Väitteitä voi lisätä tai muokata milloin tahansa; väite voidaan merkitä Peruutettu (valittaja luopui siitä) tai Ei kuulu käsittelyalaan (asia, jota tämä kantelu ei voi ratkaista) — poistoa ei tarkoituksella ole, jotta seulotut asiat pysyvät tietueessa. Peruutetut ja käsittelyalan ulkopuoliset väitteet jätetään päätelmäanalytiikan ulkopuolelle. Väitteen teksti, kuvaus ja päätelmän muistiinpanot tukevat valinnaisia kielikohtaisia käännöksiä, ja kanteluraportti tulostaa ne raportin kielellä.
• Kirjaa päätelmät — joukkovalintaikkuna asettaa päätelmän jokaiselle avoimelle väitteelle yhdellä kertaa käyttäen tyypin päätelmäsanastoa (esimerkiksi perusteltu / ei perusteltu). Valitse päätelmän lähde — Instituutio (oma tarkistuksesi ratkaisi asian, tyypillistä suorille kanteluille) tai Valvontaviranomainen (valvontaelimen ratkaisu). Ensimmäisen päätelmän kirjaaminen leimaa kantelun päätelmäpäivämäärän, ja valvontaviranomaisen kierros kirjoittaa aikajanalle yhden "päätelmä vastaanotettu" -tapahtuman.
• Toivottu lopputulos — valittajan pyytämä korjaustoimi, muokattavissa täällä.
• Suositukset — valvontaviranomaisen (tai sisäiset) suositukset seurataan kanteluun kiinnitettyinä sitoumuksina, valinnaisesti linkitettyinä siihen väitteeseen, johon ne vastaavat. Niissä käytetään samaa sitoumusmoottoria kuin arvioinneissa — vastuuhenkilö, määräaika, tila, näyttö — joten avoimet suositukset kootaan sulkemisen valmiuskorttiin, analytiikan KPI-mittariin ja sitoumusrekisteriin.

Kirjeenvaihto

Kirjeenvaihto-välilehti on kantelun kirjepöytä, joka toimii täysin samoin kuin pyynnön Pyynnön esittäjä -välilehden kirjeenvaihto — kaksi painiketta, joista kummankin sisällä on Kirjeenvaihtokumppani-valitsin (valittaja tai valvontaviranomainen):

• Lähetä sähköpostia… — koostin: valitse käyttötarkoituksen mukaan tyypitetty malli (yhdistetty omalla kielelläsi), muokkaa aihetta ja viestiä, liitä kantelun asiakirjoja, valitse lähettävä postilaatikko ja lähetä — tai luo kirje PDF-tiedostona lähettämisen sijaan. Valittajalle osoitetut kirjeet lähtevät valittajan tallennettuun sähköpostiosoitteeseen (jos sähköpostia ei ole tallennettu → vain kirjeen luonti on mahdollista); valvontaviranomaiselle osoitetut kirjeet lähtevät kirjoittamaasi osoitteeseen. Tietosuojapalomuuri: valittajan tunnistavat tokenit (nimi, toivottu lopputulos) tyhjennetään automaattisesti valvontaviranomaiskaistan kirjeissä — kaksi kaistaa käyttävät tarkoituksella eri tokenijoukkoja.
• Kirjaa kirjeenvaihtoa — tallentaa kirjeenvaihdon, joka on käyty AccessPointin ulkopuolella, samoilla neljällä tavalla kuin pyyntöpaneelissa: liitä omasta postilaatikostani (selaa Outlookia ja kaappaa sähköposti PDF-tiedostona liitteineen), liitä tiedosto, luo kirje (malli + kirjelomake) tai vain muistiinpanot. Suunta, kanava, päivämäärä ja tarkoitus voidaan kirjata; kaapatut tiedostot päätyvät kohtaan Asiakirjat ja näyttö → Kirjeenvaihto.

Käyttötarkoituksen mukaan tyypitetyt kirjeet ohjaavat kantelun kelloja automaattisesti riippumatta siitä, lähetettiinkö kirje, luotiinko se vai kirjattiinko se lähetetyksi: vahvistus leimaa kentän Ilmoitettu vastaanotetuksi; vastine leimaa kentän Vastine toimitettu ja siirtää vaiheen automaattisesti eteenpäin; vastaus leimaa kentän Vastaus lähetetty; suositusvastaus kirjaa aikajanalle merkinnän. Vahvistusmallit voivat sisältää väiteluettelon tokenin, jotta kirje toistaa, mistä väitettiin. Kirjattujen merkintöjen jatkotoimiliput nousevat esiin Oma päivä -näkymässä.

Tutkinta ja vastineet

• Tutkinta → Työnkulut -kohdassa koordinaattorit voivat delegoida näytönkeruuta säilyttäjätoimeksiantoina, joiden alle on ryhmitelty avustajien tehtäviä. Toimeksisaajat työskentelevät anonymisoitujen ohjeiden pohjalta. Aikajana on tutkintatapahtumien aikajärjestyksessä oleva loki.
• Vastineet on peräkkäinen tarkistus-/hyväksymismoottori, jolla hankitaan sisäinen hyväksyntä instituution vastineelle ennen kuin se lähetetään valvontaviranomaiselle.
• Asiakirjat ja näyttö vaihtelee neljän lähteen välillä: kanteluun liitetyt työasiakirjat, Kirjeenvaihto (Kirjeenvaihto-välilehdeltä lähetetyt, luodut tai kaapatut kirjeet, tallennettuna PDF-tiedostoina), luodut kanteluraportti-PDF-tiedostot sekä linkitetyn pyynnön tietueiden lukunäkymä. Kanteluraportti sisältää yleiskatsauksen ja kellot, väitekohtaisten päätelmien taulukon, suositusten taulukon (otsikko, tila, määräaika, näyttö), toivotun lopputuloksen sekä tapahtuma-aikajanan — katselijan kielellä.

Kantelun sulkeminen

Käsittelyn päättäminen -välilehti on ohjattu kokemus. Valmiuskortti nostaa esiin neuvoa-antavia signaaleja — mukaan lukien väitteet, joilla ei vielä ole päätelmää, avoimet suositukset, lähettämätön vastaus ja suoraan tehtyjen kantelujen ratkaisematon vastaanottovahvistus — minkä jälkeen yksi Sulje-valintaikkuna kirjaa yhdessä ratkaisun (tyypin ratkaisusanastosta — esimerkiksi perusteltu, ei perusteltu, ratkaistu), päätelmän päivämäärän ja sulkemisen perusteen. Sulkemistoiminnon alapuolella on kortit tuomioistuinvalvonnalle, määräyksen noudattamiselle sekä upotettu lopputulos ja määräykset -osio kantelutyypeille, jotka tukevat valvontaviranomaisen määräyksiä. Yhteistyökumppanit-kortin avulla voit jakaa käsittelyn päättämisen neuvonantajien ja lukijoiden kanssa.

Suljetun kantelun uudelleenavaaminen

Kun kantelu on suljettu, Yleiskatsaus-välilehdellä näkyy suljettu-banneri. Käyttäjät, joilla on hallintaoikeus, voivat avata kantelun uudelleen vahvistusikkunan kautta, joka kirjaa pakollisen perusteen toimintalokiin. Jokainen muutos haetaan uudelleen, merkitään uudelleen ja kirjataan Toiminta-syötteeseen.

AI Assist

Kun AI Assist on käytössä, kantelussa näkyy useita valinnaisia aputoimintoja. Kukin tuottaa ehdotuksen, muokattavan luonnoksen tai laskettujen tosiseikkojen näytön — ihminen päättää aina, mitä säilytetään.

• AI-vastaanottoseulonta — kortti, joka lukee kantelun jo tietueella olevan vastaanottotekstin ja ehdottaa otsikkoa, selkeää yhteenvetoa, keskeisiä aiheita, havaintoja niiden lähteenä olevien sanatarkkojen kohtien kera sekä tarkentavia kysymyksiä, joita kannattaa esittää. Mitään ei sovelleta ilman napsautusta — jokainen tulos on ehdotus, ja ihminen päättää, mitä säilytetään.
• Ehdotettu seuraava toimenpide ja Tapaustarkistus — sivupalkin kortit, jotka ovat käytettävissä myös kanteluissa. Ehdotettu seuraava toimenpide esittää yhden hyödyllisimmän seuraavan askeleen yhden virkkeen perusteluineen, joka pohjautuu kantelun omiin tosiseikkoihin; Tapaustarkistus listaa, mitä laadunvarmistaja nostaisi esiin — deterministisistä säännöistä, jotka ajetaan jokaisella vuokraajalla, sekä valinnaisista tekoälyn johdonmukaisuushavainnoista — ja syöttää koko vuokraajan kattavan Tapaushygienia -raportin.
• Miten samankaltaiset tapaukset etenivät — vain näyttävä kortti, joka näyttää lasketut lopputulostosiseikat samantyyppisistä samankaltaisista suljetuista kanteluista — ratkaisut, päätelmät ja suositukset. Se kertoo, mitä tapahtui; se ei koskaan suosittele.

AI Assist toimii omassa Azure-vuokraajassasi. Microsoft ei kouluta malleitaan tiedoillasi, eikä kehotteiden ja vastausten sisältöä tallenneta.

Sisäänrakennettu tietosuoja

Henkilökunta, jolle delegoit tutkintatyötä, ei koskaan näe valittajan henkilöllisyyttä. Tutkintaohjeet anonymisoidaan, joten henkilötietoja suojaava palomuuri pysyy voimassa myös silloin, kun näytönkeruu on delegoitu.