Konsultacje

Konsultacja to formalny proces polegający na zapytaniu strony trzeciej — innego wydziału, zainteresowanego podmiotu gospodarczego lub osoby fizycznej — o opinię, zanim udostępnione zostaną dotyczące jej rekordy. Konsultację otwiera się z karty Współpraca wniosku (lub z katalogu Konsultacje w przestrzeni roboczej Kontakty) i prowadzi w panelu szczegółów podzielonym na cztery podkarty — Przegląd, Strony, Korespondencja i Wynik. Aktywna karta i wprowadzone zmiany są zachowywane po zapisach w miejscu, dzięki czemu zarejestrowanie odpowiedzi nigdy nie przenosi z powrotem na górę strony.

Zegar ustawowy (Przegląd)

Podkarta Przegląd pokazuje stronę konsultowaną, status, daty, opis oraz elementy sterujące zegarem ustawowym. AccessPoint uwzględnia obowiązujący reżim prawny: w zależności od jurysdykcji konsultacja ze stroną trzecią wstrzymuje albo przedłuża zegar wniosku. Użyj funkcji wstrzymania, aby zastosować odpowiednie działanie zegara:

• W przypadku reżimu Przedłużenie wprowadź liczbę dni.
• W przypadku reżimu Wstrzymanie zegar po prostu się zatrzymuje.

Do wstrzymania można dołączyć powód zastosowania wyjątku. Konsultacja przechodzi przez następujące statusy:

• Wersja robocza — w trakcie przygotowywania, jeszcze nie wysłana
• Zawiadomienie wysłane — do strony wysłano ustawowe zawiadomienie
• Odpowiedziano — co najmniej jedna strona udzieliła odpowiedzi
• Otwarta — aktywna, oczekuje na odpowiedź
• Zakończona — zakończona z zarejestrowanym wynikiem

Strony i stanowiska

Podkarta Strony zawiera listę wszystkich stron konsultowanych w danej sprawie. Aby dodać stronę:

1. Wybierz Dodaj stronę.
2. Wpisz nazwę, organizację i adres e-mail — lub połącz z istniejącym wpisem z katalogu stron konsultowanych wielokrotnego użytku, co automatycznie wypełni te pola.
3. Zapisz.

Dla każdej strony, po otrzymaniu odpowiedzi, zarejestruj jej stanowisko — Brak sprzeciwu, Częściowy sprzeciw, Sprzeciw lub Brak odpowiedzi — wraz z podsumowaniem i datą odpowiedzi. Stanowiska są oznaczone kolorowymi etykietami, dzięki czemu zgodność można ocenić na pierwszy rzut oka. Zawiadomienia z poziomu edytora można wysyłać wyłącznie do stron, dla których zapisano adres e-mail.

Korespondencja w ramach konsultacji

Jeśli dziennik komunikacji jest dostępny, podkarta Korespondencja stanowi tor stron trzecich mechanizmu korespondencji osadzonego w konsultacji. Z tego miejsca można skorzystać z opcji Wyślij zawiadomienie… (otwiera edytor ustawiony domyślnie na szablon Zawiadomienie strony trzeciej oraz na odpowiednią stronę), Zarejestruj korespondencję (aby zapisać coś, co zostało już wysłane lub otrzymane), lub otworzyć dowolny istniejący wpis. Wszystko, co zostanie tu zarejestrowane, jest ograniczone do tej konsultacji; każda pozycja otwiera się jako rekord korespondencji.

Rejestrowanie wyniku

Podkarta Wynik to miejsce, w którym finalizuje się proces:

1. Zarejestruj ogólne rozstrzygnięcie — Brak sprzeciwu, Sprzeciw, Ujawnienie mimo sprzeciwu, Częściowe lub Brak odpowiedzi.
2. Dodaj dowolny tekst z uwagami dotyczącymi wyniku oraz datę otrzymania odpowiedzi.
3. Opcjonalnie ustaw zakres dokumentów — czyli które dokumenty lub zakresy stron faktycznie obejmowała konsultacja.
4. Kliknij Oznacz jako zakończone, aby zakończyć jednym kliknięciem; zapisuje to jednocześnie wynik i datę odpowiedzi.

Jeśli konsultacja jest już zakończona, nadal można zapisać zmiany w wyniku, a notatki można dopisywać w dowolnym momencie jako ślad audytowy.

Ponowna konsultacja

Karta Przegląd zawiera akcję Skonsultuj ponownie (z monitem potwierdzającym). Tworzy ona nową, kolejną konsultację i zastępuje nią bieżącą, łącząc historię w łańcuch, dzięki czemu można prześledzić powtarzające się konsultacje. Jeśli istnieje powiązany kontakt wielokrotnego użytku, można rozwinąć jego historię obejmującą wiele wniosków, aby zobaczyć każdą konsultację, w której dana strona brała udział.

Usuwanie konsultacji

Usuwanie jest zabezpieczone. Gdy konsultacja zawiera notatki, zarejestrowaną odpowiedź strony, powiązaną korespondencję lub dokumenty, zakres dokumentów, działanie zegara lub została zastąpiona inną, staje się pełnoprawnym rekordem, a opcja Usuń zostaje wyłączona. Panel wyjaśnia przyczynę, zamiast po prostu nie zadziałać bez wyjaśnienia.