Szczegóły skargi

Panel szczegółów skargi to pełnoekranowa przestrzeń robocza, w której koordynatorzy ATIP i ochrony prywatności prowadzą zewnętrzną skargę od momentu rejestracji aż po prowadzone zamknięcie. Panel otwiera się na karcie Przegląd i zawiera nagłówek z numerem skargi, znacznikiem statusu, typem, priorytetem, kluczowymi datami oraz przyciskiem Dyskusja przypisanym do skargi. Każda skarga ma własny zegar ustawowy, przestrzeń roboczą postępowania wyjaśniającego, ścieżkę stanowisk oraz prowadzone zamknięcie. Edycja odbywa się sekcja po sekcji — kliknij ikonę ołówka, a następnie wybierz Zapisz lub Odrzuć.

Karty

Pasek cyklu życia

Pasek cyklu życia pokazuje postęp w kolejności Aktywny → W trakcie przeglądu → Przekazany → Zamknięty (daty pojawiają się po najechaniu kursorem). Etap W trakcie przeglądu jest opcjonalny — jest liczony jako osiągnięty tylko wtedy, gdy faktycznie przeprowadzono przegląd zatwierdzający stanowisko. Etap Przekazany jest oznaczany jako pominięty w przypadku skarg kierowanych bezpośrednio do instytucji, które nigdy nie trafiają do regulatora.

Edycja karty Przegląd

Edytuj kartę Przegląd pojedynczo, sekcja po sekcji:

• Szczegóły — tytuł, podsumowanie, źródło zgłoszenia oraz numer zewnętrzny. Organ nadzorczy jest wyznaczany na podstawie typu i pozostaje polem tylko do odczytu. Priorytet ustawia się z poziomu karty Status na pasku bocznym. Tytuł i podsumowanie obsługują opcjonalne tłumaczenia na poszczególne języki.
• Strony — imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu skarżącego, a także imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby prowadzącej postępowanie.

Zegar ustawowy

Karta Zegar ustawowy na pasku bocznym umożliwia edycję dat Otrzymano i Powiadomiono. Pozostałe daty — termin przekazania stanowiska, przekazanie stanowiska, ustalenie oraz zamknięcie — są wyznaczane automatycznie przez system. Karta pokazuje również liczbę dni, które upłynęły, oraz liczbę dni pozostałych do terminu przekazania stanowiska.

Działania kolejnego kroku

Karta Status na pasku bocznym pokazuje bieżący status i etap. Gdy kilka statusów należy do tego samego etapu, można szybko przełączać się między nimi za pomocą listy rozwijanej; przejście między etapami odbywa się za pomocą prowadzonego przycisku Następny krok, który jest sterowany działaniami:

• Zarejestruj przekazanie stanowiska — dla skarg objętych dochodzeniem regulatora, znajdujących się w etapie Aktywny lub W trakcie przeglądu. Rejestruje to zdarzenie kamienia milowego, zapisuje datę przekazania i automatycznie przenosi etap do Przekazany. Należy podać datę przekazania oraz opcjonalną notatkę.
• Zamknij skargę — przenosi do karty Zamknięcie. Opcja ta pojawia się po przekazaniu stanowiska lub od razu w przypadku skarg kierowanych bezpośrednio do instytucji.

Pasek boczny zawiera również kartę Godziny, selektor Przypisany właściciel, a także karty powiązanych podmiotów i odnośników referencyjnych. Pola niestandardowe skonfigurowane dla skarg pojawiają się w głównej kolumnie.

Postępowanie wyjaśniające i stanowiska

• Postępowanie wyjaśniające → Strumienie prac umożliwia koordynatorom delegowanie gromadzenia dowodów w postaci przydziałów dla opiekunów, z pogrupowanymi pod nimi zadaniami współpracowników. Osoby przypisane pracują na podstawie oczyszczonych instrukcji. Oś czasu to chronologiczny dziennik zdarzeń postępowania wyjaśniającego.
• Stanowiska to sekwencyjny mechanizm przeglądu i zatwierdzania służący do uzyskania wewnętrznej akceptacji stanowiska instytucji, zanim trafi ono do regulatora.
• Dokumenty i dowody pozwalają przełączać się między dokumentami roboczymi załączonymi do skargi, wygenerowanymi raportami PDF skargi oraz widokiem tylko do odczytu rekordów powiązanego wniosku.

Zamykanie skargi

Karta Zamknięcie to proces prowadzony krok po kroku. Karta gotowości wyświetla sygnały doradcze, a następnie jedno okno dialogowe Zamknij pozwala jednocześnie zarejestrować rozstrzygnięcie (ze słownika rozstrzygnięć właściwego dla danego typu — na przykład zasadna, niezasadna, rozstrzygnięta), datę ustalenia oraz uzasadnienie zamknięcia. Poniżej przycisku zamknięcia znajdują się karty kontroli sądowej, zgodności z nakazem oraz osadzona sekcja wyniku i nakazów dla typów skarg obsługujących nakazy regulatora. Karta Współpracownicy umożliwia udostępnienie zamknięcia doradcom i czytelnikom.

Ponowne otwieranie zamkniętej skargi

Po zamknięciu karta Przegląd wyświetla baner informujący o zamknięciu. Użytkownicy z uprawnieniem do zarządzania mogą użyć opcji Otwórz ponownie za pomocą okna potwierdzenia, które zapisuje w dzienniku aktywności obowiązkowe uzasadnienie. Każda zmiana jest ponownie pobierana, ponownie oznaczana i zapisywana w dzienniku Aktywność.

Ochrona prywatności w fazie projektowania

Pracownicy, którym deleguje się pracę związaną z postępowaniem wyjaśniającym, nigdy nie widzą tożsamości skarżącego. Instrukcje dotyczące postępowania są oczyszczane, dzięki czemu zapora PII pozostaje skuteczna nawet wtedy, gdy gromadzenie dowodów jest delegowane.